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Marc Guerin
Director, Member Education
Compliance
Aux fins de distribution aux personnes concernées de votre société

Projet de recherche sur les clients 2018 – Sommaire des commentaires et prochaines étapes

Le 11 avril 2018, l’ACFM a sollicité des commentaires par le biais du Bulletin no 0746-C – Association canadienne des courtiers de fonds mutuels – Projet de recherche sur les clients 2018. La période de commentaires a pris fin le 31 mai 2018. Six membres ont soumis des commentaires.

Commentaires généraux

Les répondants étaient généralement en faveur du projet. Quelques-uns d’entre eux ont demandé des renseignements supplémentaires ou des explications sur certains aspects du projet, qui sont décrits ci-dessous.

Collecte et transmission des données

Les répondants ont exprimé des préoccupations au sujet de la collecte et de la transmission des données (dont la nécessité de se fier aux fournisseurs de système quant à l’information et la complexité accrue de l’obligation de fournir le numéro BDNI et de nouveaux champs de données). En raison des nouveaux champs de données et du format d’extraction des fichiers, un délai supplémentaire a été demandé afin de préparer l’extraction et de la valider. Plusieurs répondants voulaient savoir si le 31 décembre 2017 serait une date acceptable pour les données sur le rendement et les coûts. Un d’entre eux s’est dit préoccupé par l’utilisation de dates différentes pour les renseignements sur les coûts ou le rendement et pour ceux sur la valeur au marché.

Réponse de l’ACFM

Pour que les membres et les fournisseurs de système aient plus de temps pour préparer l’extraction de données et faire des tests et faire concorder les renseignements sur le rendement et les coûts annuels avec ceux sur la valeur au marché, toutes les données seront exigées en date du 31 décembre 2018. Les membres devront fournir les données en utilisant le site FTP sécurisé de l’ACFM d’ici le 15 mars 2019. Lors d’entretiens ultérieurs avec les membres et les fournisseurs de service, ceux-ci ont indiqué qu’ils étaient d’accord avec ces modifications.

But de la recherche sur les clients

Deux répondants ont demandé des éclaircissements sur le but de la recherche et l’un d’eux a fait remarquer que ses activités n’auront pas tellement changé depuis le dernier projet de recherche pour justifier une nouvelle demande de données. Deux autres répondants voulaient savoir pourquoi les noms des représentants et les numéros BDNI étaient requis et comment cette information serait utilisée.

Réponse de l’ACFM

Le personnel de l’ACFM a constaté que des changements importants sont survenus dans les activités des membres depuis le projet de recherche sur les clients 2016 et croit qu’ils seront reflétés dans les nouvelles données. Les données recueillies serviront à identifier les domaines d’activité des membres qui comportent des risques plus élevés et qui peuvent exiger l’examen d’une réglementation supplémentaire. La collecte des noms des représentants et des numéros BDNI permettra à l’ACFM de cerner plus facilement les problèmes éventuels concernant certaines activités des personnes autorisées.

Format du fichier des données

La plupart des répondants ont préféré l’option 1, qui exige que les membres anonymisent l’information avant de la soumettre. L’un d’eux a dit qu’il préférait regrouper quatre fichiers distincts extraits en un seul.

Réponse de l’ACFM

L’extraction d’un seul fichier n’est pas une option, car elle comporte plus de risques d’erreurs, notamment parce qu’elle entraîne la saisie redondante de certains renseignements. Le format de quatre fichiers demandé est moins susceptible de contenir des erreurs de données et permet de repérer plus efficacement les soumissions contenant des erreurs et des omissions. Ce format facilite d’ailleurs la normalisation des données.

Protection, confidentialité et sécurité

Un répondant a demandé de l’information supplémentaire concernant la préservation de la confidentialité des données des clients (notamment la manière dont les données seront conservées et la structure des contrats de l’ACFM conclus avec des tiers).

Réponse de l’ACFM

Toutes les données reçues feront l’objet d’un processus d’anonymisation et/ou de chiffrement pour en assurer la confidentialité. À cette fin, les membres doivent suivre l’option 1 (recommandée) ou l’option 2, qui sont décrites dans le Bulletin no 0746‑C. Les membres peuvent anonymiser et chiffrer les données conformément à l’option 1. Lorsque le personnel de l’ACFM reçoit des données des clients non anonymisées (selon l’option 2), il les déchiffrera et les rendra anonymes dans un environnement isolé qui n’est pas relié à un réseau. Les données des clients qui ne sont pas anonymes seront ensuite supprimées et seule l’information anonymisée sera transférée et stockée sur un serveur sécurisé de l’ACFM. L’accès aux données de la recherche sera en tout temps limité au personnel de l’ACFM qui a besoin de consulter ces données dans le cadre du projet.

Ainsi qu’il a été précisé, l’ACFM retiendra les services d’une société d’analyse de données pour les besoins de ce projet. Des dispositions en matière de confidentialité des renseignements sur les clients (dont la protection, l’utilisation, la conservation et la divulgation des données, tant durant qu’après ce mandat) seront prévues au contrat conclu entre l’ACFM et la société d’analyse de données. Avant d’être transmises, les données envoyées à cette entreprise seront anonymisées et chiffrées en bonne et due forme par le personnel de l’ACFM.

Prochaines étapes

Une demande obligatoire sera émise aux membres cet automne pour l’extraction de données à l’aide de valeurs en date du 31 décembre 2018. Le délai pour la transmission des données sera le 15 mars 2019.

Les membres et les fournisseurs de système qui ont des questions au sujet de la présente demande ou des exigences concernant l’anonymisation ou le chiffrement des données sont priés de communiquer avec Marc Guerin au 416 943-4601 ou à l’adresse mguerin@mfda.ca.

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