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David Liptrott
Coordonnateur principal, Service aux membres
Membership Information
Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société

Avis de modifications importantes des renseignements sur l’adhésion

Le présent bulletin est publié afin de clarifier les obligations des membres relativement à la divulgation des modifications apportées aux renseignements sur l’adhésion.

Aux termes de la Règle 1.2.5 de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (l’« ACFM »), les membres doivent s’assurer que l’ACFM est informée de façon continue des modifications importantes apportées aux renseignements qu’il a déjà déposés auprès de l’ACFM. La liste qui suit énumère les hangements importants nécessitant un avis. Cette liste n’est pas exhaustive et le personnel de l’ACFM devrait être consulté en cas de doute pour déterminer si un changement doit être notifié ou non ou si un avis ou une approbation est nécessaire avant d’apporter un changement.

En plus de ces exigences en matière de déclaration, on s’attend à ce que les membres de l’ACFM respectent les exigences de déclaration en vertu des lois sur les valeurs mobilières provinciales applicables se rapportant à leur inscription à titre de courtier en épargne collective.

Un avis concernant la cessation d’emploi ou le licenciement de personnes autorisées aux termes de la Règle 1.2.6 doit être donné à la Division de l’application de l’ACFM. L’avis de tout autre changement devrait être donné au Service aux membres de l’ACFM.

Faillite, insolvabilité et événements reliés – avis immédiat requis

Un membre doit aviser l’ACFM immédiatement si l’une des situations suivantes se présente :

  • le membre fait faillite;
  • le membre fait une cession volontaire;
  • le membre fait une proposition en vertu d’une loi sur la faillite ou l’insolvabilité;
  • le membre fait l’objet d’une procédure, d’un arrangement ou d’un concordat avec des créanciers, il introduit une procédure ou conclut un arrangement ou un concordat avec des créanciers;
  • un séquestre ou séquestre-gérant est désigné pour détenir les actifs du membre;
  • aux termes de la Règle 3.4, le membre a établi que :
    • son capital régularisé en fonction du risque est inférieur à zéro; ou
    • son excédent aux fins du signal précurseur est inférieur à zéro; ou
    • son capital régularisé en fonction du risque au moment du calcul est inférieur à la perte nette (avant les gratifications, les impôts sur le revenu et les postes extraordinaires) pour le dernier trimestre.

Modifications requérant une approbation préalable

Les modifications importantes suivantes requièrent un avis préalable à l’ACFM ainsi que son approbation.

Réorganisations, fusions et regroupements

Un membre doit aviser l’ACFM par écrit au moins 30 jours avant la date de prise d’effet proposée de toute réorganisation, fusion ou de tout regroupement. L’ACFM peut :

  • approuver l’opération proposée (laquelle approbation peut être soumise à des modalités); ou
  • exiger que l’opération ne soit pas conclue si elle détermine que les obligations du membre envers ses clients ne peuvent être respectées ou si le membre, ou toute entité prorogée, nouvelle entité ou entité issue de la réorganisation, selon le cas, ne pourra respecter les Statuts et les Règles.

Changements de propriété et de contrôle

Un membre doit aviser l’ACFM du transfert ou de l’acquisition d’une « participation importante sous forme d’actions » dans le membre et obtenir son autorisation avant de réaliser une telle opération. Par « participation importante sous forme d’actions », on entend la détention :

  • de titres avec droit de vote comportant 20 pour cent ou plus des droits de vote afférents à tous les titres avec droit de vote du membre ou d’une société de portefeuille d’un membre;
  • de 20 pour cent ou plus des titres participatifs en circulation du membre ou d’une société de portefeuille d’un membre; ou
  • d’une participation de 20 pour cent ou plus dans le capital-actions total du membre.

Changement de niveau de courtier

Chaque membre est classé suivant un des quatre niveaux de courtier, selon les activités qu’il exerce. Les facteurs pouvant influer sur le niveau de courtier du membre comprennent le maintien d’un compte fiduciaire, la détention de titres de clients ou d’autres produits de placement dans des comptes au nom de personnes interposées ou leur garde physique et le fait de devenir un courtier chargé de comptes. Avant de se livrer à de telles activités, les membres doivent aviser l’ACFM et obtenir son autorisation.

Créance subordonnée et actions privilégiées rachetables au gré du porteur

Dans le cas où une créance subordonnée ou des actions privilégiées rachetables au gré du porteur font partie du capital total du membre, le membre doit déposer une convention de subordination de prêt et (ou) un accord concernant les actions privilégiées rachetables au gré du porteur, le cas échéant.

Selon les modalités du formulaire standard de convention de subordination de prêt, le membre doit obtenir un consentement écrit de l’ACFM avant de rembourser un des prêts soumis à l’accord.

De même, selon des modalités de l’accord concernant les actions privilégiées rachetables au gré du porteur, le consentement préalable écrit de l’ACFM est nécessaire pour :

  • exercer un droit de rachat au gré du porteur ou de la société visant la totalité ou une partie des actions ou exiger le rachat total ou partiel des actions;
  • accepter un rachat total ou partiel d’actions au gré du porteur ou de la société ou tout autre produit ou remboursement de capital de quelque manière que ce soit à l’égard de la totalité ou d’une partie des actions; ou
  • transférer la totalité ou une partie des actions à quelque personne que ce soit.

Arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes

L’approbation de l’ACFM est nécessaire avant de conclure tout arrangement proposé selon lequel les comptes d’un membre (le « remisier ») sont pris en charge par l’autre membre (le « courtier chargé de comptes »).

Les arrangements entre le remisier et le courtier chargé de comptes doivent être assujettis à une convention écrite en conformité avec les dispositions de la Règle 1.1.6 de l’ACFM. La convention et toute modification proposée ou résiliation de la convention doivent être approuvées par l’ACFM avant de prendre effet.

Autres modifications importantes

Un avis concernant les modifications importantes suivantes doit être donné dans les cinq jours ouvrables suivant la date de la modification.

Changement de nom

Un membre doit aviser l’ACFM d’un changement touchant :

  • sa dénomination sociale;
  • les noms qu’il utilise pour exercer ses activités (dénomination ou nom commercial);
  • l’appellation, la dénomination ou le nom commercial, autre que le sien, qui est utilisé par les personnes autorisées. Le nom de la personne autorisée, l’appellation ou la dénomination qu’elle utilise de même que l’adresse de sa succursale doivent être fournis.

Changement d’adresse

Un membre doit aviser l’ACFM d’un changement de domicile élu aux fins de signification. Il doit également fournir ses nouveaux numéros de téléphone et de télécopieur.

Changement d’inscription ou de permis

Les membres doivent aviser l’ACFM d’un changement touchant :

  • leur type d’inscription auprès d’une commission des valeurs mobilières compétente ou le permis que cette commission leur a délivré;
  • les territoires dans lesquels ils exercent leurs activités de courtage;
  • les produits de placement qu’ils négocient ou dont ils s’occupent.

Les commissions des valeurs mobilières, et non l’ACFM, demeurent pleinement responsables de l’inscription des courtiers et des personnes autorisées. Les membres doivent s’adresser à la commission des valeurs mobilières pertinente pour obtenir des directives sur la façon d’inscrire une personne autorisée supplémentaire ou un membre dans un nouveau territoire.

Licenciement d’une personne autorisée

Un membre doit aviser l’ACFM dans les cinq jours ouvrables du licenciement d’une personne qui était son employé ou mandataire si l’avis de licenciement déposé auprès de la commission des valeurs mobilières applicable précise que la personne autorisée a été congédiée pour un motif déterminé ou divulgue des renseignements concernant des plaintes de clients non réglées, des questions de discipline interne ou l’application de restrictions découlant d’un manquement aux exigences de la réglementation. Les membres peuvent se reporter à l’Avis de réglementation aux membres RM-0027 (<3m>Avis de licenciement d’une personne autorisée</3m>) pour plus d’information sur cette exigence.

Changement de structure organisationnelle

L’ACFM doit être avisée de tout changement d’administrateurs, d’associés (dans le cas d’une société de personnes), de dirigeants ou de directeurs de la conformité d’un membre.

Autres activités commerciales

Un membre doit aviser l’ACFM de toute activité commerciale qu’il exerce ou qu’il entend exercer, sauf la vente de produits de placement.

Mesures disciplinaires

Un membre doit aviser l’ACFM lorsque lui-même, ou un associé, un administrateur, un dirigeant ou un actionnaire détenant une participation importante sous forme d’actions dans le membre, se voit refuser une inscription ou un permis ou si son inscription ou son permis fait l’objet d’une suspension ou d’une annulation ou encore d’une procédure d’un organisme de réglementation des valeurs mobilières de quelque nature que ce soit, notamment en raison de la violation ou de la violation alléguée d’une loi régissant la négociation de titres ou la prestation de conseils en matière de valeurs mobilières, dans une province, un territoire, un État ou un pays.

Infractions à la loi

Un membre doit aviser l’ACFM lorsque lui-même, ou un associé, un administrateur, un dirigeant ou un actionnaire détenant une participation importante sous forme d’actions dans le membre, fait l’objet d’une inculpation ou d’une accusation en vertu du droit criminel ou des lois sur les valeurs mobilières.

Plaintes, procédures civiles et règlements

Le membre doit aviser l’ACFM chaque fois que lui-même, ou un de ses associés, administrateurs, dirigeants, représentants, employés ou mandataires, fait l’objet d’une plainte d’un client alléguant un vol, un détournement de fonds ou de titres ou une falsification.

Un membre doit aviser l’ACFM chaque fois que lui-même, ou un de ses associés, administrateurs, dirigeants ou actionnaires détenant une participation importante sous forme d’actions dans le membre, fait l’objet de procédures au civil portant sur de fausses représentations, une fraude ou une conduite similaire.

Chaque membre doit faire rapport à l’ACFM dans les cas suivants :

  • le membre a conclu un règlement privé ou a résolu une réclamation se rapportant à un litige ou à un arbitrage relié aux valeurs mobilières au moyen d’un jugement, d’une sentence ou d’un règlement si le montant du jugement, de la sentence ou du règlement est supérieur à 25 000 $;
  • un associé, un administrateur, un dirigeant, un représentant, un employé ou un mandataire du membre a conclu un règlement privé ou a résolu une réclamation se rapportant à un litige ou à un arbitrage relié aux valeurs mobilières au moyen d’un jugement, d’une sentence ou d’un règlement si le montant du jugement, de la sentence ou du règlement est supérieur à 15 000 $.

Jugement ou saisie-arrêt

Un membre doit aviser l’ACFM lorsqu’un jugement ou une saisie-arrêt existe ou est rendu contre lui par un tribunal civil d’une province, d’un État, d’un territoire ou d’un pays.

Changement de vérificateur

L’ACFM doit être avisée si un nouveau vérificateur ou associé responsable de la vérification d’un membre est nommé. Une nouvelle Lettre de reconnaissance (Annexe H.1 de la Trousse d’adhésion de l’ACFM) doit être remise à l’ACFM.

Couverture d’assurance

Un membre doit aviser l’ACFM d’une modification à sa police d’assurance des institutions financières. Les membres doivent savoir que l’engagement de personnes autorisées supplémentaires ou la modification de leurs activités commerciales (p. ex., un changement de niveau de courtier) peut toucher la couverture d’assurance. Si la couverture d’assurance est insuffisante, les membres doivent prendre note de ce qui suit :

  • si l’insuffisance de couverture n’est pas supérieure à 10 pour cent de la couverture exigée, le membre est tenu, dans les deux mois qui suivent la date à laquelle le questionnaire mensuel sur les opérations a été rempli et celle à laquelle la vérification annuelle a été effectuée, de fournir la preuve qu’il a été remédié à cette insuffisance;
  • si l’insuffisance de couverture est égale ou supérieure à 10 pour cent de la couverture exigée, le membre est tenu de prendre les mesures nécessaires pour y remédier dans les 10 jours qui suivent la date à laquelle elle est découverte et il est en outre tenu d’en aviser l’ACFM sans délai.

Modifications concernant d’autres documents

Le membre doit déposer bon nombre de documents additionnels avec sa demande d’adhésion avant d’être accepté à titre de membre, dont :

  • des formulaires d’ouverture de compte;
  • un manuel des politiques et procédures;
  • des arrangements concernant l’indication de clients;
  • des ententes relatives aux services.

Les modifications subséquentes apportées à ces documents n’ont pas à être déposées auprès de l’ACFM, mais elles doivent faire l’objet d’un suivi dans le cours régulier des examens de conformité du membre.