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Bulletin #0210-P

Policy
MFDA Policy 5 - Branch Review Requirements

Mutual Fund Dealers Association of Canada
Association canadienne des courtiers de fonds mutuels
121 King Street West, bureau 1000, Toronto (Ontario) M5H 3T9
TÉL. : (416) 361-6332 TÉLÉC. : (416) 943-1218 SITE WEB : www.mfda.ca

Personne-ressource : Paige L. Ward
BULLETIN No 0210 – P

Directrice, Politique et affaires réglementaires
Le 24 juillet 2006

Téléphone : (416) 943-5838
Courriel
:
pward@mfda.ca

Bulletin de l’ACFM

Politique

Aux fins de distribution aux personnes intéressées dans votre société

Principe directeur no5 de l’ACFM – Exigences relatives aux examens
de succursale

Le conseil d’administration de l’ACFM et les commissions de valeurs mobilières de
reconnaissance ont approuvé le Principe directeur no 5 de l’ACFM (Exigences relatives aux
examens de succursale). Le nouveau Principe directeur, qui est joint aux présentes, entre en
vigueur immédiatement.

Le nouveau Principe directeur établit les normes minimales de l’élaboration et de la mise en
application d’une procédure d’examen de succursale et de sous-succursale. L’objectif visé est
d’aider les membres à élaborer des programmes d’examen de succursale qui leur permettent de
cerner, au mieux de leurs capacités, les questions de conformité éventuelles afin que des mesures
correctives soient prises rapidement avant qu’un problème grave ne survienne.

Sommaire des exigences proposées

Politiques et procédures relatives aux examens de succursale

Chaque membre doit mettre en œuvre un programme d’examen de succursale afin d’évaluer les
procédures et méthodes de supervision utilisées dans ses succursales et sous-succursales ainsi
que la qualité de l’application de ces procédures. Le processus d’examen doit comprendre des
entrevues avec les superviseurs et les personnes autorisées ainsi que des vérifications
significatives, notamment l’examen des dossiers des clients, des brouillards d’opérations, des
communications de vente, de la publicité, des communications avec les clients et des plaintes des
clients.

Cycle d’examen des succursales

On s’attend généralement à ce que les membres effectuent un examen sur place de leurs
succursales au moins une fois tous les trois ans. Toutefois, les membres doivent faire l’examen
de certaines succursales plus souvent qu’à cette fréquence si les circonstances le justifient
compte tenu du risque. Lorsque, dans des circonstances inhabituelles, un membre ne respecte pas
le cycle d’examen de trois ans, il doit justifier un cycle plus long en démontrant que les
succursales qui n’ont pas fait l’objet d’un examen sur place comportaient peu de risques et ont
été examinées aux termes d’une autre procédure d’examen de conformité entreprise par le siège
social, telle que l’examen externe du pupitre. Un membre ne devrait, en aucune circonstance, ne
pas effectuer d’examen sur place d’une succursale.

Compétences des examinateurs

La personne chargée d’effectuer l’examen des succursales doit avoir reçu une formation
pertinente et posséder les aptitudes et les compétences requises pour réaliser les objectifs du
programme d’examen. Les personnes qui ont réussi les cours exigés pour devenir directeur de
succursale conformément à la Règle 1.2.2 a) de l’ACFM ou qui possèdent une expérience, une
formation et des antécédents équivalents sont généralement considérées comme détenant les
compétences requises pour effectuer des examens de succursale.

Suivi et rapport

Dans le cadre du programme d’examen de succursale, le membre doit mettre en place des procédures
visant notamment ce qui suit : faire régulièrement le suivi des résultats, présenter les résultats à la
succursale en temps opportun, faire le suivi des réponses et s’assurer que la succursale met en
application les changements demandés dans un délai raisonnable.
Dossiers des examens de succursale

Les dossiers d’examens de succursale, notamment les dossiers de travail et autres documents,
doivent être conservés conformément à la Règle 5, et le personnel de l’ACFM doit pouvoir les
consulter sur demande.

Doc #88426

Association canadienne des courtiers de fonds mutuels
Mutual Fund Dealers Association of Canada
121 King Street West, Suite 1000, Toronto (Ontario) M5H 3T9
TÉL. : 416-361-6332 TÉLÉC. : 416-943-1218 SITE WEB : www.mfda.ca

Le 24 juillet 2006

PRINCIPE DIRECTEUR NO 5 DE L’ACFM

EXIGENCES EN MATIÈRE D’EXAMEN DES SUCCURSALES

Introduction

Le présent Principe directeur met en place des normes minimales pour élaborer et mettre en application
des procédures d’examen des succursales et des sous-succursales. Toute mention de « succursale » dans le
présent Principe directeur englobe les sous-succursales, définies dans le Statut no 1 de l’ACFM.

Les membres sont responsables de l’élaboration, de la mise en place et du maintien de politiques et de
procédures visant à s’assurer que leur entreprise est exploitée et gérée conformément aux Statuts, aux
Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM et à la législation sur les valeurs mobilières applicable. En
vertu du Principe directeur no 2 de l’ACFM, le membre doit effectuer un examen permanent des
procédures et des méthodes de vérification de la conformité des ventes tant au siège social qu’aux
succursales pour confirmer que ces procédures répondent aux fins pour lesquelles elles ont été conçues.
L’exigence d’effectuer des examens réguliers des succursales est conforme à ces obligations et servira à
améliorer la capacité du membre à satisfaire aux exigences fondamentales en matière de surveillance en
vertu des Statuts, des Règles et des Principes directeurs de l’ACFM.

Le but du Présent principe directeur est de fixer des normes minimales visant les programmes internes
d’examen des succursales (« programme d’examen des succursales »), tout en donnant aux membres la
souplesse nécessaire pour élaborer des procédures qui conviennent à leur taille et à leur modèle
d’entreprise. Par conséquent, un respect rigoureux des normes minimales établies dans le présent Principe
directeur ne garantira pas nécessairement que le programme d’examen des succursales d’un membre est
efficace pour assurer une surveillance adéquate et la conformité aux Règles de l’ACFM. L’objectif est
que les membres créent et mettent réellement en place des processus qui maximisent leur capacité à
déceler des problèmes éventuels liés à la conformité, de façon à ce que des mesures de redressement
puissent être prises avant que des problèmes sérieux ne voient le jour. Le personnel de l’ACFM évaluera
l’efficacité du programme d’examen des succursales du membre dans le cadre de ses inspections de la
conformité et pourrait imposer des exigences additionnelles pour assurer la conformité aux Statuts, aux
Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM.

Procédures en matière d’examen des succursales

Chaque membre doit établir un programme d’examen des succursales afin d’évaluer et de surveiller de
manière efficace la conformité avec les exigences réglementaires, et ce dans toutes les succursales.

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a) Exigences
générales

• Le programme d’examen des succursales doit comprendre une évaluation des procédures et
des méthodes de surveillance en place à la succursale, ainsi que de la qualité d’exécution de
ces procédures.

• Le programme d’examen des succursales doit aborder tout les points importants du manuel de
politiques et de procédures du membre et des Statuts, des Règles et des Principes directeurs
de l’ACFM.

• Le programme d’examen des succursales doit comprendre des entrevues avec les
responsables de la surveillance des succursales et avec certaines autres personnes autorisées
ainsi qu’un contrôle de validation pour vérifier l’exactitude de l’information fournie au cours
des entrevues. Le contrôle de validation devrait comporter l’examen de dossiers des clients,
de brouillards d’opérations, de registres des comptes en fiducie, de matériel publicitaire et de
commercialisation et d’autres registres pertinents.

b)
Entrevues en succursale

• L’objectif des entrevues est de confirmer que le directeur de la succursale et les personnes
autorisées connaissent les exigences en vigueur dans les Statuts, Règles et Principes
directeurs de l’ACFM et dans la réglementation applicable sur les valeurs mobilières. Il est
particulièrement important que le vérificateur confirme que le directeur de la succursale a une
bonne compréhension des exigences fondamentales en matière de surveillance. Le processus
d’entrevue fournit également l’occasion au directeur de la succursale et aux personnes
autorisées de soulever certaines questions et certains aspects de la réglementation qui les
préoccupent et d’en discuter.

• Les entrevues doivent également comprendre une discussion sur les politiques et procédures
des succursales relativement aux éléments suivants :

− produits et services offerts aux clients;
− plaintes;
− publicité et outils de commercialisation;
− arrangements concernant l’indication de clients;
− activités professionnelles extérieures;
− procédures d’ouverture de compte;
− autres questions liées à la surveillance des succursales et des sous-succursales.

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c)
Examen des brouillards d’opérations et autres documents d’examen de la surveillance

• Les documents doivent être étudiés afin de confirmer que des examens des opérations ont été
effectués de manière appropriée et en temps opportun en respectant les exigences minimales
du Principe directeur no 2 de l’ACFM. Cet examen comprend une vérification visant à
confirmer que toutes les opérations relatives à des titres dispensés et un échantillon
d’opérations initiales, d’opérations avec effet de levier, d’opérations réalisées dans le cadre
d’autorisations restreintes d’effectuer des opérations ou d’une procuration limitée et
d’opérations dans des fonds spéculatifs ont fait l’objet d’un examen. Des échantillons de
différents types d’opérations, y compris des achats, des substitutions et des rachats, doivent
être examinés. Les brouillards d’opérations doivent être étudiés pour évaluer :
− les structures des échanges;
− les preuves de surveillance;
− la rapidité de l’examen.

• La pertinence d’opérations prises isolément doit être évaluée pour confirmer que la qualité de
la surveillance des opérations est conforme aux normes du membre et aux attentes
réglementaires.

• Les registres de surveillance des opérations doivent également faire l’objet d’un examen en
vue de confirmer l’enregistrement des problèmes relevés par le personnel de surveillance, des
enquêtes effectuées, des réponses reçues et des solutions appliquées.

d)
Examen des dossiers des clients

• Des dossiers des clients doivent être examinés afin de vérifier que des documents d’ouverture
de compte adéquats se trouvent au dossier et que les dossiers des clients en succursale sont
protégés de manière appropriée. Les renseignements « Connaître son client » doivent être
vérifiés aux fins suivantes :
− en évaluer l’exhaustivité;
− confirmer qu’une copie de toute modification est conservée au dossier;
− confirmer que les renseignements « Connaître son client » du système administratif
correspondent à ceux inscrits dans les dossiers.

• Le processus d’examen des succursales doit confirmer que les procédures d’approbation des
ouvertures de compte ont été respectées lorsque ces procédures relèvent du personnel de la
succursale.

• Des dossiers des clients doivent être étudiés pour vérifier qu’une preuve adéquate des
directives du client et de toute autorisation pertinente d’effectuer des opérations est conservée
au dossier. Les dossiers devraient être examinés afin d’évaluer la suffisance des notes
relatives aux recommandations faites ou aux conseils donnés au client ainsi que des notes
concernant des discussions à propos des frais et des services, le cas échéant.

• Des ordres d’opération doivent être étudiés pour :
− en évaluer la pertinence;
− repérer des opérations non autorisées ou à l’extérieur de la province;
− confirmer l’identification appropriée des opérations avec effet de levier;
− confirmer la rapidité du traitement des opérations.

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e)
Examen des outils de commercialisation, de la publicité et des communications avec les clients

• Le programme d’examen des succursales doit comprendre un examen des outils de
commercialisation, de la publicité et des communications avec les clients, y compris les
cartes professionnelles, les en-têtes et les sites Internet, pour confirmer que les approbations
nécessaires ont été obtenues.

• Le processus d’examen des succursales doit également comporter, s’il y a lieu, des
discussions et des contrôles pour déceler :
− des communications trompeuses;
− des noms commerciaux de personnes autorisées qui n’ont pas été approuvés par le
membre;
− des activités professionnelles extérieures ou des ententes financières personnelles
conclues avec des clients non communiquées;
− des activités liées aux valeurs mobilières exercées à l’extérieur du membre;
− des arrangements concernant l’indication de clients non communiqués.

• Lorsque le vérificateur détecte une lacune potentielle importante en ce qui a trait à des
activités extérieures ou à des ententes financières personnelles aux termes des Statuts, des
Règles ou des Principes directeurs de l’ACFM, le programme d’examen des succursales doit
prévoir l’examen des dossiers des personnes autorisées relativement aux activités autres que
celles du membre.

f) Plaintes

• Le processus d’examen des succursales doit confirmer que toute plainte qui peut avoir visé le
personnel de la succursale a été enregistrée et traitée conformément aux procédures du
membre et aux Statuts, aux Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM.

• La nature de toute plainte ainsi que la rapidité et la justesse du règlement doivent être
évaluées.

• Le processus d’examen des succursales doit confirmer que toutes les plaintes et toutes les
actions en justice en instance sont portées à la connaissance du directeur de la conformité au
siège social (ou de toute autre personne au siège social désignée pour recevoir ces
renseignements) dans un délai de deux jours ouvrables, conformément au Principe directeur
no 3 de l’ACFM (« Traitement des plaintes des clients »).

Étendue de l’examen

La taille de l’échantillon et l’étendue de l’examen sont à l’appréciation du membre. Toutefois, l’examen
doit comporter au moins un examen préliminaire de la succursale qui est suffisant pour indiquer de façon
raisonnable les éléments ou les questions qui nécessitent une enquête plus approfondie. La taille de
l’échantillon et l’étendue de l’examen doivent être raisonnables et fondées sur un certain nombre de
facteurs, comme les suivants :

• les activités spécifiques de la succursale;
• l’historique de plaintes;
• le nombre de personnes autorisées à la succursale;
• le volume des opérations ou les commissions gagnées;
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• les résultats d’examens précédents;
• les contestations en matière de conformité à l’ACFM;
• les problèmes de surveillance des opérations quotidiennes;
• l’expérience du personnel de surveillance à la succursale;
• les outils de surveillance utilisés à la succursale (manuels ou automatiques);
• la nature des doubles fonctions ou des activités professionnelles extérieures exercées à la
succursale;
• le volume des opérations avec effet de levier;
• la date du dernier examen.

Cycle d’examen des succursales et calendrier

Le membre doit être en mesure de justifier son calendrier d’examen des succursales et le cycle de celui-ci
en élaborant une méthodologie fondée sur le risque pour classer les succursales en fonction du risque
(élevé, modéré ou faible) au moyen de critères appropriés. Ces critères comprendraient les facteurs décrits
précédemment à la rubrique « Étendue de l’examen ». En règle générale, il est prévu que les membres
effectuent un examen sur les lieux de leurs succursales au moins une fois aux trois ans. Toutefois, les
membres doivent soumettre certaines succursales à un examen plus fréquent si le risque le justifie.
Lorsque, en raison de circonstances inhabituelles, un membre dépasse un cycle d’examen des succursales
aux trois ans, il doit être en mesure de justifier le cycle plus long d’examen en démontrant que les
succursales qui n’ont pas été examinées sur place comportent un risque faible et qu’elles ont fait l’objet
d’autres procédures d’examen de la conformité réalisées par le siège social, comme un examen sur dossier
à l’extérieur des lieux. Par contre, en aucun cas, un membre ne peut se soustraire indéfiniment à l’examen
sur place d’une succursale.

Le cycle d’examen des succursales et l’état d’achèvement du cycle d’examen des succursales par rapport
aux repères devraient être inclus dans le rapport annuel de conformité présenté au conseil
d’administration ou aux associés du membre, tel qu’il est exigé par la Règle 2.5.2 b) de l’ACFM.

Compétences des vérificateurs

Les personnes responsables d’effectuer les examens des succursales doivent avoir la formation et les
compétences nécessaires pour atteindre les objectifs du programme d’examen. Les personnes doivent
avoir suffisamment de connaissances non seulement pour être capables de suivre les procédures
prescrites, mais également pour être en mesure de reconnaître à quel moment un examen de suivi devrait
être effectué. En outre, les membres devraient s’assurer que les personnes auxquelles est déléguée la
responsabilité d’effectuer les examens des succursales disposent de suffisamment de temps existant ou
que leurs charges de travail peuvent être replanifiées de manière à leur allouer le temps nécessaire pour
exécuter leurs fonctions de façon appropriée.

Les personnes qui ont réussi les cours nécessaires pour obtenir la désignation de directeur de succursale,
tel qu’il est indiqué dans la Règle 1.2.2 a) de l’ACFM, ou qui ont l’expérience, la formation ou des études
équivalentes, seraient généralement considérées comme suffisamment qualifiées pour effectuer des
examens de succursales. Le membre doit considérer que les responsabilités et les fonctions qui sont
exécutées font partie de l’examen des succursales et doit définir ce qui constitue l’expérience, la
formation ou des études équivalentes suffisantes pour qu’une personne soit désignée vérificateur de
succursale. Le membre devra s’assurer que l’ACFM considère que la norme d’équivalence a été
respectée.

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L’expérience, la formation ou les études équivalentes peuvent comprendre : de l’expérience en
vérification comptable, une formation juridique dans le secteur des valeurs mobilières ou de la
réglementation des organismes de placement collectif ou de l’expérience dans un rôle de surveillance ou
de conformité réglementaire. Les membres peuvent aussi se doter d’un programme interne de formation
destiné aux vérificateurs de succursales qui peut répondre aux exigences du test d’équivalence.

Le vérificateur de succursales doit être indépendant de la succursale et du directeur de succursale de façon
à s’assurer que le vérificateur puisse agir avec objectivité, sans opinions préconçues, et qu’il ne soit pas
influencé indûment lors de la réalisation de l’examen.

Présentation des résultats

Tous les problèmes sérieux relevés au cours des examens des succursales doivent être portés à l’attention
du directeur de la conformité au siège social (ou d’une autre personne au siège social désignée pour
recevoir ces renseignements) dans un délai raisonnable.

Chaque membre doit également s’assurer que les directeurs de succursale ont connaissance en temps
opportun de toutes les questions qui sont relevées pendant l’examen de la succursale. En outre, les
personnes autorisées à la succursale devraient être informées des questions présentées dans le rapport qui
les concernent.

Le rapport sur les résultats de l’examen de la succursale présenté au directeur de la succursale doit
comprendre les renseignements suivants :

• la date de l’examen;
• les renseignements de base sur la succursale, dont les personnes autorisées et le personnel de
la succursale;
• les détails de toute lacune en matière de conformité relevée au cours de l’examen de la
succursale, y compris des documents manquants ou des lacunes dans la surveillance;
• la date du rapport;
• la date avant laquelle une réponse est exigée.

Suivi des contestations au cours des examens des succursales

Le membre doit avoir des procédures en place pour s’assurer que les questions soulevées pendant
l’examen des succursales font l’objet d’un suivi et d’un règlement. Par conséquent, le programme
d’examen des succursales doit prévoir :

• la présentation fidèle et rapide des résultats;
• le moyen de faire un suivi des réponses aux rapports;
• le moyen d’assurer que la succursale mette en application toutes les modifications nécessaires
dans un délai raisonnable.

Dossiers des examens de succursales

Les membres doivent tenir des dossiers en ordre et à jour pour chaque succursale qui a fait l’objet d’un
examen. Les dossiers doivent comprendre les détails des procédures suivies à la succursale et tous les
documents de travail pour justifier le travail réalisé et servir de preuve à l’appui de toute lacune relevée.
Tous les documents de suivi, y compris le rapport au directeur de la succursale, doivent également être
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inclus dans le dossier. Des registres doivent être conservés pendant sept ans et doivent être mis à la
disposition de l’ACFM, si celle-ci demande à en faire l’examen.

Les registres des examens des succursales devraient être utilisés pour repérer les déficiences majeures qui
pourraient indiquer le besoin d’études supplémentaires ou d’une formation accrue pour les responsables
de la surveillance des succursales, les personnes autorisées ou d’autres membres du personnel. Lorsque
des problèmes systémiques sont décelés au moyen du processus d’examen des succursales, un examen
des procédures et des méthodes internes pourrait être justifié.

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