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Bulletin #0331-P

Policy
Amendments to MFDA By-law No. 1 - Section 11 (Member Approval Process)

Personne-ressource : Ken Woodard
BULLETIN N° 0331 – P

Directeur,
Communications et services aux membres
Le 2 octobre 2008
Téléphone
:
416-943-4602
Courriel
:
kwoodard@mfda.ca

Bulletin de l’ACFM
Politique
Aux fins de distribution aux parties intéressées dans votre société

Modifications à l’article 11 (Processus d’approbation des membres) du
Statut n°1 de l’ACFM

Le conseil d’administration de l’ACFM et les commissions des valeurs mobilières habilitantes ont
approuvé des modifications au Statut n° 1 de l’ACFM. Les membres ont confirmé les modifications à
l’assemblée annuelle générale et extraordinaire des membres de l’ACFM le 30 novembre 2007. Le Statut
modifié, joint aux présentes à titre d’annexe A, entre en vigueur immédiatement.

Les modifications à l’article 11 rationalisent et clarifient la procédure d’approbation des membres de
l’ACFM, ainsi que la procédure d’appel lorsque la demande d’adhésion a fait ou devrait faire l’objet d’un
refus ou d’une approbation conditionnelle, et rendent ces deux procédures compatibles avec la procédure
employée par l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières.

L’objectif de la procédure révisée est de veiller à ce que les éléments suivants soient pris en compte dans
le cadre de la procédure de demande d’adhésion que doivent suivre les membres éventuels de l’ACFM :

• faire preuve d’équité et résoudre de façon appropriée les questions reliées à la procédure de
recours (à savoir la possibilité pour un candidat d’être entendu);
• préciser qui sont les personnes appropriées responsables de la prise de décision;
• faire preuve de pragmatisme et d’efficacité en ce qui a trait aux questions d’ordre procédural et
administratif.


ANNEXE A

ASSOCIATION CANADIENNE DES COURTIERS DE FONDS MUTUELS

PROCESSUS D’APPROBATION (article 11 du Statut n°1 de l’ACFM)

11.
PROCESSUS D’APPROBATION

11.1
Examen préliminaire de l’Association

La demande d’adhésion et la documentation qui l’accompagne doivent être remises à l’Association qui,
après un premier examen :

11.1.1 en transmet une copie au président du conseil, à un administrateur ou à un comité du conseil
d’administration autorisé à cette fin, si elle constate que le candidat se conforme en grande partie
aux prescriptions des Statuts et des Règles; ou

11.1.2 si elle juge que le candidat ne se conforme pas en grande partie aux prescriptions des Statuts et
des Règles, lui indique la nature des éléments non conformes et lui demande de modifier sa
demande en conséquence puis de la représenter ou de la retirer. Si le candidat refuse de modifier
ou de retirer sa demande d’adhésion, l’Association la transmet au président du conseil, à un
administrateur ou à un comité du conseil d’administration autorisé à cette fin avec la
documentation qui l’accompagne et un double de l’avis qu’elle a envoyé au candidat.

11.2
Présentation de l’information financière

La demande doit être accompagnée des documents suivants :

11.2.1 les états financiers du candidat datant au plus de 90 jours avant la date à laquelle la demande
d’adhésion a été faite (ou à toute autre date que l’Association peut prescrire), dressés à l’aide du
Formulaire 1 et vérifiés par un vérificateur autorisé par l’Association;

11.2.2 des états financiers mensuels intermédiaires non vérifiés, dressés à l’aide du Formulaire 1, pour la
période suivant la date des états financiers vérifiés présentés en vertu de l’article 11.2.1 jusqu’au
mois le plus récent précédant la date de la demande d’adhésion;

11.2.3 un rapport du vérificateur du candidat certifiant qu’à la suite de l’examen des affaires de ce
dernier, le candidat tient convenablement les livres et registres comptables;

11.2.4 les autres renseignements d’ordre financier, le cas échéant, relatifs à ses affaires, que
l’Association peut, à son appréciation, demander.

11.3
Avis au conseil d’administration

Une fois que l’Association a reçu les états financiers et le rapport visés à l’article 11.2 et qu’elle s’en
déclare satisfaite quant à toute question pertinente, elle doit alors en aviser le conseil d’administration.

11.4
Décision du conseil d’administration

Dès que la demande d’adhésion et l’avis visé à l’article 11.3 ont été reçus de l’Association, le conseil
d’administration peut :

11.4.1 à l’expiration d’un délai de six mois ou de tout autre délai plus court qu’il peut fixer dans un cas
particulier, approuver la demande;

11.4.2 approuver la demande sous réserve des modalités qu’il peut juger appropriées si, à son avis, elles
sont nécessaires pour s’assurer que les Statuts et les Règles soient respectés par le candidat; ou

11.4.3 rejeter la demande si, à son avis, relativement aux facteurs qu’il peut juger appropriés, y compris,
entre autres, la conduite, l’entreprise ou la situation antérieure ou actuelle du candidat;

a)
il n’est pas convaincu que les Statuts et les Règles seront respectés par le candidat;

b)
le candidat n’a pas les qualités requises en raison de questions liées à la propriété,
l’intégrité, la solvabilité, la formation ou l’expérience le touchant ou touchant ses
associés, administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires ou toute personne ayant
une participation dans le capital ou les dettes du candidat; ou

c)
cette approbation n’est pas dans l’intérêt du public.

11.4.4 Si, conformément aux dispositions du présent article 11.4, le conseil d’administration approuve
une demande sous réserve de modalités ou rejette une demande, il peut ordonner que le candidat
ne puisse demander la suppression ou la modification des modalités ni présenter une nouvelle
demande pendant la période qu’il aura déterminée.

11.5
Droit d’être entendu Pouvoir de modifier ou de supprimer des modalités

Le conseil d’administration a le pouvoir de modifier ou de supprimer toute modalité qui a pu être imposée
à un candidat et qu’il jugeait appropriée, si cette modalité est ou n’est plus, selon le cas, nécessaire pour
s’assurer que les Statuts et les Règles soient respectés par le candidat.

Si le conseil d’administration se propose d’approuver une demande sous réserve de modalités
conformément à l’article 11.4.2 ou rejeter une demande conformément à l’article 11.4.3 :

11.5.1 le candidat recevra un énoncé des motifs pour lesquels le conseil d’administration se propose
d’approuver la demande sous réserve de modalités ou la rejeter, ainsi que les détails de ces
motifs;

11.5.2 le candidat recevra un résumé des faits et de la preuve que le conseil d’administration prendra en
considération;

11.5.3 Le conseil d’administration permettra au candidat de paraître devant lui suivant l’envoi d’un avis
donné conformément aux règles de procédure de l’Association, avec un conseiller juridique ou un
autre représentant, pour présenter une preuve et contre-interroger les témoins afin de démontrer
pourquoi la demande ne devrait pas être assujettie à des modalités ou rejetée.

11.6
Audition Avis

11.6.1 L’audition tenue conformément à l’article 11.5 est publique sauf lorsque le conseil
d’administration détermine qu’elle doit se dérouler, en totalité ou en partie, à huis clos,
conformément aux principes établis à l’article 20. Si le présent article 11 ne contient aucune
indication à l’effet contraire, les procédures applicables aux instances tenues en vertu de

l’article 20 s’appliqueront à une audition tenue en vertu du présent article 11, avec les adaptations
nécessaires.

11.6.2 Si, dans les 14 jours d’un avis de l’intention d’approuver une demande sous réserve de modalités
ou de la rejeter, le candidat ne demande pas une audition, le conseil d’administration peut
approuver la demande sous réserve des modalités proposées ou la rejeter. Si le candidat demande
une audition, le conseil d’administration peut, après avoir permis aux parties d’être entendues,
exercer l’un de ses pouvoirs conformément à l’article 11.4.

11.6.3 Toute décision du conseil d’administration au cours d’une audition tenue prise conformément à l’
aux articles 11.4 ou 11.5 sera rendue par écrit et contiendra une brève déclaration des motifs de la
décision. Un avis de la décision sera livré à l’Association qui en avisera alors rapidement le
candidat. Une copie de la décision sera jointe à l’avis.

11.7
Pouvoir de modifier ou de supprimer des modalités

11.7.1 Le conseil d’administration a le pouvoir de modifier ou de supprimer toute modalité qui pourrait
être imposée à un candidat qu’il pourrait juger appropriée, si cette modalité est ou n’est plus,
selon le cas, nécessaire pour s’assurer que les Statuts et les Règles soient respectés par le
candidat. Si le conseil d’administration se propose de modifier les modalités d’une manière qui
serait encore plus exigeante pour le candidat, les dispositions des articles 11.5 et 11.6
inclusivement s’appliqueront comme si le conseil d’administration avait exercé ses pouvoirs aux
termes de celles-ci à l’égard du candidat.

11.7.2 Si, conformément aux dispositions de l’article 11.4, le conseil d’administration approuve une
demande sous réserve de modalités ou refuse une demande, il peut ordonner que le candidat ne
puisse demander la suppression ou la modification des modalités ni présenter une nouvelle
demande pendant la période qu’il aura déterminée.

11.711.8
Examen d’une décision

11.7.111.8.1
Si le conseil d’administration prend une décision ayant pour effet

a)
d’approuver une demande sous réserve de modalités, conformément à l’article 11.4.2;

b)
de rejeter une demande conformément à l’article 11.4.3;

c)
d’ordonner l’observation d’une période de temps durant laquelle le candidat ne peut
présenter une demande ou une nouvelle demande conformément à l’article 11.4.4;

dc)
de modifier les modalités d’une manière qui serait encore plus exigeante pour le candidat,
conformément à l’article 11.7.111.5;

le conseil d’administration doit, à la demande de l’Association ou du candidat,lorsqu’une requête est
présentée par le candidat suivant l’envoi d’un avis donné conformément aux règles de procédure adoptées
par l’Association, à la condition que celle-ci lui soit présentée dans les 21 jours de la réception de la
décision du conseil, examiner la décision et soit i) la confirmer, soit ii) prendre une autre décision qu’il
juge convenable.

11.7.211.8.2
Si le conseil d’administration est tenu d’examiner une décision conformément à
l’article 11.8.1, il doit11.7.1, le candidat et l’Association ont le droit d’être entendus à une

audition tenue conformément aux règles de procédure adoptées par l’Association relativement à
ces auditions et, plus précisément, ont le droit de :

a)
étudier le dossier de l’instance dans laquelle la décision a été rendue; recevoir un résumé
des faits et de la preuve sur lequel le candidat ou l’Association, selon le cas, s’appuieront;

b)
permettre à l’Association et au candidat de comparaître devant lui suivant l’envoi d’un
avis donné conformément aux règles de procédure de l’Association, accompagnés d’un
conseiller juridique ou d’un représentant, pour faire des représentations;

b) comparaître
devant
lui
après l’envoi d’un avis raisonnable, accompagnés d’un conseiller
juridique ou d’un représentant, et présenter des éléments de preuve et contre-interroger
des témoins afin de démontrer pourquoi i) dans le cas d’une décision mentionnée à
l’article 11.7.1a) ou b), la demande ne devrait pas être soumise à des modalités ou ne
devrait pas être rejetée; ou ii) dans le cas d’une décision mentionnée aux articles 11.7.1c)
et d), l’observation d’une période de temps avant la présentation d’une nouvelle demande
ou la modification des modalités ne devrait pas être imposée.

c)
transmettre les motifs écrits à l’appui de la décision sous examen au secrétaire, qui doit
alors donner sans délai au candidat un avis de décision et une copie de la décision.

11.7.3 Si le présent article 11 ne contient aucune indication à l’effet contraire, les procédures applicables
en vertu de l’article 20 s’appliqueront à une audition tenue en vertu de l’article 11.7.1, avec les
adaptations nécessaires.

11.8
Conseil d’administration

11.8.111.8.3
Les pouvoirs du conseil d’administration aux termes du présent article 11.8 peuvent être
exercés par le comité de direction ou un comité du conseil créé aux termes de l’article 3.6.4. et,
malgré les dispositions de l’article 3.6.4, ce comité peut être composé, en tout ou en partie, de
personnes qui ne sont pas membres du conseil d’administration, y compris notamment des
personnes autorisées à siéger au jury d’audition. Tout renvoi dans le présent Statut ou dans une
règle de procédure établie relativement aux demandes d’adhésion est réputé inclure un renvoi au
comité de direction ou à tout autre comité créé. Aucun membre du conseil d’administration ou
d’un comité ayant participé à une décision à l’égard d’une demande présentée, ou d’une instance
tenue, aux termes des articles
11.4.2,
11.4.3, 11.4.4 ou
11.7.111.5 ne doit participer
subséquemment à une audition tenue conformément à l’article 11.8.111.7.1 à l’égard de cette
décision.

11.8.211.8.4
Sous réserve des dispositions des articles 11.7 et de l’article 26, les décisions rendues par
le conseil d’administration conformément à l’article 11.811.7 des présentes sont finales et sans
appel devant les instances de l’Association.

11.9
Mesures à prendre dès l’approbation d’une demande d’adhésion

11.9.1 Une fois qu’une demande d’adhésion a reçu l’approbation du conseil d’administration,
l’Association doit calculer le montant de la cotisation annuelle que le candidat doit payer
conformément à l’article 14.


11.9.2 Sous réserve des dispositions de l’article 10.3, l’Association doit indiquer, à la prochaine réunion
du conseil d’administration, le montant de la cotisation annuelle devant être payée par le candidat,
déduction faite de l’acompte remis par le candidat conformément à l’article 10.2.

11.9.3 Une fois que la demande a reçu l’approbation du conseil d’administration et que le candidat est
dûment inscrit ou détient un permis pour exercer des activités à titre de courtier en épargne
collective conformément à la législation applicable de la ou des provinces ou territoires où il
exerce ou prévoit exercer une activité et une fois qu’il a versé le solde de sa cotisation annuelle, il
devient membre.

11.9.4 Malgré les dispositions précédentes, si un candidat est admissible à l’exemption de la cotisation
annuelle et si le conseil d’administration approuve cette exemption ainsi que la demande
d’adhésion, le candidat est admis comme membre s’il s’est conformé à toutes les autres
conditions relatives à une demande d’adhésion, sauf à celles dont il aura été dispensé, le cas
échéant, par le conseil d’administration et dont celui-ci juge opportun de dispenser le candidat
dans un cas particulier.

11.9.5 L’Association doit tenir un registre du nom et de l’adresse de tous les membres et de leur
cotisation annuelle respective. L’Association ne doit pas révéler le montant de la cotisation
annuelle des membres.

11.10 L’Association peut établir des règles de procédure (lesquelles peuvent prendre la forme de
Principes directeurs) concernant toutes les questions rattachées au déroulement des instances
prévu à l’article 11.