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Paige Ward
Avocate générale, secrétaire générale et vice-présidente, Politiques
Policy
Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société

Modifications d’ordre administratif des Règles, des Principes directeurs et du Formulaire 1 – Rapport et questionnaire financiers de l’ACFM et autres modifications

Personne-ressource :
Paige L. Ward
BULLETIN No 0346-P

Directrice, Politiques et affaires réglementaires
Le 11 décembre 2008

Tél. : 416-943-5838
Courriel
:
pward@mfda.ca

Bulletin de l’ACFM
Politique
Aux fins de distribution aux parties intéressées dans votre société

Modifications d’ordre administratif des Règles, des Principes directeurs et
du Formulaire 1 – Rapport et questionnaire financiers de l’ACFM et autres
modifications

Les modifications d’ordre administratif suivantes ont reçu les approbations nécessaires et sont
désormais en vigueur :

1.
Modifications de la Règle 2.3 de l’ACFM (Procuration/autorisation d’opérations
limitée);
2.
Modifications de la Règle 3 de l’ACFM (Exigences relatives aux opérations et au
capital);
3.
Modifications de la Règle 4 de l’ACFM (Assurance);
4.
Modifications du Principe directeur nº 1 Formation et supervision des nouveaux
représentants inscrits
de l’ACFM;
5.
Modifications du Principe directeur nº 4 Énoncés de principe relatifs au contrôle
interne de l’ACFM
et du Formulaire 1 – Rapport et questionnaire financiers de
l’ACFM.

Modifications de la Règle 2.3 de l’ACFM (Procuration/autorisation d’opérations
limitée)

Les modifications de la Règle 2.3 de l’ACFM (Procuration/autorisation d’opérations limitée)
clarifient ce qui suit : i) l’exigence que la personne autorisée avise le membre de l’acceptation
d’une procuration ou d’une autorisation semblable d’un client qui est un membre de la famille; et
ii) le fait qu’il est interdit aux membres et à leurs personnes autorisées d’exercer un pouvoir
discrétionnaire sur les opérations, même s’ils ont une autorisation d’opérations limitée. La Règle
modifiée est jointe aux présentes à titre d’annexe A.
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Modifications de la Règle 3 de l’ACFM (Exigences relatives aux opérations et au
capital)

Les modifications de la Règle 3 de l’ACFM (Exigences relatives aux opérations et au capital)
clarifient, mettent à jour et règlent des incohérences mineures entre les termes utilisés dans la
Règle et les termes utilisés dans d’autres contextes.

La Règle 3.5.3 a été supprimée puisqu’elle n’est plus pertinente. Initialement, la Règle 3.5.3
avait été adoptée avant la création de la Corporation de protection des investisseurs de l’ACFM
(« CPI de l’ACFM ») et visait les situations où des entreprises pouvaient être réputées « reliées »
et être toutes deux couvertes par le fonds de protection des investisseurs de l’ACFM, mais
n’étaient pas toutes deux directement assujetties à la compétence de l’ACFM en matière de
vérification. Étant donné que la CPI de l’ACFM n’offre une couverture qu’aux membres de
l’ACFM, la Règle 3.5.3 n’est plus considérée comme pertinente. La Règle modifiée est jointe
aux présentes à titre d’annexe B.

Modifications de la Règle 4 de l’ACFM (Assurance)

Les modifications de la Règle 4.2 de l’ACFM (Avis de résiliation) clarifient les exigences
existantes et assurent la conformité avec les Règles modifiées de l’OCRCVM. Les modifications
de la Règle 4.7 b) offrent une plus grande marge de manœuvre aux membres en ce qui a trait aux
polices d’assurance globale. Si une société de portefeuille d’un membre n’exerce aucune autre
activité ou ne détient aucun autre placement que ceux détenus dans le membre, l’exposition du
membre n’augmente pas indûment si les limites individuelles ou d’ensemble du membre sont
étendues aux termes de la police pour inclure sa société de portefeuille. Par conséquent, la
Règle 4.7 a été modifiée pour faire en sorte que les limites de couverture aux termes d’une police
d’assurance globale puissent être touchées par les demandes d’indemnité de la société de
portefeuille du membre, à condition que la société de portefeuille n’exerce aucune autre activité
ni ne détienne des placements autres que sa participation dans le membre. La Règle modifiée est
jointe aux présentes à titre d’annexe C.

Modifications du Principe directeur nº 1 Formation et supervision des nouveaux
représentants inscrits

Les modifications du Principe directeur nº
1 Formation et supervision des nouveaux
représentants inscrits clarifient que tous les nouveaux comptes doivent être approuvés au
préalable par le directeur de succursale avant le traitement d’une opération dans le compte. Le
Principe directeur modifié est joint aux présentes à titre d’annexe D.

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Modifications du Principe directeur nº 4 Énoncés de principe relatifs au contrôle
interne de l’ACFM
et du Formulaire 1 – Rapport et questionnaire financiers de
l’ACFM

Les modifications du Principe directeur nº 4 Énoncés de principe relatifs au contrôle interne de
l’ACFM
mettent à jour la dénomination du Programme de protection des épargnants de l’ACFM,
qui est devenu la CPI de l’ACFM.

Les modifications proposées du Formulaire 1 – Rapport et questionnaire financiers de l’ACFM
(« RQF ») clarifient les exigences existantes et corrigent des renvois. Le Principe directeur et les
RQF modifiés sont joints aux présentes à titre d’annexe E.

Autres modifications

Les modifications des articles 1 et 3 du Statut nº 1 de l’ACFM en vue de modifier les critères
d’indépendance des personnes admissibles à titre d’administrateurs représentants du public ainsi
que les mandats des administrateurs n’ont pas été approuvées par les membres à l’assemblée
générale annuelle tenue le 4 décembre 2008. Le conseil d’administration et son comité de
gouvernance étudient à l’heure actuelle les autres mesures qui seraient appropriées.

En raison de la confusion exprimée par certains membres relativement à l’incidence des
modifications d’ordre administratif proposées de la Règle 1.1.7 de l’ACFM (Appellations,
dénominations et noms commerciaux), les modifications proposées ont été retirées de l’étude à
l’assemblée générale annuelle, avec le consentement des membres.

DM#162299

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ANNEXE A

ASSOCIATION CANADIENNE DES COURTIERS DE FONDS MUTUELS

Règle 2.3 (Procuration/autorisation d’opérations limitée)

2.3 PROCURATION/AUTORISATION D’OPÉRATIONS LIMITÉE/POUVOIR DISCRÉTIONNAIRE

2.3.1 a)
Interdiction. Aucun membre ni aucune personne autorisée ne peut accepter une
procuration générale ou une autre autorisation semblable d’un client en faveur
du membre ou de la personne autorisée, ou agir conformément à une telle
procuration ou autorisation ou exercer tout pouvoir discrétionnaire.

b)
Exception. Malgré les dispositions du paragraphe a), une personne autorisée
peut accepter une procuration générale ou une autre autorisation semblable d’un
client en faveur de la personne autorisée ou agir conformément à une telle
procuration ou autorisation si le client est le conjoint, parent ou enfant de la
personne autorisée et à condition que :

i)
la personne autorisée avise le membre de l’acceptation de la procuration
générale ou de toute autorisation semblable;

ii)
une personne autorisée autre que la personne autorisée détenant la
procuration générale soit la personne autorisée inscrite pour le compte;

iii)
les autres conditions établies par l’Association soient remplies.

2.3.4
Absence de pouvoir discrétionnaire. L’autorisation d’opérations limitée ne confère
en aucun cas à un membre, à une personne autorisée ou à toute personne agissant au
nom du membre un pouvoir discrétionnaire général sur les opérations.

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ANNEXE B

ASSOCIATION CANADIENNE DES COURTIERS DE FONDS MUTUELS

Règle 3 (Exigences relatives aux opérations et au capital)

3.4 SIGNAL PRÉCURSEUR

3.4.2 b)
Exigences. Si un membre est considéré comme se trouvant dans une situation de
signal précurseur, malgré les dispositions de tout article des Statuts ou des
Règles, les dispositions suivantes s’appliqueront :

ii)
l’Association doit désigner immédiatement le membre comme se trouvant
dans une situation de signal précurseur et remettre au chef de la direction
et au chef des finances une lettre aux fins suivantes :

A)
informer le membre qu’il se trouve dans une situation de du signal
précurseur,

B)
demander au membre de présenter son prochain rapport financier
mensuel exigé en vertu de la Règle 3.5.1 a) au plus tard dans les
quinze jours ouvrables ou, au gré de l’Association si cette dernière
considère que cela est possible, à une date antérieure suivant la fin
du mois correspondant,

C)
demander au membre de répondre à cette lettre de la façon prévue
à la Règle 3.4.2 b) iii) et l’informer que cette réponse, ainsi que
l’avis reçu en vertu de la Règle 3.4.2 b) i), seront transmis au
Programmeà la Corporation de protection des épargnants
investisseurs de l’ACFM et pourront être communiqués à toute
commission des valeurs mobilières ayant compétence relativement
au membre,

D)
informer le membre que les restrictions prévues à la Règle 3.4.2 b)
iv) s’appliqueront dans son cas,

E)
donner tous les autres renseignements que l’Association juge
pertinents;

3.4.3
Restrictions. L’Association peut, à son gré, sans entendre celui-ci, interdire à un
membre qui est considéré comme se trouvant dans une situation de signal précurseur,
d’ouvrir une nouvelle succursale, de recruter de nouvelles personnes autorisées,
d’ouvrir de nouveaux comptes clients et de modifier à tous égards importants ses
positions d’inventairedes investissements. Toute interdiction dont le membre est ainsi
frappé continue de s’appliquer tant qu’il est considéré comme se trouvant dans une
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situation de signal précurseur, comme l’atteste le plus récent rapport financier mensuel
qu’il a présenté.

3.5 EXIGENCES RELATIVES AU DÉPÔT DE DOCUMENTS FINANCIERS

3.5.2
États financiers consolidéscombinés. Pour calculer le capital d’un membre régularisé
en fonction du risque, la situation financière de ce dernier peut, avec l’approbation
préalable de l’Association, être consolidée combinée (de la manière indiquée ci-après)
avec celle de n’importe quel membre relié à condition que :

a)
le membre ait garanti les obligations dudit membre relié et que ce dernier ait
garanti les obligations du membre (cette garantie devant être donnée dans une
forme acceptable pour l’Association et sans limite quant au montant);

b)
les comptes inter-sociétés entre le membre et le membre relié doivent être
éliminés;

c)
toute participation minoritaire dans le membre relié doit être retirée du calcul du
capital;

d)
les calculs relatifs au membre et au membre relié devront être effectués à la
même date.

3.5.3
Membres reliés. En plus des états prévus à la Règle 3.5.1, chaque membre doit
déposer tous les ans auprès de l’Association, par l’entremise de son vérificateur, le
nom de ses membres reliés et tous les détails concernant ses relations avec chacun
d’eux ainsi que tous les états financiers et les rapports relatifs aux affaires de ces
membres reliés que l’Association juge nécessaires ou utiles.

3.5.43.5.3 Vérificateurs des membres

b)
Normes comptables. Le vérificateur du membre doit effectuer l’examen des
comptes du membre conformément aux normes de vérification généralement
reconnues du Canada, et son examen doit être assez complet pour lui permettre
d’exprimer, dans la forme prescrite, une opinion sur les états financiers du
membre. Sans restreindre la portée générale des dispositions qui précèdent, cet
examen doit, le cas échéant, comporter au moins les procédés mentionnés à la
Règle 3.6.

3.5.53.5.4 Cotisations

3.6 EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION

3.6.1
Normes. La vérification prescrite en vertu de la Règle 3.5 doit être effectuée selon les
normes de vérification généralement reconnues du Canada et comporter un examen du
système comptable, du contrôle comptable interne et des méthodes de garde des
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éléments d’actif. Elle doit comporter tous les procédés de vérification nécessaires,
dans les circonstances, pour étayer les opinions qui doivent être exprimées dans les
rapports du vérificateur du membre, dans les parties I et II du Formulaire 1. Étant
donné la nature du commerce des valeurs mobilières, les procédés de corroboration de
la situation financière doivent être appliqués à la date de vérification et non avant,
malgré le fait que la vérification soit par ailleurs effectuée conformément aux normes
de vérification généralement reconnues du Canada.

3.6.2
Étendue

a)
Sondages. La vérification doit comporter les procédés exposés ci-après, mais
aucune des dispositions des présentes ne doit être interprétée comme limitant la
vérification ou permettant l’omission de procédés de vérification
supplémentaires que le vérificateur d’un membre peut juger nécessaires dans les
circonstances. Aux fins de la présente Règle, il existe deux grandes catégories de
sondages (dont il est question aux articles 5300.11 à 5300.21 dudans le Manuel
de l’ICCA) :

i)
les sondages portant sur des éléments particuliers que le vérificateur juge
devoir vérifier à cause de leur taille, de leur nature ou de leur mode
d’enregistrement (article 5300.13 du Manuel de l’ICCA);

ii)
les sondages portant sur des éléments représentatifs pour lesquels l’objectif
du vérificateur est d’examiner un échantillon dont le choix n’a aucunement
été orienté (article 5300.13).

Pour constituer un échantillon représentatif, on peut avoir recours aux techniques
de l’échantillonnage statistique ou à d’autres méthodes, conformément aux
normes de vérification généralement reconnues du Canada (article 5300.14 du
Manuel de l’ICCA).

Afin de connaître l’étendue des sondages appropriés exposés aux sous-alinéas i),
ii) et iii) du paragraphe b) ci-après, le vérificateur du membre doit tenir compte
de l’efficacité du système de contrôle interne et du seuil de tolérance approprié
dans les circonstances afin que, selon son jugement professionnel, le risque de ne
pas découvrir une inexactitude importante, individuellement ou dans l’ensemble,
soit réduit à un niveau suffisamment bas (par exemple, par rapport au capital
régularisé en fonction du risque et aux provisions pour lede l’excédent aux fins
du signal précurseur estimatifs).

b)
Procédés de vérification. Le vérificateur d’un membre doit à la date de
vérification :

i)
comparer les comptes des grands livres aux balances de vérification tirées
du grand livre général et des grands livres auxiliaires et comparer les
totaux des grands livres auxiliaires aux comptes de contrôle
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correspondants (se reporter à la Règle 3.6.4 ci-après concernant le
traitement électronique des données);

ii)
dénombrer, par un examen physique ou une comparaison des livres et
registres, tous les titres en la possession physique du membre;

iii)
réviser le rapprochement de tous les comptes d’organismes de placement
collectif et d’institutions financières lorsqu’un membre s’occupe d’un
compte qui est au nom d’une personne interposée et réviser la conciliation
de toutes les positions-titres. Lorsqu’une position ou un compte ne balance
pas avec les registres, s’assurer qu’une provision suffisante a été prévue
pour les pertes éventuelles conformément aux notes et directives pour les
positions qui ne balancent pas, figurant à l’état B du Formulaire 1;

iv)
réviser les rapprochements de comptes bancaires. Après un délai d’au
moins dix jours ouvrables, obtenir directement des banques les relevés
bancaires, les chèques payés et toutes les autres notes de débit et de crédit
et, en ayant recours à des procédés de vérification appropriés, sonder les
rapprochements en utilisant les comptes de contrôle des grands livres, à la
date de vérification;

v)
lorsqu’un membre s’occupe d’un compte qui est au nom d’une personne
interposée ou détient ses propres titres ou produits de placement, veiller à
ce que toutes les conventions de garde soient en place pour les titres situés
dans des lieux agréés de dépôt de valeurs et que ces conventions respectent
les exigences minimums de l’Association;

vi)
obtenir une confirmation écrite relative à ce qui suit :

A)
les soldes bancaires et autres dépôts;

B)
les espèces, les positions-titres au nom d’une personne interposée et
les dépôts auprès des chambres de compensation et autres
organismes semblables et les espèces et les positions-titres au nom
d’une personne interposée auprès des organismes de placement
collectif et des institutions financières;

C)
les espèces et les titres placements prêtés ou empruntés (y compris
les prêts subordonnés) et, le cas échéant, le détail des titres reçus ou
déposés en gage;

D)
les comptes de courtiers en valeurs;

E)
les comptes d’administrateurs, d’associés ou de dirigeants du
membre détenus par le membre lorsqu’il s’occupe d’un compte qui
est au nom d’une personne interposée;
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F)
les comptes de clients, lorsque le membre s’occupe d’un compte qui
est au nom d’une personne interposée;

G)
des déclarations écrites des avocats du membre relatives à des
poursuites judiciaires et autres affaires juridiques en cours; ces
déclarations doivent donner, dans la mesure du possible, une
estimation du passif éventuel;

H)
tous les autres comptes qui, de l’avis du vérificateur du membre,
doivent être confirmés.

Les exigences de confirmation seront considérées comme ayant été
respectées si des demandes de confirmation expresse ont été envoyées par
la poste, par le vérificateur du membre et lui ont été retournées
directement, dans une enveloppe portant l’adresse du vérificateur en cas de
non-livraison et si une seconde demande a également ainsi été envoyée de
la même façon à ceux qui ne répondent pas à la première. Il faut avoir
recours à d’autres procédés de vérification appropriés lorsque la deuxième
demande est restée sans réponse. Dans le cas des comptes dont il est
question aux sous-alinéas ED) et F) qui précèdent, le vérificateur du
membre doit 1) sélectionner des comptes spécifiques pour obtenir une
confirmation expresse selon leur taille (tous les comptes dont le capital
excède un certain montant en espèces, lequel montant est lié au seuil de
tolérance) et d’autres caractéristiques tels les comptes faisant l’objet d’un
litige et les comptes qui sont au nom d’une personne interposée; et 2)
constituer un échantillon représentatif à partir de tous les autres comptes
suffisamment large pour fournir l’assurance raisonnable que s’il y a une
erreur grave, elle sera découverte. Dans le cas des comptes dont il est
question aux sous-alinéas ED) et F) qui précèdent, qui ne sont pas
confirmés expressément, le vérificateur du membre envoie par la poste des
relevés demandant que toute anomalie lui soit signalée directement. Les
comptes de clients sans solde et ceux qui ont été fermés depuis la dernière
date de vérification devront également être confirmés en les sondant au
moyen des méthodes de confirmation expresse ou tacite dont l’étendue
dépendra de la suffisance du système de contrôle interne.

vii) vérifier les états de la partie I et les tableaux de la partie II du Formulaire I
en procédant à des vérifications par sondage ou en ayant recours à d’autres
procédés de vérification, afin de déterminer si la couverture et le capital
exigés, qui servent à établir l’excédent (l’insuffisance) de capital régularisé
en fonction du risque, sont bien calculés conformément aux Règles et au
Formulaire 1, sous tous les aspects importants, pour l’ensemble des états
financiers;

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viii) obtenir une lettre de déclaration des hauts dirigeants du membre attestant
la fidélité des états financiers, y compris, entre autres, l’existence
d’éléments d’actif, d’éléments de passif et d’engagements éventuels;

ix)
remplir le rapport de conformité pour les titres en dépôtsur la séparation
des espèces et des titres contenu dans le Formulaire I et indiquer les
résultats de l’application des procédés prescrits dans ce rapport de
conformité.

3.6.3
Assurance et événements ultérieursDéclarations additionnelles. De plus, le
vérificateur du membre doit :

a)
remplir le rapport de conformité pour l’assurance contenu dans le Formulaire I et
indiquer les résultats de l’application des procédés prescrits dans ce rapport de
conformité;

b)
indiquer tout événement ultérieur à la date de dépôt, qui a eu un effet
défavorable important sur l’excédent (l’insuffisance) de capital régularisé en
fonction du risque.

3.6.4
Examen des systèmes. L’examen que fait le vérificateur du membre du système de
comptabilité, du contrôle comptable interne et des méthodes de garde de titres prescrit
dans les exigences relatives à la vérification susmentionnées devrait porter sur les
activités relatives au TED tant à l’interne qu’à l’externe. (Le vérificateur peut
également tenir compte du rapport intitulé « Opinions sur les procédures de contrôle
d’un organisme de services » prévu à l’article 5900 du Manuel de l’ICCA). Suivant un
tel examen, le vérificateur du membre peut procéder à une comparaison à moins
grande échelle des relevés de comptes de clients et autres et des balances de
vérification et registres de positions-titres.

3.6.5
Conservation des documents. Le vérificateur du membre doit conserver pendant sept
ans des copies des Formulaires I ainsi que tous les documents de travail ayant servi à
la vérification; ceux des deux derniers exercices devant être gardés dans un endroit
facilement accessible. Tous les documents de travail doivent être mis à la disposition
de l’Association et du Programmede la Corporation de protection des épargnants
investisseurs de l’ACFM aux fins d’examen, et le membre doit demander à son
vérificateur de permettre un tel accès sur demande.

3.6.7
Fiabilité. Les rapports et les opinions de vérification exigés relativement à un membre
en vertu de la présente Règle 3.6 doivent être adressés à l’Association et au
Programmeà la Corporation de protection des épargnants investisseurs de l’ACFM de
même qu’au membre, qui aura le droit de s’y fier à toute fin.

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ANNEXE C

ASSOCIATION CANADIENNE DES COURTIERS DE FONDS MUTUELS

Règle 4 (Assurance)

4.2 AVIS DE RÉSILIATION.

Chaque police d’assurance des institutions financières souscrite par un membre doit
contenir un avenant renfermant des dispositions aux fins suivantes :
i)stipulant que

i) l’assureur L’assureur doit aviser l’Association au moins 30 jours avant la
résiliation ou l’annulation de la police d’assurance, sauf en cas de résiliation de la
police pour l’une des raisons suivantes :

A)
l’expiration de la période de couverture stipulée;

B)
l’annulation de la police d’assurance lors de la réception d’un avis écrit de
l’assuré signifiant son intention d’annuler la police;

C)
la prise de contrôle de l’assuré par un séquestre ou autre liquidateur, ou par
des fonctionnaires d’un gouvernement provincial, fédéral ou d’un État;

D)
la prise de contrôle de l’assuré par une autre institution ou entité.

ii) Advenant la résiliation de la police dans son ensemble conformément aux
alinéas i) B), i) C) ou i) D), l’assureur doit, dès qu’il est informé de cette
résiliation, envoyer immédiatement un avis écrit de celle-ci à l’Association. Cet
avis n’affectera ou n’entravera en rien la validité de la résiliation.

4.3 RÉSILIATION OU ANNULATION.

Advenant la prise de contrôle d’un membre par une autre institution ou entité décrite à
la Règle 4.2 i) dD) qui précède, le membre doit veiller à ce qu’il y ait une couverture
sous forme de cautionnement qui procure un délai de douze mois à compter de la date
de la prise de contrôle pour découvrir les pertes, le cas échéant, qu’il a subies avant la
date de prise d’effet de cette prise de contrôle, et il doit payer ou faire en sorte que soit
payée toute prime supplémentaire applicable.

4.7 POLICES D’ASSURANCE GLOBALE.

Lorsque l’assurance souscrite par un membre afin de se conformer à n’importe
laquelle des dispositions de la présente Règle 4 est établie au nom du membre ou s’il
en est le bénéficiaire, avec toute autre personne ou tout groupe de personnes, que ce
soit au Canada même ou ailleurs, les dispositions suivantes s’appliquent :
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a)
le membre a le droit d’adresser directement à l’assureur une demande
d’indemnité relativement à des pertes, et tout paiement ou règlement relatif à ces
pertes doit être effectué directement au membre;

b)
la couverture maximum individuelle ou d’ensemble aux termes de la police ne
peut être affectée que par des demandes d’indemnité faites par ou pour le
compte :

i)
du membre; ou

ii)
de toute filiale du membre dont les résultats financiers sont consolidés
avec ceux du membre; ou

iii)
une société de portefeuille du membre, à condition que celle-ci n’exerce
aucune autre activité ni ne détienne de placements autres que sa
participation dans le membre;

sans tenir compte des demandes d’indemnité, des antécédents ou de tout autre facteur
pouvant se rapporter à toute autre personne.

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ANNEXE D

PRINCIPE DIRECTEUR Nº 1 DE L’ACFM

FORMATION ET SUPERVISION DES NOUVEAUX REPRÉSENTANTS INSCRITS

Politique de supervision

En vertu du paragraphe c) de la Règle 1.2.1 de l’ACFM, tout représentant nouvellement inscrit
doit, concurremment, faire l’objet d’une supervision par le membre pendant une période de six
mois à compter de la date de l’inscription initiale. Cette supervision devrait inclure au moins les
exigences suivantes :

Période initiale de 90 jours :

a)
tous les nouveaux comptes doivent être approuvés au préalable par le directeur de
succursale avant que toute opération y soit effectuéen’y soit traitée;

b)
toutes les opérations doivent être examinées et approuvées par le directeur de
succursale au plus tard un jour ouvrable suivant la date de leur exécution;

c)
toutes les opérations comportant un effet de levier, si l’effet de levier a été
recommandé par le représentant du membre, doivent être examinées par le directeur
de succursale avant leur exécution.

Période de 90 jours subséquente :

a)
tous les nouveaux comptes doivent être approuvés au préalable par le directeur de
succursale avant que toute opération ne soit effectuée traitée dans le compte ou peu
après (dans un délai de un jour ouvrable);

b)
chaque mois, le directeur de succursale doit examiner :

i)
cinq des dossiers de clients traités par le représentant au cours du mois
précédent, ou

ii)
10 % de ces dossiers de clients,

selon le nombre le plus élevé; toutefois, si le nombre de ces dossiers de clients est
inférieur à cinq, le directeur de succursale doit alors examiner tous ces dossiers;

c)
chaque jour, le directeur de succursale doit examiner :

i)
cinq des opérations effectuées par le représentant, ou

ii)
10 % de ces opérations,
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selon le nombre le plus élevé; toutefois, si le nombre de ces opérations est inférieur à
cinq, le directeur de succursale doit alors examiner toutes ces opérations (les
opérations à risque élevé doivent recevoir une attention particulière);

d)
toutes les opérations comportant un effet de levier, si l’effet de levier a été
recommandé par le représentant du membre, doivent être examinées par le directeur
de succursale avant leur exécution.

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ANNEXE E

PRINCIPE DIRECTEUR Nº 4 DE L’ACFM

ÉNONCÉS DE PRINCIPE RELATIFS AU CONTRÔLE INTERNE DE L’ACFM

ÉNONCÉ DE PRINCIPE 1 RELATIF AU CONTRÔLE INTERNE DE L’ACFM
GÉNÉRALITÉS

Le présent énoncé de principe fait partie d’une série ayant pour objet de fournir certaines
indications sur la façon de se conformer à l’exigence de la Règle 2.9 de l’ACFM, laquelle prévoit
que « chaque membre doit établir et maintenir des contrôles internes adéquats, tel qu’il est
prescrit à l’occasion par l’Association. »

Le contrôle interne se définit comme suit :

« Le contrôle interne s’entend de l’ensemble des politiques et des procédures établies et
maintenues par la direction en vue de faciliter la réalisation de son objectif d’assurer,
dans la mesure du possible, la conduite ordonnée et efficace des affaires de l’entité. La
responsabilité de s’assurer de l’exercice d’un contrôle interne adéquat fait partie de la
responsabilité générale que la direction assume relativement aux activités quotidiennes
de l’entité. » (Manuel de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA), 5200.03)

L’efficacité de politiques et procédures précises est influencée par de nombreux facteurs, tels que
la philosophie de la direction et son style de gestion, le rôle du conseil d’administration (ou son
équivalent) et de ses comités, la structure organisationnelle, les méthodes d’attribution des
pouvoirs et des responsabilités, les méthodes de contrôle de gestion, la démarche suivie pour
l’élaboration des systèmes, les principes et pratiques de gestion du personnel, la réaction des
dirigeants aux influences extérieures et la vérification interne. Ces facteurs ainsi que d’autres
aspects du contrôle interne ont une incidence sur tous les secteurs de la société membre.

En plus de se conformer aux exigences des politiques et des procédures établies dans les énoncés
de principe, le membre doit prendre en considération ce qui suit, dans la mesure où toute norme
qui y est énoncée requiert un niveau plus élevé de conformité que ce qui est normalement exigé :

ii) la documentation faisant autorité telle que les publications de l’Association
canadienne des courtiers de fonds mutuels, le programmela Corporation de
protection des épargnants investisseurs de l’ACFM, le guide sur le contrôle interne
publié par l’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières et les
publications de l’Institut canadien des comptables agréés;

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FORMULAIRE 1

RAPPORT ET QUESTIONNAIRE FINANCIERS DE L’ACFM

ÉTAT A
NOTES ET DIRECTIVES
[les chiffres comparatifs ne doivent être présentés qu’à la date de vérification seulement]

Ligne 4 – Dans le cas de commissions ou de frais à recevoir d’organismes de placement collectif, à la condition
qu’il existe de la documentation écrite indiquant que le membre n’est pas tenu de payer les commissions aux
vendeurs avant de les avoir reçues de la société d’organismes de placement collectif, la portion des commissions ou
des frais à recevoir qui sont dues aux vendeurs est un actif admissible.

Ligne 8 – Inclure seulement les impôts sur le revenu payés en trop pour les années antérieures ou les acomptes
provisionnels pour l’année en cours. Le recouvrement d’impôts en raison des pertes de l’exercice en cours peut être
inclus si ces pertes peuvent être reportées sur les exercices précédents et appliquées aux impôts déjà payés. Cette
ligne ne doit pas inclure les impôts débiteurs futurs provenant de reports de pertes prospectifs.

Ligne 9 – Inclure les remboursements de taxes et d’impôts suivants : TPS, taxes sur le capital, impôts de la Partie
IV, taxes de vente et taxes foncières.

Ligne 10 – Inclure seulement les sommes à recevoir d’entités agréées et non les prêts subordonnés en cours
consentis à d’autres membres, qui doivent être indiqués à la ligne 17. Les éléments d’actif admissibles sont les
éléments d’actif qui, de par leur nature, leur emplacement ou leur source, sont facilement convertibles en espèces ou
proviennent d’entités ayant une réputation de solvabilité telle que les éléments d’actif peuvent être admis en tant que
capital.

Ligne 18 – Sert à inclure les postes tels que :
• frais payés d’avance
• frais reportés
• impôts débiteurs futurs
• avances aux employés
• valeur de rachat de l’assurance-vie
• éléments d’actif incorporels

Ligne 23 – Inclure les montants dus par le membre pour l’achat de titres de clients.

Ligne 27 – Inclure les primes discrétionnaires à payer et les primes à payer aux actionnaires.

Ligne 29 – Inclure la portion à court terme du solde reporté des avantages incitatifs reliés aux contrats de location.

Ligne 38 – Inclure le surplus d’apport, le cas échéant.

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ÉTAT B
NOTES ET DIRECTIVES

CHAQUE MEMBRE DOIT MAINTENIR EN TOUT TEMPS UN CAPITAL RÉGULARISÉ EN FONCTION DU
RISQUE D’UN MONTANT QUI NE PEUT ÊTRE INFÉRIEUR À ZÉRO.

Ligne 4 – Aux termes de la règle 3.1.1, les montants de capital minimum requis sont les suivants :
Niveau 1 25 000 $
Niveau 2 50 000
Niveau 3 75 000
Niveau 4 200 000

Ligne 11 – Lorsque des titres appartenant à des clients ou au membre sont détenus dans des lieux de dépôt de
valeurs autres que des lieux agréés de dépôt de valeurs (voir les Directives générales et définitions), il faut prendre
une provision égale à 100 % de la valeur au cours du marché de ces titres. Les titres détenus par une entité avec
laquelle le membre n’a pas conclu d’entente de garde écrite, comme le requièrent les Statuts et les Règles de
l’ACFM, seront considérés comme des titres détenus dans des lieux non agréés de dépôt de valeurs.

Dans le cas de comptes au nom d’une personne interposée, lorsqu’une société d’organismes de placement collectif
ou une institution financière ne fournit pas de relevé mensuel ou de fichier électronique confirmant toutes les
positions sur titres d’organismes de placement collectif du membre, le membre doit prendre une provision égale à
100 % de la valeur au cours du marché des titres d’organismes de placement collectif et des autres produits de
placement détenus au nom de clients.

Lignes 12 et 13 – Une différence est considérée non conciliée sauf si une écriture de journal ayant pour but de régler
la différence a déjà été passée dans les livres à la date à laquelle le dépôt du questionnaire est exigible.

Ceci n’inclut pas les écritures de journal qui ont pour effet d’imputer la différence aux profits ou aux pertes de la
période subséquente à la date du questionnaire.

Le membre doit prendre une provision, dans le cas de différences non conciliées défavorables dans des comptes au
nom d’une personne interposée, égale à la valeur au cours du marché des titres vendus à découvert plus le taux de
marge applicable au titre. Si la différence n’est pas conciliée dans les trente jours de sa découverte, le membre doit
immédiatement acheter les titres à découvert.

Ligne 14 – Cette rubrique doit inclure toutes les exigences de marge non mentionnées ci-dessus selon ce qu’exigent
les Statuts et les Règles de l’ACFM.
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ÉTAT C
NOTES ET DIRECTIVES

1.
Les tests de signal précurseur ont pour but de vérifier des données permettant d’identifier les membres
susceptibles d’avoir des troubles financiers et d’imposer des restrictions et des sanctions afin d’empêcher que
la situation financière des membres ne se détériore davantage et qu’ils ne connaissent subséquemment une
insuffisance de capital. Un « oui » indique que le signal précurseur a été déclenché.

Si le membre connaît déjà une insuffisance de capital (c.-à-d. que son capital régularisé en fonction du risque
est négatif), seule la partie A des tests de signal précurseur doit être remplie.

2.
Les bénéfices ou les pertes indiqués doivent correspondre aux montants avant les primes, les impôts sur le
revenu et les postes extraordinaires [État D, ligne 20]. Il importe de noter que le résultat du « trimestre
courant » doit également tenir compte des redressements après vérification effectués après le dépôt du rapport
financier trimestrielmensuel.

3.
Si le trimestre courant est profitable, il suffit d’indiquer « non » dans la partie C.

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ÉTAT D — NOTES ET DIRECTIVES

Il est permis de remplacer cet état par un état comparatif des résultats dressé conformément aux principes
comptables généralement reconnus et contenant au moins les renseignements requis à l’État D pré-imprimé.
Annexer cet état comparatif à l’État D.

Les catégories de revenus et de dépenses de cet état peuvent varier d’un membre à l’autre. Toutefois, il est
important que chaque membre fasse son rapport d’une façon uniforme d’une période à l’autre.
Une
présentation fidèle peut obliger le membre à indiquer séparément des postes supplémentaires importants ou
inhabituels au moyen d’une note.

Lignes

2
Les actifs sous gestion correspondent à la valeur au cours du marché de l’ensemble des titres d’organismes de
placement collectif détenus dans les comptes des clients (tant au nom d’une personne interposée qu’au nom
des clients) d’un membre dans toutes les provinces du Canada, à l’exclusion du Québec.
3-7 Tous
les
revenus de commission doivent être présentés déduction faite de la commission payée aux courtiers
chargés de comptes. Les commissions payées aux représentants doivent être présentées à la ligne 15.
3
Regroupe les frais d’administration et les commissions brutes gagnés sur des transactions de titres
d’organismes de placement collectif, nets des paiements dus aux organismes de placement collectif.
10
Regroupe les frais imposés aux clients qui ne sont pas reliés aux commissions.
11
Regroupe les honoraires de gestion d’organismes de placement collectif et les autres honoraires de
consultation qui ne sont pas imposés aux clients.
12
Comprend tous les frais gagnés lorsque des clients sont référés à une autre entité pour des produits ou des
services.
13
Regroupe les profits et pertes de change et tous les autres revenus non mentionnés ci-dessus.
15
Regroupe les commissions, les primes et les autres rémunérations variables de nature contractuelle. Exemple
: les commissions payées aux représentants. Les primes discrétionnaires doivent être présentées à la ligne 21.
Les primes contractuelles doivent être comptabilisées chaque mois et présentées à la ligne 15.
16
Regroupe tout l’intérêt sur dette subordonnée.
17
Regroupe les profits ou pertes de négociation découlant des principales activités de négociation et le
rajustement des titres négociables à la valeur au cours du marché.
18
Regroupe les dépenses inhabituelles qui n’ont pas toutes les caractéristiques des dépenses extraordinaires
[ligne 23]. Exemple : les coûts reliés à la fermeture d’une succursale.
19
Regroupe toutes les dépenses d’exploitation qui ne sont pas mentionnées ailleurs: Exemples : la rémunération
variable [ligne 15], les primes discrétionnaires [ligne 21].
21
Regroupe les primes discrétionnaires et les primes aux actionnaires qui sont fonction de leur participation
dans le capital. Lire cependant les directives de la ligne 15 avant de remplir cette ligne.
22
Comprend SEULEMENT les impôts sur le revenu. Les taxes sur la propriété et sur le capital doivent être
présentées à la ligne 19. Un impôt de 33 1/3 % sur le bénéfice des sociétés doit être inscrit à cette ligne. La
provision courante doit être nette de tout report de perte prospectif et le détail doit être présenté au tableau 3.
23
Les postes extraordinaires ont les caractéristiques suivantes :
a)
ils ne sont pas susceptibles de se répéter fréquemment au cours des prochains exercices;
b)
ils ne sont pas typiques des activités normales; et
c)
ils ne découlent pas principalement de décisions ou d’appréciation de la direction.
De plus, ces postes doivent être présentés nets d’impôt. Exemple d’un poste extraordinaire : la destruction par
le feu de la collection d’oeuvres d’art non assurée du membre.
26
Regroupe seulement les débits ou crédits affectés directement aux bénéfices non répartis par suite d’une
opération portant sur les capitaux (exemple : prime au rachat du capital-actions), le revenu provenant d’une
filiale comptabilisée à la valeur de consolidation, ainsi que les redressements affectés aux exercices
antérieurs. Tout redressement requis pour concilier les bénéfices non répartis selon le rapport financier
mensuel aux bénéfices non répartis selon le Rapport et questionnaire financiers de l’ACFM devra être
présenté à la ligne de l’État E D à laquelle le redressement se rapporte, et ce, sur le premier rapport financier
mensuel qui est soumis après que le redressement soit connu.

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