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Bulletin #0474-P

Policy
Electronic Delivery of Account Statements

Transmission électronique des relevés de compte

Personne-ressource : Stacey Shein
BULLETIN No 0474–P

Conseillère juridique, Politiques et affaires juridiques
Le 30 mars 2011

Téléphone : 416 943-7456
Courriel
:
sshein@mfda.ca

Bulletin de l’ACFM
Politique

Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société et
de votre cabinet d’audit

Transmission électronique des relevés de compte

Le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription (le « Règlement 31-103 »)
stipule que les courtiers en épargne collective doivent transmettre aux clients des relevés de
compte au moins une fois par trimestre tant pour les comptes au nom d’un client qu’un nom
d’une personne interposée. Les membres de l’ACFM doivent se conformer à cette obligation de
transmission trimestrielle d’ici le 28 septembre 2011. De plus, en sus du Règlement 31-103, les
membres qui sont également inscrits comme courtiers sur le marché dispensé doivent transmettre
un relevé de compte au client à la fin du mois si celui-ci en a fait la demande ou lorsqu’un
membre a vendu un titre au cours du mois aux termes d’une licence de courtier sur le marché
dispensé.

La fréquence accrue de transmission des relevés de compte prescrite par le Règlement 31-103 a
incité les membres à demander des conseils au personnel de l’ACFM au sujet de l’envoi des
relevés de compte aux clients par voie électronique.

La responsabilité d’envoyer des relevés de compte aux clients est une obligation réglementaire
fondamentale. Outre les lois sur les valeurs mobilières et les Règles de l’ACFM que les membres
doivent respecter, la transmission de documents par voie électronique peut également soulever
des questions au sujet de la loi sur la protection de la vie privée. Par conséquent, nous
recommandons aux membres et à leurs fournisseurs de services administratifs de rencontrer un
membre du personnel de l’ACFM avant d’envoyer des documents par voie électronique. Pour ce
faire, il suffit de communiquer avec Ken Woodard (directeur, Communications et services aux
membres), au numéro de téléphone 416 943-4602 ou à kwoodard@mfda.ca.

Lorsqu’il évalue la conformité d’un membre avec les exigences réglementaires, le personnel de
l’ACFM examine les éléments suivants :


• la procédure du membre visant à s’assurer de la confidentialité, de la sécurité et de
l’intégrité des renseignements sur les clients qui sont envoyés par voie électronique;
• la procédure du membre concernant l’obtention du consentement du client à recevoir des
documents par voie électronique et la forme de ce consentement;
• la procédure du membre relativement à la conservation des registres et aux pistes d’audit;
• la forme et le contenu du document électronique (ce qui exige des échantillons
d’impression d’écran) et la période pendant laquelle les clients peuvent consulter le
document en question.
DM 249031v1
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