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Paige Ward
Avocate générale, secrétaire générale et vice-présidente, Politiques
Policy
Account Statement Delivery Requirements under NI 31-103

Exigences de remise des relevés de compte en vertu du Règlement 31-103

Le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (la Norme canadienne 31-103 ailleurs qu’au Québec (le « Règlement 31‑103 ») exige que les courtiers en épargne collective remettent aux clients un relevé de compte au moins une fois par trimestre tant pour les comptes au nom d’un client que ceux au nom d’une personne interposée. Les membres ont interrogé le personnel de l’ACFM concernant l’application de l’obligation de remettre un relevé de compte trimestriel en vertu du Règlement 31-103. Plus particulièrement, ils voulaient savoir à quel moment le premier relevé de compte trimestriel devait être envoyé et quelle était la période visée. Le présent bulletin a pour objet de répondre aux demandes de clarification des membres.

1. Exigences de remise pour les comptes au nom d’un client

Les membres qui gèrent des comptes au nom d’un client envoient actuellement un relevé de compte annuel aux clients comme l’exige la Règle 5.3.1 a) i) de l’ACFM. Les membres de l’ACFM, y compris ceux qui sont aussi inscrits à titre de courtiers sur le marché dispensé, qui gèrent des comptes au nom d’un client doivent se conformer à l’exigence de remise trimestrielle prescrite par le Règlement 31-103 d’ici le 28 septembre 2011.

Étant donné que la période de transition expire le 28 septembre 2011, le premier relevé de compte aux termes de la nouvelle exigence de remise vise la période trimestrielle allant d’octobre à décembre 2011. Pour cette première période trimestrielle, les membres peuvent satisfaire à leurs obligations en matière de transmission en envoyant à leurs clients un relevé de compte de fin d’année civile 2011.

Le prochain relevé de compte trimestriel couvrira la période allant de janvier à mars 2012.

Les membres qui n’envoient pas de relevés de compte aux clients à la fin de l’année civile doivent appeler le personnel de l’ACFM pour établir des dates de remise de relevés de compte appropriées pour la première période trimestrielle.

2. Exigences de remise pour les comptes au nom d’une personne interposée

En vertu des Règles 5.3.1 a) ii) et  iii) de l’ACFM, les membres de l’ACFM doivent actuellement envoyer un relevé de compte une fois par mois pour les comptes de clients au nom d’une personne interposée lorsqu’une inscription a été effectuée au cours du mois et qu’il existe un solde en espèces ou une position-titre, et chaque trimestre lorsqu’aucune inscription n’a été effectuée dans le compte, mais qu’il existe un solde en espèces ou une position-titre à la fin du trimestre. Le personnel de l’ACFM proposera des modifications à la Règle 5.3.1 afin de se conformer aux exigences de remise du Règlement 31-103 et d’éliminer l’obligation d’envoyer un relevé mensuel pour les comptes au nom d’une personne interposée lorsqu’une inscription a été faite au cours du mois et qu’il y a un solde en espèces ou une position-titre. Dans l’intervalle, les membres de l’ACFM, y compris ceux également inscrits à titre de courtiers sur le marché dispensé, doivent continuer à se conformer aux exigences de remise de relevés de compte en vertu des Règles de l’ACFM pour les comptes au nom d’une personne interposée.

3. Transmission électronique

Nous rappelons aux membres qui souhaitent utiliser la transmission électronique pour envoyer les relevés de compte aux clients leurs obligations en vertu des Règles de l’ACFM, des lois sur valeurs mobilières applicables et des lois sur la protection de la vie privée. Il est préférable que les membres et/ou leurs fournisseurs de services administratifs rencontrent le personnel de l’ACFM avant d’envoyer des documents par voie électronique. Pour de plus amples renseignements sur la transmission électronique, les membres sont priés de consulter le Bulletin no 0474‑P Transmission électronique des relevés de compte, émis le 30 mars 2011.