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Bulletin #0519-P

Policy
Request for Comments on Revisions to Member Regulation Notice MR-0057 – The Role of Compliance and Supervision

Sollicitation de commentaires sur les révisions à l’Avis de réglementation aux membres RM no 0057 – Rôles de la conformité et de la surveillance

Personne-ressource : Paige Ward
BULLETIN No 0519–P

Avocate générale et vice-présidente, Politiques
24 février 2012
Téléphone
:
416-943-5838
Courriel
:
pward@mfda.ca

Bulletin de l’ACFM

Politique

Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société

Sollicitation de commentaires sur les révisions à l’Avis de
réglementation aux membres RM no 0057 – Rôles de la conformité et
de la surveillance

Le 30 novembre 2006, le personnel de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels
(l’ACFM), de Services de réglementation du marché inc., de la Bourse de Montréal Inc. et de
l’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières (maintenant l’Organisme canadien
de réglementation du commerce des valeurs mobilières – l’OCRCVM) a publié l’avis intitulé
Rôles de la conformité et de la surveillance (Avis de réglementation aux membres no RM-0057
de l’ACFM). Cet avis présentait les attentes des organismes d’autoréglementation (OAR) à
l’égard de la fonction de conformité chez les sociétés membres, ainsi que le rôle, les
responsabilités et l’obligation de rendre compte des sociétés membres, de leur conseil
d’administration, de leur direction, de leur service de la conformité et de leurs directeurs de la
conformité.

Le projet d’avis mis à jour qui est joint aux présentes a été révisé en réponse aux modifications
liées à la réforme de l’inscription, prévues par le Règlement 31-103 sur les obligations et
dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites
(la Norme
canadienne 31-103 ailleurs qu’au Québec) et aux modifications corrélatives apportées aux règles
de l’ACFM. L’avis révisé est destiné à assurer l’harmonisation et la conformité des
modifications liées à la réforme de l’inscription avec l’Avis de réglementation aux membres
no RM-0057 de l’ACFM.

En raison des changements apportés aux catégories d’inscription de l’OCRCVM et pour que les
membres reçoivent des conseils suffisamment précis et clairs, chaque OAR publiera séparément
l’avis révisé. Le personnel de l’ACFM et de l’OCRCVM ont cependant travaillé ensemble pour
assurer l’harmonisation des concepts et des principes des avis révisés de l’ACFM et de
l’OCRCVM.

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Les membres et autres parties intéressées sont invités à donner leurs commentaires sur l’avis de
réglementation aux membres révisé, joint au présent bulletin.

Les commentaires sur l’avis de réglementation aux membres révisé doit être transmis au plus
tard le 24 avril 2012 (60 jours à compter de la publication du présent bulletin) à :

Paige L. Ward
Avocate générale et vice-présidente, Politiques

Par la poste :
Association canadienne des courtiers de fonds mutuels

121 King Street West

Standard Life Tower
Suite
1000

Toronto (Ontario) M5H 3T9

Par courriel :
pward@mfda.ca

Par télécopieur : 416-943-1218

DM#287577

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Personne-ressource : Paige Ward
RM-0057

Avocate générale et vice-présidente, Politiques
5 décembre 2006
Téléphone
:
416-943-5838
Courriel
:
pward@mfda.ca

Projet du 24 février 2012

AVIS DE RÉGLEMENTATION AUX MEMBRES
RÔLES DE LA CONFORMITÉ ET DE LA SURVEILLANCE

Introduction

Le 30 novembre 2006, le personnel de Services de réglementation du marché inc., de
l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (l’ACFM), de la Bourse de Montréal
Inc. et de l’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières (maintenant l’Organisme
canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières – l’OCRCVM) a publié l’avis
intitulé Rôles de la conformité et de la surveillance (Avis de réglementation aux membres
no RM-0057 de l’ACFM). Cet avis présentait les attentes des organismes d’autoréglementation
(OAR) à l’égard de la fonction de conformité chez les sociétés membres, ainsi que le rôle, les
responsabilités et l’obligation de rendre compte des sociétés membres, de leur conseil
d’administration, de leur direction, de leur service de la conformité et de leurs directeurs de la
conformité.1

La présente mise à jour de l’avis est publiée en réponse aux modifications liées à la réforme de
l’inscription prévues par le Règlement-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les
obligations continues des personnes inscrites
(la norme canadienne 31-103 ailleurs qu’au
Québec) et aux modifications corrélatives apportées aux règles de l’ACFM. Les modifications
liées à la réforme de l’inscription du Règlement 31-103 ont entre autre ajouté de nouvelles
catégories d’inscription, des modifications aux définitions des activités susceptibles
d’inscription, des mises à jour sur les fonctions liées à la conformité et des mises à jour sur les
rôles et les responsabilités des surveillants. Le présent avis révisé a pour but d’assurer
l’harmonisation et la conformité des explications fournies au moyen des modifications liées à la
réforme de l’inscription avec l’avis conjoint antérieur des OAR sur les rôles de la conformité et
de la surveillance.

En raison des modifications apportées aux catégories d’inscription de l’OCRCVM et pour que
les sociétés membres de l’ACFM et de l’OCRCVM reçoivent des conseils suffisamment précis
et clairs, chaque OAR publie séparément l’avis révisé. Le personnel de l’ACFM a cependant

1 Le
1er juin 2008, Services de réglementation du marché inc. a fusionné avec l’Association canadienne des
courtiers en valeurs mobilières pour former l’Organisme canadien de réglementation de commerce des valeurs
mobilières.
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travaillé avec celui de l’OCRCVM au cours des révisions apportées au présent avis afin d’assurer
l’harmonisation des concepts et des principes.

Responsabilité en matière de conformité

Il incombe à chaque personne physique qui agit pour le compte d’une société de développer une
solide culture de conformité, axée non seulement la conformité aux exigences de l’ACFM et des
lois applicables, mais qui met également l’accent sur l’importance de l’intégrité personnelle et la
nécessité de toujours traiter avec les clients de bonne foi, avec honnêteté et loyauté. À cette fin et
comme le mentionne l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, la présence d’une
personne désignée responsable (PDR), d’un chef de la conformité, d’un service de la conformité
et d’autres membres du personnel ayant des responsabilités de conformité ne soustrait personne à
l’obligation de prendre des mesures concernant les problèmes de conformité ou de les
transmettre à un niveau hiérarchique supérieur. Tous au sein du membre doivent comprendre les
normes de conduite associées à leur rôle, notamment le conseil d’administration (ou
l’équivalent), les employés et les mandataires, qu’ils soient ou non inscrits. De plus, la
conformité ne doit pas être considérée comme une activité distincte du service de la conformité,
mais comme une partie intégrante des activités commerciales générales du membre. À ce titre, il
appartient à la PDR, au chef de la conformité, au conseil d’administration, à la direction et aux
surveillants de tenir compte des conseils que leur donnent les personnes qui assument une
fonction de conformité et de les mettre en application. Le service de la conformité a pour rôle de
définir les activités du membre en matière de conformité avec la réglementation et d’évaluer, de
communiquer, et de surveiller la conformité, de suivre et de faire rapport de ces activités et d’en
référer à un supérieur à ce sujet.

Les professionnels de la conformité du secteur jouent un rôle important dans le régime de
réglementation des valeurs mobilières. Les OAR et les professionnels de la conformité ont pour
objectif commun de promouvoir la conformité de leurs sociétés membres et de définir des
normes élevées dans le secteur. Pour atteindre cet objectif, les OAR doivent communiquer
clairement leurs attentes à l’égard des membres, y compris leur conseil d’administration (ou
l’équivalent), la PDR, le chef de la conformité, la direction, les surveillants et les autres
personnes physiques au sein du membre. Le présent avis a pour objet de porter à la connaissance
des membres les attentes des OAR à l’égard de la fonction de conformité chez les membres, ainsi
que le rôle, les responsabilités et l’obligation de rendre des personnes mentionnées
précédemment.

Dans le passé, l’ACFM a publié des avis et des bulletins traitant de nombreux sujets décrits plus
loin. De plus, des Règles et des Principes directeurs de l’ACFM abordent spécifiquement les
responsabilités en matière de surveillance et de conformité. Le présent avis devrait être lu de
concert avec ces textes réglementaires.

Distinction entre les rôles de surveillance et de conformité

Les services de la conformité et les directeurs de la conformité, bien qu’ils assument des
fonctions semblables dans toutes les sociétés membres, sont investis de responsabilités adaptées
à la taille, aux ressources et aux besoins commerciaux du membre. Dans certains cas, ils ont pour
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seule responsabilité de remplir la fonction de conformité, alors que dans d’autres cas, ils peuvent
aussi jouer un rôle de surveillance.

Comparativement au rôle de conformité, une personne qui assume un rôle de surveillance est
responsable de la gestion quotidienne des activités d’autres personnes approuvées du membre et
est investie de l’autorité nécessaire à cette fin, de façon à assurer leur conformité aux exigences
de l’ACFM et des autres lois applicables.

Un surveillant doit avoir l’autorité suffisante pour prendre rapidement des mesures correctives
efficaces lorsque l’activité d’un compte ou autre sujet qu’il doit surveiller excède ou semble
excéder les limites de la conduite, les principes d’équité dans le commerce ou les saines
pratiques commerciales, ou encore contrevient aux obligations de l’ACFM ou des autres lois
applicables.

La différence entre les rôles de surveillance et de conformité réside dans la personne investie de
l’autorité de régler les problèmes une fois qu’ils ont été relevés. Si un directeur de la conformité
a l’autorité voulue pour régler les problèmes lui-même, il exerce également une fonction de
surveillance; si son autorité et sa capacité de régler les problèmes sont limités à les référer à un
surveillant, il exerce alors une fonction de conformité.

Pour déterminer si une personne exerce ou non une fonction de surveillance, l’ACFM examine
les responsabilités de cette personne, l’autorité qui lui est conférée et les fonctions qu’elle
remplit pour le membre, pas seulement son titre. Même si l’ACFM examine les documents qui
décrivent les responsabilités et l’autorité conférées à une personne, le personnel vérifie aussi si
ces attributions se reflètent dans les activités quotidiennes de la société. Autrement dit, le test
comporte deux volets : les documents à l’appui et la pratique.

Les surveillants ne doivent pas considérer que l’exercice de fonctions de surveillance par
d’autres les libèrent de leur responsabilité de surveiller les activités commerciales du membre.
Par exemple, comme l’indique le Principe directeur no 2 de l’ACFM intitulé Normes minimales
de surveillance des comptes
(le principe directeur no 2), les tâches et les procédures, mais non la
responsabilité, peuvent être déléguées à une personne ayant les connaissances et les compétences
pertinentes. Les personnes auxquelles des tâches sont déléguées doivent avoir les qualités
requises et la compétence voulue pour exécuter les tâches et elles doivent de plus être averties
par écrit de ces tâches. Les surveillants demeurent responsables de l’exécution des activités de
surveillance déléguées au personnel de la conformité et doivent effectuer un suivi et un examen
suffisants pour assurer que la personne à laquelle les fonctions ont été déléguées les exécutent
adéquatement.

Dans certains cas, le chef de la conformité peut également assumer une responsabilité de
surveillance, par exemple à titre de PDR.

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Rôle du membre, du conseil d’administration, de la direction et d’autres
personnes physiques

I. Le
membre

Le membre a la responsabilité d’établir, de mettre en œuvre, de communiquer et de maintenir des
programmes de conformité efficaces en vue d’assurer le respect des exigences de l’ACFM et de
la législation applicable. Cette responsabilité s’applique à tous les administrateurs du membre
pour ce qui est de leurs responsabilités en matière de gouvernance d’entreprise, ainsi qu’à tous
les dirigeants du membre relativement à leur domaine de responsabilité.

II.
Le conseil d’administration

Le conseil d’administration (ou l’équivalent) doit s’assurer que le membre maintient un
programme de conformité qui définit et prend en considération les risques de non-conformité
importants, et que des procédures adéquates de conformité et de surveillance sont mises en
œuvre pour gérer ces risques. Conformément à la Règle 2.5.3 de l’ACFM, le conseil
d’administration doit examiner les rapports et les recommandations du chef de la conformité et
les autres renseignements concernant les cas de non-conformité importants qui sont portés à son
attention, ou dont il prend par ailleurs connaissance, afin de déterminer les mesures nécessaires à
prendre pour remédier aux lacunes de conformité indiquées dans le rapport, et assurer
l’application de ces mesures.

III. Direction

Tous les dirigeants du membre ont la responsabilité de surveiller et de diriger les activités du
membre, ainsi que de son personnel, pour assurer la conformité aux exigences de l’ACFM et de
la législation applicable à leur domaine de responsabilité. Certains dirigeants, comme la PDR et
le chef de la conformité, ont des responsabilités précises aux termes du Règlement 31-103 et des
Règles de l’ACFM.

Les rôles et responsabilités précis de la PDR, du chef de la conformité et d’autres personnes sont
ci-après indiqués :

a)
Personne désignée responsable

Comme le mentionnent le Règlement 31-103 et la Règle 2.5.2 de l’ACFM, la PDR doit surveiller
les mesures que le membre prend pour se conformer aux exigences de l’ACFM et à la législation
en valeurs mobilières applicable et veiller à ce que les personnes physiques agissant pour son
compte s’y conforment aussi. Elle doit également promouvoir le respect des exigences de
l’ACFM et de la législation en valeurs mobilières par le membre et les personnes physiques
agissant pour son compte.

La PDR d’une société a la responsabilité de développer la culture de conformité au sein de la
société, notamment l’établissement et le maintien d’un système de conformité efficace. La PDR
est censée communiquer et renforcer en permanence l’importance de la conformité au sein de la
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société. De plus, à titre de personne désignée responsable de la conformité au sein de la société,
il incombe à la PDR de s’assurer que le service de conformité est consulté sur toutes les
questions pertinentes. Pour veiller à l’efficacité du système de conformité, la PDR est également
censée vérifier qu’il y a des procédures efficaces de référence pour en référer à un supérieur dans
tous les cas de non-conformité et que ces cas sont réglés rapidement et d’une manière efficace.

b)
Chef de la conformité

Le chef de la conformité fait partie de l’équipe de la haute direction du membre. À ce titre, il doit
établir et maintenir des politiques et des procédures pour évaluer la conformité du membre et des
personnes physiques agissant pour son compte, comme l’indiquent le Règlement 31-103 et la
Règle 2.5.3 de l’ACFM. Le chef de la conformité a la responsabilité de surveiller et d’évaluer la
conformité avec toutes les exigences de l’ACFM et avec la législation en valeurs mobilières
applicable, et doit porter à la connaissance du conseil d’administration (ou l’équivalent) les
résultats de son évaluation aussi souvent qu’il est nécessaire de le faire et au moins une fois par
année.

L’ACFM s’attend à ce que le rapport annuel du chef de la conformité au conseil indique et
analyse les questions ou les résultats importants concernant : le capital et l’assurance, les
examens et enquêtes réglementaires, les procédures disciplinaires et autres actions, les plaintes
des clients, les procédures judiciaires, l’exercice des fonctions de conformité et de surveillance
ainsi que toute autre question importante soulevée au cours de la période faisant l’objet du
rapport. Lorsqu’une question n’a pas été réglée, le rapport doit décrire les mesures qui seront
prises pour la régler.

Le chef de la conformité a pour mandat de fournir au conseil d’administration (ou l’équivalent)
l’assurance raisonnable que toutes les normes et exigences de l’ACFM et de la législation en
valeurs mobilières applicable sont respectées.

Le chef de la conformité doit porter à la connaissance de la PDR de la société, dès que possible
après en avoir eu connaissance, tous les cas importants de non-conformité, notamment ceux qui
risquent raisonnablement de causer préjudice aux clients ou aux marchés financiers, ou encore un
manquement récurrent à la non-conformité. Compte tenu de cette obligation, le chef de la
conformité doit avoir l’accès direct à la PDR et au conseil d’administration (ou l’équivalent) dont
il a besoin pour porter à leur connaissance les questions importantes qui se présentent.

Lorsqu’en plus de la PDR, le chef de la conformité fait rapport à d’autres personnes physiques au
sein du membre ou à organisme du même groupe, un tel rapport ne doit pas compromettre ni
entraver le rapport du chef de la conformité à la PDR de la façon prescrite par les Règles de
l’ACFM et de la législation en valeurs mobilières applicable.

IV. Autres
personnes

Comme il est indiqué précédemment, la conformité est la responsabilité de l’ensemble de la
société. En conséquence, tous au sein de la société devraient comprendre les normes de conduite
applicables à leur rôle. Plus particulièrement :
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a)
Directeurs de la conformité

Même si les directeurs de la conformité ne sont généralement pas des personnes inscrites auprès
des commissions des valeurs mobilières, ils ont certaines responsabilités d’un chef de la
conformité dans l’exécution de leur fonction. Ces responsabilités s’ajoutent aux autres
responsabilités qu’un directeur de la conformité peut avoir en raison des autres fonctions qu’il
exerce (par ex., conformément aux Règles de l’ACFM, un directeur de la conformité exerce des
fonctions de surveillance en plus de celles de conformité).

Il appartient aux directeurs de la conformité de surveiller la conformité, mais ils ne peuvent se
contenter de relever les problèmes de conformité. Ils doivent également prendre des mesures
appropriées pour que les surveillants ou les dirigeants apportent les mesures correctives
nécessaires aux problèmes de conformité relevés. Les directeurs de la conformité doivent donc,
après avoir communiqué le résultat au(x) surveillant(s) approprié(s) qui ont l’autorité voulue
pour apporter les changements nécessaires au règlement du problème de conformité, surveiller
les mesures correctives apportées. Si les surveillants omettent de régler adéquatement un
problème relevé par un directeur de la conformité, ce dernier doit en référer à un supérieur
comme il convient. Les procédures internes du membre doivent donner des renseignements
détaillés sur une telle procédure. Dans certains cas, le directeur de la conformité peut soumettre
le problème à un surveillant de plus haut niveau, alors que dans d’autres cas il peut le soumettre
au chef de la conformité qui, à son tour, doit présenter le problème à la direction ou, s’il y a lieu,
à la PDR ou au conseil d’administration. Les mesures des directeurs de la conformité et les
mesures correctives des surveillants doivent être documentées et conservées et pouvoir être
vérifiées.

b)
Autres

Toutes les autres personnes physiques au sein du membre, peu importe qu’elles soient inscrites
ou non auprès des commissions des valeurs mobilières ou qu’elles soient des personnes
autorisées par l’ACFM, doivent se conformer aux exigences de l’ACFM et de la législation
applicable, ainsi qu’aux politiques et aux procédures internes du membre, y compris son
programme de conformité.

Aux termes de l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, la présence d’une PDR et
d’un chef de la conformité, ou d’un service de conformité et/ou d’autres membres du personnel
de surveillance, ne soustrait personne au sein de la société, que cette personne soit inscrite ou
non, à l’obligation de prendre des mesures relatives à un problème de conformité ou d’en référer
à un supérieur.

Circonstances où une personne physique peut être l’objet d’une mesure de
mise en application par l’ACFM

Dans les circonstances appropriées, l’ACFM peut entamer des procédures de mise en application
relatives à un problème de conformité ou de surveillance contre un ou plusieurs des
administrateurs, dirigeants, PDR, chef de la conformité, surveillants, directeurs de la conformité
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d’un membre, ou encore contre toute autre personne ayant des responsabilités de surveillance ou
de conformité s’ils :

• enfreignent les exigences de l’ACFM et/ou de la législation en valeurs mobilières
applicable ou aident ou incitent une autre personne à commettre cette infraction; ou
• font défaut de surveiller, lorsqu’ils ont assumé une autorité de surveillance portant sur
certaines activités commerciales ou situations ou qu’une telle autorité leur a été déléguée
et, qu’en conséquence, ils ont la responsabilité ou la capacité d’influer, ou l’autorité pour
le faire, sur la conduite d’une personne physique, au sein de la société, dont le
comportement pose problème.

En plus des circonstances générales qui précèdent, l’ACVM peut entamer des procédures de
mise en application contre un directeur de la conformité si celui-ci :

• contrairement à la norme qui s’applique à un directeur de la conformité raisonnablement
compétent et diligent, fait défaut de relever les infractions aux exigences de l’ACFM
et/ou de la législation en valeurs mobilières applicable; ou
• contrairement à la norme qui s’applique à un directeur de la conformité raisonnablement
compétent et diligent et après avoir relevé l’infraction, fait défaut d’en référer
convenablement au surveillant ou au dirigeant approprié et d’en assurer le suivi. La
question de savoir si le renvoi à un supérieur et le suivi sont suffisants seront déterminés
en fonction des faits.

Dans tous les cas, la conduite de la personne physique sera jugée par rapport à celle de la
personne raisonnablement compétente et diligente qui exerce les mêmes fonctions. Comme il
s’agit d’une norme objective, ce n’est pas ce que le défendeur en soi connaissait ou a fait, mais
plutôt ce qu’il aurait dû faire ou connaître. Il lui est toujours possible de démontrer qu’il a exercé
la diligence voulue pour empêcher le préjudice subi.

Élaboration d’un programme de conformité efficace

Pour être efficace, un programme de conformité doit être raisonnablement élaboré de façon à
cerner et à maîtriser le risque de non-conformité susceptible de causer un préjudice à
l’investisseur et/ou au marché ainsi que des pertes financières et des dommages à la réputation
du membre.

Les membres ont l’obligation d’établir, de conserver et d’appliquer des politiques et des
procédures pour instaurer un système de conformité efficace qui donne l’assurance que la société
et les personnes physiques agissant pour son compte se conforment aux exigences de l’ACFM et
de la législation en valeurs mobilières applicable et qui gère le risque commercial conformément
à des pratiques commerciales prudentes. Cela comprend : affecter des ressources suffisantes,
instaurer des mesures et des systèmes qui encouragent et récompensent des comportements
appropriés et découragent ceux qui ne le sont pas, assurer que les directeurs de la conformité ont
un accès adéquat aux surveillants et à la haute direction. Un membre peut prendre de nombreuses
mesures pour promouvoir l’importance de la conformité, notamment :

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i)
favoriser une culture de la conformité en énonçant, en classant par ordre de priorité et en
communiquant clairement les objectifs en matière de conformité;
ii)
insister sur le respect de normes élevées d’éthique et de conformité dans toute
l’entreprise, la haute direction donnant l’exemple;
iii)
veiller à ce que l’exécution efficace des fonctions de conformité et de surveillance soit un
élément explicite des décisions en matière de rémunération et de promotion;
iv)
veiller à ce que les autres personnes dans la société comprennent bien le rôle de la
conformité au sein de la société, y compris les rôles que jouent la PDR, le chef de la
conformité, les directeurs de la conformité et le service de la conformité;
v)
communiquer à tous, au sein de la société, l’information relative à la conformité et à la
réglementation et insister sur les questions qui y sont liées dans le cadre de la formation.
La formation devrait notamment sensibiliser les personnes aux responsabilités de chacun
en matière de conformité, et ce, en permanence;
vi)
mettre à la disposition de tous un moyen de communiquer efficacement (de manière
confidentielle ou anonyme, s’il y a lieu) leurs préoccupations en matière de conformité,
de réglementation ou d’éthique aux directeurs de la conformité, aux surveillants, à la
haute direction, voire au conseil d’administration, sans crainte de représailles;
vii)
encourager le perfectionnement, la formation, le professionnalisme et la fidélisation des
directeurs de la conformité du membre en leur offrant une rémunération, des avantages
sociaux et une reconnaissance proportionnés à leur apport, imposer des sanctions ou
d’autres mesures correctives pour les comportements non conformes, et doter le service
de la conformité d’un personnel professionnel suffisant, qualifié, expérimenté et informé;
viii)
veiller à ce que les directeurs de la conformité aient un accès suffisant à l’information
pour leur permettre de bien s’acquitter de leurs responsabilités;
ix)
établir une relation de coopération entre les organismes de réglementation et les
membres.

Conseils à l’intention des directeurs de la conformité

Les directeurs de la conformité peuvent prendre de nombreuses mesures pour s’assurer de bien
s’acquitter de leurs responsabilités en matière réglementaire, notamment :
i)
s’assurer de bien comprendre la nature de leurs responsabilités, ce qui signifie entre
autres avoir une description de poste détaillée, énonçant clairement les voies
hiérarchiques et savoir s’ils doivent exercer un rôle de surveillance;
ii)
conserver des dossiers écrits exposant en détail les mesures prises pour corriger et
communiquer les problèmes relevés ou en référer à un supérieur, ainsi que tout document
à l’appui faisant état des mesures prises;
iii)
les avocats qui remplissent des fonctions de conformité en plus de leurs fonctions
juridiques devraient préciser aux autres personnes à quel moment ils agissent comme
conseillers juridiques et fournissent des conseils juridiques;
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iv)
les directeurs de la conformité devraient promouvoir activement les initiatives internes et
externes liées à la conformité et se tenir à la disposition du personnel du membre à des
fins de consultation sur les questions de conformité;
v)
s’assurer que les étapes du processus de conformité sont bien adaptées à la taille et à la
nature des activités commerciales du membre et qu’elles ont fait l’objet d’essais visant à
combler toute lacune de conformité;
vi)
s’assurer que les changements aux Règles/Principes directeurs, les bulletins et les avis de
l’ACFM sont examinés et intégrés rapidement et efficacement aux politiques et aux
procédures de conformité du membre, selon la nature et la taille de ses activités
commerciales;
vii)
vérifier les politiques et procédures de conformité pour assurer que les procédures
existantes correspondent toujours aux pratiques commerciales du membre et sont
conformes aux nouvelles exigences de l’ACFM ou de la législation en valeurs mobilières
applicable;
viii)
revoir périodiquement les sites Web des autorités de réglementation provinciales et de
l’ACFM, et assister autant que possible aux assemblées ou aux séminaires de l’ACFM
sur les questions d’ordre réglementaire. Cela informera à l’avance les directeurs de la
conformité des modifications réglementaires proposées ou à venir susceptibles de toucher
les directeurs de la conformité et la société membre;
ix)
établir une relation de coopération entre les organismes de réglementation et les
membres.

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