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Karen McGuinness
Vice-président principale, Réglementation des membres et conformité
Compliance
Aux fins de distribution aux personnes concernées de votre société

Priorités réglementaires de l’ACFM

Introduction

Le présent bulletin souligne les champs de compétence réglementaire de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (l’« ACFM »). Nous recommandons aux membres d’évaluer leur structure de surveillance, leurs pratiques de gestion du risque ainsi que leurs politiques et procédures dans ces domaines pour déterminer si des contrôles internes appropriés ont été mis en place.

Les champs de compétence réglementaire comprennent les suivants :

  1. Titres dispensés
  2. Activités professionnelles extérieures
  3. Demandes de renseignements de la part des surveillants et concernant les opérations
  4. Effet de levier ou endettement
  5. Programmes d’examen des succursales
  6. Formulaires signés en blanc et modification des documents
  7. Traitement des plaintes
  8. Questions concernant les personnes âgées

1. Titres dispensés

Avant d’offrir des titres dispensés aux clients, les membres doivent avoir des contrôles internes ainsi que des politiques et procédures appropriées concernant la vente de ces produits.

Les sujets suivants font partie des éléments que les membres doivent examiner avant d’offrir des titres dispensés à des clients :

Entreprise du membre

La Règle 1.1.1 (Structure de l’entreprise – Membres) de l’ACFM exige qu’une entreprise reliée aux valeurs mobilières soit exploitée pour le compte du membre et par l’entremise de ses services. Il est interdit aux membres et aux personnes autorisées de négocier des titres dispensés ou de donner des conseils sur ceux-ci par l’entremise d’une autre entité, directement ou indirectement, au moyen d’une entente d’indication de clients.

Contrôle préalable /approbation des produits

Certains titres dispensés, comme les fonds de couverture, les sociétés en commandite, les billets et débentures de sociétés fermées, peuvent employer des stratégies plus risquées que celles des fonds communs de placement ordinaires et comprendre des restrictions sur les liquidités. Ces titres ne sont pas offerts aux termes d’un prospectus et ne sont pas réglementés de la même manière que les fonds communs de placement. Compte tenu de ces risques, il est important d’effectuer un contrôle préalable raisonnable avant d’approuver ces titres aux fins de vente. L’Avis APA-0048, Connaissance du produit, du personnel de l’ACFM contient d’autres notes d’orientation au sujet des obligations des membres et des personnes autorisées en ce qui a trait au processus de contrôle préalable.

Conformité avec les conditions de la dispense

Avant de vendre un titre dispensé, les membres doivent connaître la dispense précise prévue dans les lois sur les valeurs mobilières, qui est invoquée pour vendre le titre et avoir un processus qui permet de vérifier que les conditions de la dispense ont été respectées. Les membres sont tenus de voir à ce que les placements soient faits conformément aux conditions de la dispense applicable et ne pas se fier à l’émetteur à cet égard. Relativement à la dispense pour investisseur qualifié, la plupart des formulaires de renseignements « Connaître son client » des membres ne contiennent pas de champ pour y inscrire les « actifs financiers ». Les membres et les personnes autorisées qui utilisent le critère d’actif financier net pour satisfaire la dispense doivent obtenir et conserver les renseignements pertinents qui leur permettent d’attester que les conditions de la dispense ont été respectées.

Convenance des placements et surveillance des comptes

Les membres et les personnes autorisées doivent s’assurer que les titres dispensés vendus conviennent au client et correspondent à ses objectifs de placement et aux renseignements « Connaître son client » en dossier. Même si un client remplit les conditions de la dispense, les membres et les personnes autorisées doivent quand même vérifier si l’opération est appropriée. Les membres doivent être particulièrement conscients des préoccupations possibles au niveau de la convenance des placements lorsqu’ils recommandent certains titres dispensés aux personnes âgées et autres investisseurs qui ont besoin de tirer un revenu de leurs placements. Les membres devraient évaluer le risque que certains titres dispensés, comme les sociétés en commandite ou les actions et débentures de sociétés fermées, ne versent pas d’intérêt, de dividendes ou de distributions, et ces placements ne doivent pas être assimilés à d’autres types de placements comme les certificats de placement garanti.

2. Activités professionnelles extérieures

Par « activités professionnelles extérieures », on entend toute activité exercée par une personne autorisée autre que les activités qu’elle réalise au nom de la société membre de l’ACFM pour laquelle elle travaille. L’Avis APA-0040, Activités professionnelles extérieures, du personnel de l’ACFM clarifie les obligations du membre et des personnes autorisées concernant les activités professionnelles extérieures et les questions que le membre devrait examiner avant d’approuver ces activités.

Les membres doivent être particulièrement attentifs aux activités professionnelles extérieures qui présentent un conflit d’intérêts ou qui placent une personne en position d’autorité par rapport aux clients, actuels ou éventuels.

Les membres sont aussi censés prendre des mesures raisonnables pour déceler les activités professionnelles extérieures non autorisées. Les mesures de détection visant à relever les activités professionnelles extérieures non autorisées peuvent être intégrées aux processus de surveillance actuels du membre. Voici des exemples de mesures de détection et de prévention :

Approbation de la publicité et des outils de commercialisation

Lorsqu’ils approuvent les documents de publicité et de commercialisation, les membres devraient porter attention aux mentions d’activités qu’ils n’ont pas approuvées.

Approbation et examen des sites Web

Les sites Web des personnes autorisées peuvent contenir des renseignements sur des activités qui n’ont pas été divulguées ou qui ont été modifiées après avoir été approuvées. Ceux qui font mention de l’entreprise du membre doivent être approuvés par le membre et devraient aussi être passés en revue périodiquement dans le cadre de son processus d’examen des succursales conformément au Principe directeur no 5, Exigences en matière d’examen des succursales de l’ACFM.

Approbation des noms commerciaux

Dans le cadre du processus d’approbation, les membres devraient demander aux personnes autorisées de divulguer toutes les activités qu’elles exercent sous un nom commercial.

Examen des succursales

Dans le cadre du processus de planification de l’examen d’une succursale, le personnel chargé de l’examen devrait s’intéresser aux activités professionnelles extérieures approuvées des personnes autorisées de la succursale ou sous-succursale en question. En exécutant les procédures d’examen de succursale, le personnel chargé de l’examen devrait être vigilant à toute activité professionnelle extérieure non divulguée.

Examen des opérations et analyse tendancielle

Lorsqu’ils examinent les opérations ou effectuent une analyse tendancielle conformément au Principe directeur no 2, Normes minimales de surveillance des comptes, les membres devraient surveiller les nombreux rachats ou les diminutions importantes des commissions ou des actifs sous gestion, qui peuvent laisser entendre qu’une activité est exercée à l’extérieur du membre.

Vérification diligente au moment du recrutement

Les questions concernant les activités professionnelles extérieures devraient faire partie du processus de vérification diligente lorsque de nouvelles personnes autorisées sont embauchées.

Questionnaires annuels

Compte tenu du risque que présentent les activités professionnelles extérieures non autorisées, les membres devraient, comme pratique exemplaire, envoyer des questionnaires annuels à leurs personnes autorisées pour confirmer que toutes les activités professionnelles extérieures ou toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts avec des clients actuels ou éventuels ont été divulguées. Les questionnaires devraient également demander si des changements sont survenus dans les activités professionnelles extérieures déjà approuvées pour que le membre puisse déterminer si son approbation est toujours appropriée.

3. Demandes de renseignements de la part des surveillants et concernant les opérations

Tous les membres sont tenus d’avoir une structure de surveillance qui est conforme aux normes du secteur pour surveiller les comptes. Cette structure devrait inclure des politiques et procédures concernant la conduite d’enquêtes par les surveillants ainsi que le suivi et le règlement de ces enquêtes.

Un processus efficace de demande de renseignements de la part des surveillants et concernant les opérations devrait comprendre les éléments suivants :

  • des lignes directrices indiquant au personnel de surveillance à quel moment mener une enquête;
  • un processus normalisé permettant d’enregistrer les demandes de renseignements dans un format facilement accessible;
  • des contrôles et procédures visant à faire le suivi des demandes de renseignements en suspens;
  • des lignes directrices concernant les délais acceptables du règlement des demandes de renseignements faites par les surveillants et concernant les opérations;
  • une procédure d’intervention et des mesures disciplinaires relativement aux problèmes non résolus ou récurrents.

4. Effet de levier ou endettement

Les membres devraient adopter des politiques et procédures concernant leurs obligations en matière de convenance de l’effet de levier, y compris les critères d’évaluation de la convenance d’un emprunt par un client et une description des circonstances dans laquelle la recommandation d’un prêt conviendrait au client. Le Guide de surveillance de l’effet de levier de l’ACFM contient des orientations et des pratiques exemplaires pour aider les membres à élaborer un processus de surveillance de l’effet de levier.

Le 22 février 2013, les modifications à la Règle 2.2.1 (« Connaissance du client ») et au Principe directeur no 2 de l’ACFM sont entrées en vigueur. Les modifications à la Règle 2.2.1 stipulent clairement que l’obligation qui incombe aux membres et aux personnes autorisées de veiller à ce que l’acception d’un ordre ou les recommandations faites à l’égard du compte d’un client conviennent à celui-ci comprend la recommandation d’un emprunt aux fins de placement. La Règle 2.2.1 f) stipule que les membres et les personnes autorisées sont aussi tenus de faire preuve de diligence pour évaluer un emprunt qui a servi à faire un placement au moment d’un transfert d’actifs chez le membre et lorsque le membre ou la personne autorisée découvre que les renseignements sur le client ont changé considérablement. Les personnes autorisées sont aussi tenues d’évaluer la convenance des placements lorsqu’elles se voient confier la gestion d’un compte qui était géré par une autre personne. Les modifications au Principe directeur no 2 reflètent les exigences de la Règle 2.2.1 f) et comprennent aussi les éléments suivants :

  • des explications précisant que la convenance d’un emprunt doit être évaluée en tenant compte de la connaissance des placements, de la tolérance au risque, de l’âge, de l’horizon de placement, de la valeur nette, du revenu et des objectifs de placement du client;
  • des critères minimaux qui exigeraient un examen et une enquête dans le cadre de la surveillance des recommandations d’emprunt;
  • les types de documents que les membres doivent examiner et conserver pour faciliter la surveillance adéquate d’une stratégie d’endettement;
  • les obligations respectives de la personne autorisée et du personnel de surveillance du siège social et des succursales relativement à l’évaluation de la convenance des placements et des stratégies d’endettement;
  • des précisions indiquant que l’obligation d’examiner les opérations avec effet de levier et les recommandations d’emprunt au niveau du siège social et des succursales s’applique aux comptes autres que les régimes enregistrés d’épargne-retraite et les régimes enregistrés d’épargne-études.

5. Programme d’examen des succursales

Les membres sont responsables de l’élaboration, de la mise en place et du maintien de politiques et de procédures visant à s’assurer que leur entreprise est exploitée et gérée conformément aux Statuts, aux Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM et à la législation en valeurs mobilières applicable. Un programme d’examen des succursales efficace est une composante essentielle d’un régime de conformité conçu pour s’assurer que ces exigences réglementaires soient respectées.

Le Principe directeur no 5 de l’ACFM contient des normes concernant l’élaboration et la mise en œuvre des procédures d’examen des succursales et sous-succursales. Parmi les sujets traités, l’on trouve :

  • le cycle d’examen et les calendriers établis en fonction des risques;
  • la planification d’un examen;
  • le contenu d’un programme d’examen;
  • la communication des résultats et le règlement des constatations;
  • les normes concernant les documents;
  • la compétence des vérificateurs.

Pour obtenir d’autres notes d’orientation, les membres sont priés de consulter l’atelier sur l’examen des succursales en vertu du Principe directeur no 5, qui se trouve sur le site de l’ACFM dans la section réservée aux membres.

6. Formulaires signés en blanc et modification des documents

Les membres et les personnes autorisées doivent faire preuve d’équité, d’honnêteté et de bonne envers leurs clients et observer un code d’éthique et de conduite rigoureux dans l’exercice de leurs activités. Obtenir des formulaires signés en blanc, altérer la signature d’un client ou faire des changements ultérieurs à un formulaire sans l’autorisation du client sont des situations qui enfreignent cette obligation. Les membres doivent adopter des procédures qui permettent d’éviter et de déceler l’emploi de formulaires signés en blanc et les modifications inappropriées faites à un document. L’Avis APA-0066, Formulaires présignés, du personnel de l’ACFM contient d’autres renseignements au sujet des formulaires signés en blanc.

Lorsque l’on trouve des formulaires signés en blanc ou des irrégularités dans un document, les membres sont censés prendre des mesures appropriées pour corriger la situation. S’il existe une preuve indiquant que des formulaires signés en blanc ont été utilisés pour effectuer des opérations ou que la signature d’un client a été falsifiée, l’examen devrait inclure un avis au client par écrit ou par téléphone. Les mesures supplémentaires prises par le membre dépendront de la nature et de la gravité des circonstances de chaque cas et peuvent comprendre une vérification de tous les dossiers de client d’une personne autorisée pour savoir s’il existe d’autres formulaires signés en blanc, la surveillance accrue d’une personne autorisée, un examen plus fréquent de l’établissement visé conformément au Principe directeur no 5 ou une mesure disciplinaire comme une amende ou le congédiement.

7. Traitement des plaintes

Les membres sont responsables de maintenir des politiques et procédures qui favorisent le traitement équitable et rapide des plaintes écrites et verbales des clients. Des politiques et procédures efficaces comprennent les dispositions suivantes :

  • obtenir une déclaration de la personne autorisée concernée;
  • obtenir et examiner tous les documents pertinents, y compris les notes, la publicité et les outils de commercialisation de la personne autorisée concernée;
  • examiner les allégations de la plainte et effectuer une analyse objective;
  • fournir une réponse substantielle juste au client, qui répond aux allégations, dans la plupart des cas dans les trois mois suivant la réception de la plainte;
  • fournir au client des renseignements sur les autres démarches qu’il peut faire au sujet de la plainte.

8. Questions concernant les personnes âgées

La protection des investisseurs âgés est un domaine d’intervention et une initiative stratégique de l’ACFM. Dans le cours normal des activités de surveillance, les membres devraient examiner les questions suivantes qui touchent particulièrement les personnes âgées :

Examen et approbation du formulaire d’ouverture de compte ou de renseignements « Connaître son client »

Au moment d’approuver un formulaire d’ouverture de compte ou de renseignements « Connaître son client, le personnel de surveillance devrait évaluer le caractère raisonnable des objectifs de placement, de la tolérance au risque et de l’horizon de placement d’un client si son âge le requiert.

Examen de la convenance des placements

Lorsqu’il vérifie la convenance d’un placement, le personnel de surveillance devrait s’assurer non seulement que les placements dans le compte sont conformes aux renseignements inscrits sur le formulaire « Connaître son client », mais vérifier aussi que les objectifs de placement, la tolérance au risque et l’horizon de placement qui y figurent sont raisonnables compte tenu de l’âge du client.

Outils de commercialisation, publicité et utilisation de titres professionnels

Lorsqu’ils approuvent les outils de commercialisation et la publicité, y compris les séminaires, les membres devraient penser aux préoccupations particulières touchant les investisseurs âgés. En passant en revue le contenu des séminaires, les membres devraient déterminer si ceux-ci comprennent des produits ou des stratégies qui ne conviennent pas à certaines personnes qui assistent à ces séminaires.

Relativement aux titres professionnels, la Règle 1.2.1 d) de l’ACFM interdit d’utiliser une dénomination sociale, des titres professionnels ou une expérience professionnelle de manière à tromper ou d’une manière qui pourrait vraisemblablement tromper un client ou une autre personne au sujet de ses compétences des personnes autorisées en vertu des Règles ou d’une législation applicable. Les membres devraient connaître tous les titres et toutes les désignations utilisés par les personnes autorisées, surtout ceux qui s’adressent aux investisseurs âgés, et se demander s’ils pourraient induire en erreur les clients quant aux connaissances et compétences d’une personne autorisée.

Plaintes

Certaines personnes âgées pourraient avoir des limitations physiques qui les empêchent de formuler une plainte officielle par écrit. Les membres devraient être en mesure d’aider les clients âgés à établir un dossier de plainte verbal si ceux-ci le désirent et qu’il est clair qu’ils ont besoin d’aide. L’établissement d’un dossier de plainte permet au membre de prendre connaissance des principaux problèmes auxquels il doit répondre. Un des moyens d’établir un dossier de plainte consisterait à enregistrer la conversation avec le client, lorsque cela est possible et que le client y consent.

Procédures de surveillance particulières

Les membres devraient également envisager d’adopter des procédures précises concernant la surveillance des activités à l’égard des investisseurs âgés, qui pourraient comprendre ce qui suit :

  • déterminer, au cours du processus de vérification diligente, si le produit convient aux personnes âgées, compte tenu des préoccupations au niveau de la tolérance au risque, de l’objectif de placement, du revenu, de la valeur nette, de l’horizon de placement et des liquidités applicables aux investisseurs âgés;
  • recueillir les données démographiques des clients à la succursale ou sous-succursale au moment d’établir le cycle d’examen des succursales, le calendrier des examens et la sélection des échantillons conformément au Principe directeur no 5;
  • demander au personnel de surveillance de contacter directement les personnes âgées dans les cas graves pour s’assurer d’une bonne communication et du règlement adéquat des problèmes;
  • donner une formation supplémentaire au personnel et aux personnes autorisées du membre sur les questions particulières touchant les aînés, comme les facultés affaiblies et l’exploitation financière.

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