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Caroline Ou
Directrice, Conformité financière
Compliance
Aux fins de distribution aux personnes concernées de votre société

Ententes de partage des coûts

Au cours de l’année, le service de la conformité financière a entrepris d’examiner les ententes de partage des coûts en vigueur entre les membres et des parties liées.

Environ 95 membres ont conclu une certaine forme d’entente de partage des coûts avec des parties liées. Certains d’entre eux ont signé un contrat dans le cours normal des activités (p. ex., logiciel, paie, impression de relevés), mais d’autres ont des ententes plus larges, qui ont été analysées en détail dans le cadre de ce projet. La forme des ententes variait d’un document d’une page à une convention étendue de plusieurs pages comportant de nombreuses modalités.

Bien que la nature d’un contrat soit évidemment adaptée aux opérations et aux entités concernées, certaines notions et certains principes devraient être pris en considération au moment de la rédaction d’une entente de partage des coûts. Ainsi, l’entente devrait décrire clairement la manière dont les coûts sont imputés au membre. Le présent bulletin de l’ACFM vise à offrir des conseils aux membres concernant l’utilisation et la mise en œuvre d’une entente de partage des coûts avec des entités du même groupe ou encore non membres du groupe. La prochaine série d’inspections de la conformité comprendra une analyse plus approfondie des ententes de partage des coûts et les membres sont invités à passer en revue leurs ententes actuelles et à les mettre à jour en conséquence.

1. Impartition

Les ententes de partage des coûts avec des membres du même groupe sont une forme d’impartition de services à une autre partie. Conformément à la Règle 1.1.3 de l’ACFM, nous rappelons aux membres ayant recours à des fournisseurs de services externes de veiller à ce que les services externalisés respectent toutes les exigences réglementaires applicables. Les membres doivent faire preuve de soin, de compétence et de diligence dans la sélection d’un fournisseur de service pour s’assurer que celui-ci soit en mesure de rendre efficacement les services impartis. De plus, ils devraient adopter une procédure concernant la surveillance continue du rendement du fournisseur de service pour vérifier que les services sont toujours rendus de manière conforme aux exigences réglementaires applicables.

Les membres peuvent déléguer certaines tâches et fonctions à d’autres entités, mais ils demeurent responsables en dernier ressort de la conformité avec les Statuts, les Règles, les Principes directeurs et les Formulaires de l’ACFM. Cette exigence s’applique à toutes les ententes de service, qu’elles aient été conclues ou non avec une partie liée. Certaines tâches ne peuvent pas être déléguées ou confiées en sous-traitance. Par exemple, les membres doivent tenir des livres et registres appropriés pour comptabiliser leurs opérations commerciales conformément à la Règle 5.1.

2. Information présentée sur le Formulaire 1

Le Formulaire 1 est un ensemble de tableaux et d’états financiers réglementaires établis dans un format prescrit contenant l’information financière d’un membre. Le Formulaire 1 est un outil complet qui permet à l’ACFM de surveiller la situation financière de ses membres et de s’assurer que leurs processus financiers et contrôles internes respectent les Statuts, les Règles, les Principes directeurs et les Formulaires de l’ACFM. Les membres sont tenus de déposer auprès de l’ACFM des Formulaires 1 mensuels non audités et un Formulaire 1 annuel audité.

L’information qu’un membre présente sur ses Formulaires 1 mensuels et annuels doit être déclarée sur une base brute. Plus particulièrement, l’information devrait refléter les véritables activités d’exploitation et situation financière du membre avant les distributions ou les remboursements prévus dans une entente de partage des coûts. Les produits d’exploitation gagnés et les frais engagés par le membre dans le cours normal des activités doivent initialement être indiqués sur le Formulaire 1. Les frais comprennent notamment ce qui suit :

  • les salaires;
  • le loyer;
  • les honoraires d’audit et de comptabilité;
  • les honoraires d’avocat;
  • les droits de l’ACFM;
  • les droits de la Corporation de protection des investisseurs de l’ACFM;
  • la police d’assurance des institutions financières;
  • le système de post-marché;
  • les frais bancaires;
  • les fournitures de bureau.

Toute distribution de produits d’exploitation ou tout remboursement de frais aux termes d’une convention conclue avec une autre entité doivent être comptabilisés de manière distincte de l’opération initiale et non en remplacement de celle-ci.

3. Modalités liées aux opérations

Les services couverts par une entente devraient être décrits dans celle-ci avec, dans la mesure du possible, le calcul détaillé du montant de l’échange. Les modalités du règlement devraient également être précisées (p. ex., si elles sont mensuelles, semestrielles ou annuelles). Si un solde net doit être réglé entre deux entités, cette intention devrait être énoncée dans l’entente. De plus, les conditions concernant le règlement sur une base nette conformément aux Normes internationales d’information financière (IFRS) doivent être remplies. Selon la norme comptable internationale 32, Instruments financiers : Présentation :

  1. Un actif financier et un passif financier doivent être compensés et le solde net doit être présenté au bilan si et seulement si une entité :
    1. a actuellement un droit juridiquement exécutoire de compenser les montants comptabilisés ; et
    2. a l’intention soit de régler le montant net, soit de réaliser l’actif et de régler le passif simultanément.

4. Modalités juridiques

Les contrats et les conventions devraient être signés par des personnes ayant le pouvoir de lier légalement les entités, et les conditions de renouvellement ou de résiliation devraient être énoncées dans ceux-ci. Lorsqu’une entente contient de nombreuses clauses, les membres devraient connaître celles qui sont susceptibles d’annuler d’autres modalités de l’entente, particulièrement les exigences de l’ACFM. De plus, les membres faisant l’objet d’une réorganisation devraient s’interroger sur la nécessité de rédiger de nouvelles ententes suivant la nouvelle structure organisationnelle.

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