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Ken Woodard
Directeur, Communications et services aux membres
Compliance
Aux fins de distribution aux personnes concernées de votre société

Conflits d’intérêts – Activités promotionnelles

En 2018, l’ACFM a demandé à ses membres de lui fournir des renseignements sur leurs politiques et procédures concernant les articles promotionnels que leurs conseillers reçoivent et leur participation à des activités promotionnelles.

Vous trouverez ci-joint un rapport qui résume les conclusions de l’examen réalisé par le personnel de l’ACFM et qui contient d’autres notes orientations dans ce domaine.

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Conflits d’intérêts :
Activités promotionnelles

Le 5 mars 2019

INTRODUCTION

L’ACFM examine régulièrement les conflits d’intérêts et les pratiques incitatives qui peuvent influencer le comportement des conseillers et entraîner la prestation de conseils inappropriés. En 2018, l’ACFM a publié un sondage pour demander aux membres de fournir des renseignements sur leurs politiques et procédures conçues pour traiter les conflits d’intérêts lorsque leurs conseillers reçoivent des articles promotionnels ou assistent à des activités promotionnelles (collectivement les « activités promotionnelles ») qui sont payés par des organismes de placement collectif (« OPC »), ou d’autres sociétés émettrices de produits de placement ou entités avec lesquelles les membres ont conclu des ententes d’indication de clients.

Le présent rapport présente les conclusions de l’examen par le personnel de l’ACFM à ce sujet et contient des notes d’orientation à l’intention des membres.

Les membres sont priés de consulter également les documents suivants pour obtenir d’autres notes d’orientation :

  • le Règlement 81-105 sur les pratiques commerciales des organismes de placement collectif (le « Règlement 81-105 »)
  • les procédures disciplinaires 2017-2018 de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario se rapportant au Règlement 81-105[1]
  • l’Avis 33‑749 du personnel de la CVMO : Rapport sommaire annuel à l’intention des courtiers, des conseillers et des gestionnaires de fonds d’investissement (Annual Summary Report for Dealers, Advisers and Investment Fund Managers)
  • l’Avis 33-743 du personnel de la CVMO : Notes d’orientation sur les pratiques de vente, l’affectation des dépenses et autres domaines pertinents (Guidance on Sales Practices, Expense Allocation and other Relevant Areas)

RÈGLES DE L’ACFM ET RÈGLEMENTS PERTINENTS

Règle 2.1.4 de l’ACFM sur les conflits d’intérêts

La Règle 2.1.4 de l’ACFM stipule que les membres et les personnes autorisées doivent cerner et régler les conflits d’intérêts « en suivant une appréciation commerciale raisonnable qui ne peut être influencée que par l’intérêt du client ». La Règle 2.1.4 est une règle d’application générale conçue pour traiter tous les conflits qui peuvent survenir. Bien que les membres de l’ACFM vendent surtout des fonds communs de placement, la Règle 2.1.4 ne se limite pas aux activités entre membres ou personnes autorisées et OPC.

Règlement 81-105 sur les pratiques de vente des organismes de placement collectif

L’article 5.6 du Règlement 81-105 permet aux OPC d’offrir aux conseillers des avantages non pécuniaires de nature promotionnelle et de valeur modique et de s’engager dans des activités promotionnelles de sorte que les conseillers reçoivent un avantage non pécuniaire. Toutefois, les avantages non pécuniaires ne doivent pas exercer une influence indue sur les conseils en placement que le conseiller donne à ses clients.

REMARQUES GÉNÉRALES

Bien que la majorité des membres de l’ACFM aient déclaré qu’ils ont des politiques et procédures qui traitent des activités promotionnelles, plusieurs de celles qui ont été soumises étaient incomplètes ou doivent être améliorées. Par exemple, ces politiques et procédures :

  • ne traitaient que des pratiques de commercialisation coopératives avec les OPC sans mentionner les activités promotionnelles;
  • contenaient des lignes directrices sur les articles promotionnels sans rien mentionner au sujet des activités promotionnelles;
  • répétaient le texte de l’article 5.6 du Règlement 81‑105 sans ajouter d’autres renseignements ou de conseils à l’intention des conseillers;
  • se limitaient aux activités promotionnelles avec les OPC lorsque le membre offrait d’autres types de placements ou avait des ententes d’indication de clients avec d’autres entités lorsque les mêmes types de conflits d’intérêts pouvaient se produire.

Les membres ont aussi adapté leurs politiques pour qu’elles cadrent avec leur modèle d’affaires. Ainsi, certains membres ont des politiques qui s’appliquent à toutes les entités au sein de leur groupe. Le personnel de l’ACFM ne s’attend pas à ce que chaque membre mette en œuvre des politiques et procédures identiques, mais plutôt qu’il prenne en considération les notes d’orientation contenues dans le présent rapport et les applique de manière raisonnable en tenant compte de son modèle d’affaires.

Articles promotionnels

Les politiques des membres étaient variées quant au niveau de détail et aux critères des activités acceptables. Bien que certains membres aient des politiques étendues, en général, celles‑ci ne sont pas suffisamment détaillées pour fournir des conseils pratiques à leurs conseillers. Ces politiques comprenaient un ou plusieurs des éléments suivants :

  • une description des articles promotionnels qui n’exigent pas d’être déclarés et le montant maximum en dollars. Par exemple, les articles promotionnels ne doivent pas dépasser 20 $ chacun et comprennent les stylos, calendriers, t‑shirts, couvre-chefs, tasses à café, presse-papiers et balles de golf;
  • l’obligation de déclarer aux surveillants tous les articles promotionnels d’une valeur supérieure à celle permise (les « articles déclarables »);
  • le plafond en dollars de chaque article déclarable, le plus courant étant de 150 $ ou moins;
  • un plafond en dollars annuel total par conseiller pour toutes les activités promotionnelles (articles déclarables et activités promotionnelles), le plus courant étant de 1 000 $ par conseiller;
  • une description des articles qui ne sont pas acceptables, notamment les espèces, cartes‑cadeaux ou cadeaux qui ne sont pas de nature promotionnelle (p. ex., sans logo du fournisseur);
  • l’interdiction aux conseillers de demander des articles promotionnels.

Dans quelques cas, la politique du membre dissuadait les conseillers de recevoir des articles promotionnels. Ainsi, une politique examinée par le personnel de l’ACFM recommandait aux conseillers de refuser l’offre ou, si cela était impossible, d’en faire don à un organisme de bienfaisance (sans recevoir de reçu d’impôt). Dans d’autres cas, les membres ne permettent que l’acceptation d’articles de peu de valeur (20 $ ou moins).

Comme il est indiqué précédemment, certains membres ont fixé un plafond en dollars annuel total pour les activités promotionnelles de chaque conseiller. Nous comprenons que les OPC peuvent également avoir leurs propres limites annuelles internes pour chaque conseiller. Même lorsque les membres ont fixé une limite annuelle, si l’activité promotionnelle provenait en totalité de la même source, une personne sensée pourrait croire que la personne autorisée a été influencée indûment. Par conséquent, en sus d’une limite totale globale, les membres devraient établir des sous‑limites pour chaque OPC ou chaque organisation. De plus, bien que certains membres aient des politiques qui n’exigent pas de déclarer les articles promotionnels en dessous d’un certain montant maximum en dollars (p. ex., 20 $), un conseiller pourrait recevoir ces articles non déclarables de manière plus fréquente de sorte que cela pourrait être considéré comme un conflit d’intérêts. En pareil cas, le membre devrait envisager de déclarer ces articles et de les prendre en considération lorsqu’il détermine si le plafond a été respecté.

Activités promotionnelles

À ce sujet, les politiques des membres étaient également variées. Plusieurs d’entre elles ne traitaient que des articles promotionnels et ne tenaient pas compte des activités promotionnelles (comme les divertissements). Lorsque les membres avaient des politiques concernant spécifiquement les activités promotionnelles, ils ont appliqué les mêmes limites que celles à l’égard des articles promotionnels (p. ex., 150 $ par activité avec un plafond annuel total de 1 000 $ pour l’ensemble des activités promotionnelles).

Certaines politiques contenaient également ce qui suit :

  • une explication précisant que les plafonds comprennent également les frais d’un invité du conseiller;
  • une exigence selon laquelle les activités doivent être raisonnables, ne doivent pas être réitérées ou offertes en espérant qu’elles influenceront le comportement du conseiller;
  • l’interdiction aux conseillers de demander aux sociétés émettrices de payer pour leur participation à une activité ou de payer les frais de divertissement.

Ententes d’indication de clients et autres sociétés émettrices

En général, les politiques des membres tendaient à se conformer au Règlement 81‑105 et mentionnaient les activités promotionnelles avec les OPC. Certaines d’entre elles faisaient partie d’une politique beaucoup plus étendue et globale en matière de conflit d’intérêts. Dans ces cas, les politiques ne se limitaient pas aux activités promotionnelles avec les OPC, mais à toute organisation faisant affaire avec le membre, c’est-à-dire les organisations avec qui les membres ont conclu des ententes d’indication de clients (comme les gestionnaires de portefeuille) et les sociétés émettrices d’autres types de produits de placement (notamment celles qui émettent des titres dispensés).

Autres préoccupations relevées – Dons de bienfaisance

Le Règlement 81‑105 interdit expressément aux OPC de faire des dons de bienfaisance lorsqu’un conseiller bénéficie d’un crédit ou avantage fiscal. Toutefois, nous comprenons que les conseillers sollicitent effectivement des dons de bienfaisance auprès d’OPC même s’ils ne reçoivent aucun crédit ou avantage fiscal. De l’avis du personnel de l’ACFM, ces dons, compte tenu de leur importance et de leur nature, peuvent créer un conflit d’intérêts. Certains membres ont fourni des politiques et procédures traitant des dons de bienfaisance, en précisant que les conseillers ne doivent pas accepter de dons pour les organismes de bienfaisance auxquels ils sont associés, à moins que le montant de ces dons ne soit modique.

Bien que nous appuyions les efforts philanthropiques des conseillers, il pourrait y avoir un conflit d’intérêts si ces efforts sont perçus comme comportant une contrepartie. Autrement dit, les circonstances pourraient faire en sorte que l’OPC se sente tenu de faire un don afin de conserver les relations d’affaires ou d’en obtenir et/ou les conseillers pourraient être indûment influencés dans la prestation de conseils en placement à leurs clients. Le fait d’obtenir des dons de bienfaisance peut également conférer des avantages non pécuniaires au conseiller, telles une meilleure image publique ou la capacité d’attirer de nouveaux clients. Par exemple, il est arrivé qu’un conseiller ait fait l’objet d’une publicité par suite d’un don de bienfaisance versé par un OPC.

Les conflits d’intérêts éventuels doivent donc être pris en considération tant par les conseillers que par les membres. Les membres devraient être au courant des dons de bienfaisance qui sont faits, exiger qu’ils soient déclarés et les contrôler comme ils le font pour les activités promotionnelles. En plus de l’importance du don, les membres devraient également prendre en considération l’historique et la taille de l’organisme de bienfaisance, les liens avec le conseiller, déterminer s’il s’agit d’un don direct à l’organisme de bienfaisance ou d’un paiement ou d’un cadeau dans le cadre d’une activité qui est organisée dans le but de recueillir des fonds pour cet organisme, et la manière dont le don est présenté à l’organisme.

Déclarations, tenue des registres et surveillance

Afin de faciliter la surveillance des conflits, les membres doivent avoir des politiques et procédures concernant le maintien de registres des activités promotionnelles auxquelles ses conseillers participent. Nous reconnaissons qu’il pourrait être difficile pour les membres d’obtenir cette information, car les OPC et autres organismes font souvent affaire directement avec les conseillers. Pour résoudre ce problème, les politiques de certains membres exigent que les conseillers déclarent les articles promotionnels qu’ils reçoivent et qui dépassent le plafond en dollars prescrit ou les activités promotionnelles auxquelles ils assistent. Certaines politiques exigent que les conseillers informent une personne désignée (comme le directeur de succursale ou le chef de la conformité) de leurs activités promotionnelles et que l’information soit consignée dans un registre, tandis que d’autres prévoient une déclaration périodique (questionnaire ou attestation). De plus, nous comprenons que certains membres ont également demandé aux OPC de leur fournir de l’information sur les activités promotionnelles avec leurs conseillers. Ces registres peuvent également être utilisés pour comparer l’information fournie par les conseillers pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité.

Les membres devraient surveiller cette information périodiquement pour éviter ou relever les cas de non‑conformité. Lorsqu’un conseiller est sur le point d’enfreindre la politique, le membre devrait l’informer des mesures à prendre pour éviter que cela se produise. Ainsi, lorsqu’un conseiller a presque atteint le plafond annuel, le membre peut restreindre les activités promotionnelles futures. Lorsque la politique n’a pas été respectée, les membres devraient prendre une mesure appropriée compte tenu des circonstances. Cela pourrait se traduire par une interdiction au conseiller de participer aux activités promotionnelles futures ou par l’imposition d’une autre mesure disciplinaire.

BONNES PRATIQUES ET RECOMMANDATIONS

Les politiques et procédures devraient comprendre ce qui suit :

  • Activités promotionnelles :
    • une description (y compris un plafond en dollars) des activités et articles promotionnels de peu de valeur qu’il n’est pas nécessaire de déclarer;
    • un plafond en dollars pour chaque article promotionnel et chaque activité promotionnelle déclarables;
    • un plafond en dollars annuel total et des sous‑limites par OPC ou par organisation pour chaque conseiller pour toutes les activités promotionnelles;
    • une description des activités promotionnelles qui ne sont pas acceptables en raison de leur valeur ou de leur nature.
  • Déclarations, tenue des registres et surveillance :
    • obligation pour les conseillers de déclarer tous les articles promotionnels et toutes les activités promotionnelles déclarables;
    • clarification de toute situation qui exige une approbation préalable;
    • description de la manière dont les activités doivent être déclarées (p. ex., par écrit à un surveillant désigné ou enregistré dans un dossier centralisé);
    • fréquence des déclarations (p. ex., chaque fois ou périodiquement);
    • renseignements devant être fournis :
      • qui est le donateur et qui est le bénéficiaire;
      • la nature de l’article ou de l’activité;
      • la valeur de l’article ou de l’activité;
      • renseignements supplémentaires pour les dons de bienfaisance :
        • le nom de l’organisme de bienfaisance;
        • la relation entre l’organisme de bienfaisance et le conseiller;
        • s’il s’agit d’un don direct à l’organisme de bienfaisance ou d’un don dans le cadre d’une activité qui est organisée dans le but de recueillir des fonds pour cet organisme;
        • si le conseiller fera l’objet d’une reconnaissance publique par suite du don.
  • Surveillance :
    • examen périodique de l’information pour déterminer la conformité avec les politiques du membre;
    • procédures et mesures appropriées pour éviter les situations de non-conformité et traiter les infractions.

CONCLUSION

Nous encourageons les membres à examiner les bonnes pratiques et recommandations contenues dans le présent rapport, à mettre à jour leurs politiques et procédures et à donner une formation à leur personnel s’il y a lieu.

Les plafonds indiqués dans le présent rapport proviennent des politiques soumises par les membres. Les membres pourraient devoir obtenir des registres concernant les activités promotionnelles de leurs conseillers afin d’établir des plafonds raisonnables. L’ACFM pourrait demander ultérieurement d’autres renseignements aux membres ou les consulter afin de fournir d’autres orientations sur les limites raisonnables.

Les membres qui ont des questions ou aimeraient avoir des conseils pour améliorer leurs politiques et procédures sont priés de communiquer avec le directeur de la conformité de l’ACFM qui leur a été assigné pour toute assistance supplémentaire.

[1] Les ententes de règlement comprennent les suivantes (en anglais) :

  • Dans l’affaire de la Loi sur les valeurs mobilières, S.R.O. 1990, c. S.5, dans sa version modifiée – et – Dans l’affaire de Sentry Investissements Inc. et de Sean Driscoll – et – Dans l’affaire d’une entente de règlement entre le personnel de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario et Sentry Investissements Inc. et Sean Driscoll; 5 avril 2017
  • Dans l’affaire de Corporation Financière Mackenzie – et – Dans l’affaire d’une entente de règlement entre le personnel de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario et Corporation Financière Mackenzie; 4 avril 2018
  • Dans l’affaire de Gestion d’actifs 1832 S.E.C. – et – Dans l’affaire d’une entente de règlement entre le personnel de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario et Gestion d’actifs 1832 S.E.C.; 19 avril 2018