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Brett Konyu
Directeur, Formation des membres et services aux membres
Compliance
For Distribution to Relevant Parties within your Firm

Transferts de compte – Résumé des commentaires

Le 1er juin 2020, l’ACFM a publié, dans le cadre d’un appel à commentaires d’une durée de 90 jours, un Document de consultation sur les transferts de compte, afin de solliciter la rétroaction des parties intéressées du secteur pour définir les circonstances qui occasionnent des retards dans le transfert d’actifs et trouver des solutions qui permettraient d’améliorer le processus de transfert de comptes (voir le Bulletin n0823-P).

Soumissions reçues

L’ACFM a reçu 25 soumissions de la part de ses membres et de leurs personnes autorisées, d’associations du secteur et d’organismes de placement collectif (« OPC ») et a également consulté d’autres participants du secteur. Nous aimerions remercier les répondants de nous avoir fourni des commentaires judicieux et détaillés.

Dans l’ensemble, les répondants ont appuyé massivement les efforts et l’attention déployés par l’ACFM pour comprendre et améliorer ce processus. De plus, l’appel à commentaires de l’ACFM a été perçu comme une excellente occasion d’apporter des changements positifs qui simplifieraient le processus de transfert de compte et le rendraient plus efficace et, finalement, pour que les transferts puissent se faire rapidement, sans frustration ni incidence défavorable pour les clients.

L’ACFM reconnaît les difficultés associées aux transferts de compte, surtout lorsqu’ils concernent des membres de l’ACFM et des institutions tierces. Étant donné que l’ACFM ne réglemente que ses membres et leurs conseillers, l’application des règles et des normes de l’ACFM en matière de transferts de compte ne règlera pas à elle seule les préoccupations soulevées par les répondants. Toutefois, nous envisagerons de prendre des mesures qui s’inscrivent dans notre mandat de réglementation et présenterons des recommandations aux autres parties intéressées sur la façon d’améliorer le processus de transfert dans le secteur des fonds communs de placement. Un résumé des commentaires reçus, des observations de l’ACFM et des prochaines étapes est présenté ci‑dessous.

Renseignements contextuels

Environ 98 % des actifs sous gestion des membres de l’ACFM sont investis dans des fonds communs de placement. Les fonds communs de placement peuvent être inscrits auprès des OPC au nom du client (« au nom du client ») ou au nom d’une personne interposée pour le compte d’un client, comme un membre de l’ACFM ou un intermédiaire (« au nom d’une personne interposée »). Environ 75 % des actifs sous gestion liés aux fonds communs de placement des membres de l’ACFM sont inscrits au nom du client.

Transferts au nom d’une personne interposée

Lorsque les transferts sont au nom d’une personne interposée, les actifs sont détenus pour le compte du client au nom de la personne interposée. Les demandes de transfert sont émises par un « courtier cessionnaire ». Celui-ci il envoie la demande de transfert directement à l’institution cédante qui détient les actifs du client. L’institution cédante peut être un autre courtier (un « courtier cédant ») ou une institution financière. Dans le cas de fonds communs de placement, à la réception de la demande de transfert, le courtier cédant permet que les actifs liés aux fonds communs de placement soient inscrits au nom d’une personne interposée du courtier cessionnaire pour les transferts en nature ou en espèces et envoie à ce dernier le produit de rachat.

Transferts au nom du client

Lorsque les actifs liés aux fonds communs de placement sont enregistrés au nom du client, il n’y a pas de « courtier cédant ». À la place, étant donné que les fonds communs de placement sont inscrits aux livres des OPC et détenus directement au nom du client, toutes les demandes de transfert doivent être envoyées à l’OPC concerné. Pour les transferts en nature, les instructions signées par le client sont envoyées à l’OPC pour lui demander de modifier les codes de courtier et de représentant dans ses registres. Quant aux transferts en espèces, l’OPC envoie le produit de rachat au courtier cessionnaire ou à un autre OPC. Le courtier qui perd le compte du client n’est pas partie au processus de transfert et, en général, il prend connaissance du transfert après son exécution.

Cette description des transferts au nom d’une personne interposée et au nom du client est une explication simplifiée du processus de transfert. En fait, celui‑ci peut être beaucoup plus compliqué, car il comporte d’autres types de produits de placement, d’autres institutions financières, diverses exigences selon les types de comptes ainsi que des transferts au nom du client à des transferts au nom d’une personne interposée.

Résumé des commentaires

Le texte qui suit est un résumé des commentaires reçus et des observations de l’ACFM.

Réponses à des questions précises

  1. Quels problèmes précis avez-vous rencontrés relativement aux transferts de compte ? Veuillez préciser si les situations vécues se rapportent aux transferts avec des membres ou avec des intermédiaires financiers tiers (p. ex., organismes de placement collectif ou sociétés de fiducie).

Les répondants ont expliqué les divers problèmes qu’ils rencontrent concernant les transferts de compte, qui sont énumérés ci-dessous accompagnés d’observations.

                    i.         Procédé manuel

De nombreux répondants ont fait remarquer que les procédés manuels sont l’une des principales causes des retards dans les transferts. À cet égard, on a mentionné qu’il n’y a pas de mécanisme de transfert électronique d’usage courant qui permet aux institutions cédantes et cessionnaires d’échanger des communications sur le transfert des actifs (dont les formulaires de transfert, l’appariement de la réception et de l’envoi des actifs et les paiements en espèces). Le procédé manuel entraîne donc des retards, car il exige que les membres et les OPC se transmettent des documents papier par télécopieur ou par la poste, qui peuvent se perdre ou ne pas être reçus à temps. Les procédés manuels entraînent souvent de nombreuses situations où les documents ne sont pas en règle (« NIGO ») et l’institution cédante peut alors exiger de nouveaux documents ou des documents modifiés contenant l’autorisation du client. Selon un répondant, 45 % des opérations sur papier sont NIGO. D’autres participants ont fait remarquer que lorsque les transferts sont NIGO ou sans inscription aux livres, ils peuvent exiger l’échange de documents papier et peut-être des documents supplémentaires, telles une lettre d’instructions et une procuration.

Compte tenu de ce qui précède, les répondants sont également en faveur d’un mécanisme électronique normalisé pour traiter les transferts de compte au nom du client. Il pourrait s’agir d’une nouvelle solution électronique ou de l’amélioration du système actuel de Fundserv. Un membre a précisé que, même si un système électronique n’est pas envisageable à court terme pour certains membres de l’ACFM, le mécanisme électronique doit constituer la base d’une solution à long terme.

D’autre part, quelques intervenants étaient d’avis que la solution électronique devrait être laissée à la discrétion des courtiers, car certains d’entre eux pourraient avoir peu de ressources ou d’expérience et rencontrer des problèmes financiers, opérationnels ou administratifs dans la mise en œuvre d’un traitement électronique. S’il n’y a pas de solution électronique précise obligatoire, les répondants favoriseraient une exigence générale d’automatisation et l’adoption d’une règle qui établit essentiellement les délais de transfert et qui permet aux courtiers cédants de se fier aux instructions électroniques reçues des courtiers cessionnaires, tout en indemnisant les courtiers cédants en cas de réclamations, de pertes, de dommages, de responsabilités ou de frais parce qu’ils ont utilisé des communications non autorisées, inexactes ou incomplètes. Ce dernier point pourrait alléger l’obligation que des formulaires de transfert papier soient transmis entre courtiers. Toutefois, cette règle se limiterait dans son application aux institutions cédantes qui sont membres de l’ACFM, car souvent le compte est établi au nom du client et les instructions de demande de transfert doivent être envoyées directement à l’OPC ou à d’autres sociétés qui ne sont pas membres de l’ACFM.

En outre, de nombreux répondants se sont dits préoccupés par le fait que des chèques sont encore envoyés par la poste, ce qui n’est pas un bon moyen de faciliter les transferts de fonds. De plus, le contexte de la Covid‑19 a démontré que le traitement de documents et de chèques à distance causait des problèmes et étirait un processus déjà long. Ils ont fortement recommandé de délaisser la livraison matérielle des chèques et d’effectuer les virements de fonds électroniques entre institutions.

                  ii.         Transferts NIGO

Des intervenants se sont dits insatisfaits de l’incohérence dans le traitement des transferts parce qu’ils sont NIGO. Bien qu’il puisse en avoir tant à l’égard des comptes au nom d’une personne interposée que des comptes au nom du client, les transferts NIGO se rapportent principalement aux formulaires soumis sur papier et à l’absence d’uniformité entre les divers formulaires de transfert utilisés par les entités du secteur. Cette situation provoque des erreurs dans la façon dont les membres cessionnaires remplissent les formulaires et le grand nombre de refus par les institutions cédantes. Plus précisément, on a fait remarquer qu’il arrive souvent que les demandes de transfert soient refusées pour toutes sortes de motifs, notamment les suivantes : des éléments négligeables sur les formulaires sont illisibles ou manquants, le type de régime est erroné, les chiffres de contrôle bancaire requis pour les virements électroniques ATON n’ont pas été fournis, les renseignements sur le transfert partiel ou total et en espèces ou en nature n’ont pas été indiqués sur le formulaire, une signature manuscrite est exigée au lieu d’une signature par télécopie ou électronique (une « signature électronique »), les clients doivent signer le formulaire de demande de transfert en personne et la difficulté à remplir les formulaires parce qu’il est impossible de lire certaines parties en petits caractères ou d’y inscrire des renseignements. Les répondants ont également fait savoir que les retards sont souvent prolongés parce que les transferts sont refusés plusieurs fois, que les demandes refusées ne sont pas transmises rapidement à l’institution cessionnaire ou que l’institution cessionnaire n’a pas été avisée que les documents de transfert étaient NIGO. Pour traiter ces demandes de transfert refusées, les représentants doivent faire de nombreux appels téléphoniques ou transmettre les demandes de transfert par télécopieur ou par la poste à plusieurs reprises sans recevoir de réponse. En dernier lieu, les institutions cédantes exigent d’obtenir de nouveau le consentement du client pour les modifications apportées à un formulaire de transfert. Un répondant a également affirmé que l’absence de visibilité du statut des transferts entre institutions entraîne un manque d’imputabilité à réaliser les transferts dans un délai raisonnable.

                iii.         Efforts de maintien de la clientèle par les institutions cédantes

Des intervenants ont mentionné que les institutions cédantes ont parfois recours à des tactiques pour conserver les comptes de clients, notamment refuser de transférer un compte tant que le client n’a pas été contacté directement ou en personne afin de respecter les exigences en matière de protection des renseignements personnels, interdire les transferts en nature, refuser plusieurs fois les transferts parce qu’ils sont NIGO au lieu d’indiquer ceux se rapportant à la demande de transfert initiale et de signaler les demandes de transfert qui n’ont pas été reçues ou envoyées à la mauvaise adresse et refuser un transfert sans une garantie de signature.

                iv.         Politiques sur les transferts et coordonnées des personnes-ressources

Comme nous l’avons mentionné, les transferts de compte visent divers membres et tiers, et le type de documents, l’endroit où les envoyer et leur mode de transmission diffèrent selon que le compte est détenu au nom du client ou au nom d’une personne interposée et le type d’institution cédante. Par conséquent, plusieurs répondants ont exprimé de la frustration et des difficultés à obtenir des renseignements exacts et fiables sur les processus de transfert de compte et les coordonnées des personnes-ressources des diverses institutions. D’autres ont déclaré qu’ils ne savent souvent pas comment envoyer les transferts (par télécopieur, par courriel, par la poste, par voie électronique), quels sont les documents requis, où envoyer les transferts (centralisés au siège social ou dans une succursale) ou avec qui communiquer pour faire le suivi des transferts. Des intervenants ont également fait savoir que le statut des transferts de comptes (à une banque ou à une société de fiducie) manque de transparence et qu’il est difficile de savoir auprès de qui faire un suivi.

On a fréquemment suggéré de publier les coordonnées d’une personne-ressource travaillant spécifiquement dans le service des transferts de l’institution concernée. Des intervenants ont proposé de créer un répertoire ou encore d’exiger que les institutions affichent clairement sur leur site Web leurs politiques sur les transferts (y compris comment et où les transferts doivent être envoyés) et les coordonnées des personnes-ressources de leur service (nom, numéro de téléphone, courriel et adresse postale pour les demandes de transfert).

                  v.         Signatures électroniques

Plusieurs personnes ont relevé des incohérences dans l’acceptation des signatures électroniques par les membres et les tiers. Bien que, dans certains cas, seuls les formulaires de transfert originaux portant la signature manuscrite du client soient acceptés, dans d’autres cas, les signatures électroniques, seules ou accompagnées d’une garantie, sont acceptées. Un autre répondant a relevé des divergences dans l’acceptation des signatures électroniques au sein de la même institution.

Dans l’ensemble, ces répondants ont dit qu’il était possible de réduire les incohérences si les signatures électroniques étaient acceptées au lieu d’exiger des signatures manuscrites dans tous les cas. De plus, quelques sociétés ont rappelé que le monde technologique dans lequel nous vivons et la pandémie actuelle démontrent la nécessité d’adopter un environnement sans papier où les solutions numériques, y compris les signatures électroniques, sont nécessaires et acceptables.

  1. Avez-vous relevé certains types de transferts de compte qui causent plus de problèmes ou qui ne sont pas effectués en temps opportun (p. ex., selon le lieu où les actifs sont détenus et leur mode de détention, enregistrement du compte, type de produit, procédure électronique par rapport à une procédure non électronique) ?
Inscription des comptes

La plupart des répondants ont indiqué que les régimes immobilisés, les REEI et les REEE prennent plus de temps à transférer en raison des documents supplémentaires à fournir ou des paiements devant être effectués avant le transfert ou calculés avant la fin de l’année (comme les comptes FERR). D’autres répondants ont spécifiquement mentionné que le transfert des régimes immobilisés peut prendre de deux à six mois et les régimes de retraite, d’un à trois mois. Certains intervenants ont recommandé que les plateformes électroniques actuelles soient améliorées pour y ajouter des champs permettant d’inscrire les renseignements supplémentaires exigés pour le transfert de certains types de comptes et pour autoriser la transmission électronique d’autres documents requis, comme les procurations et lettres d’instructions.

Types de produits

Les répondants ont également attribué les retards aux types de produits transférés. Plus précisément, l’un d’eux a souligné le fait que certains produits ne peuvent pas être transférés par l’entremise de Fundserv (CPG et certains produits d’assurance) et d’autres ont indiqué que les fonds distincts ou les placements qui se négocient moins souvent exigent des délais de transfert plus longs, car les dates d’évaluation sont moins imminentes. Un autre intervenant a déclaré que certains placements doivent demeurer au sein de l’institution cédante, car ils ne peuvent être transférés ou l’institution cessionnaire ne veut pas ou ne peut pas les détenir.

Transferts en nature

Les intervenants ont fait savoir qu’ils subissent des retards importants lorsque les actifs sont transférés en nature, car ils doivent être inscrits de nouveau auprès de l’OPC. Cela devient plus difficile lorsque les comptes au nom du client comportent de nombreuses positions sur titres, que les positions sont détenues chez plusieurs OPC ou qu’elles sont réparties entre plusieurs comptes de l’institution cessionnaire. Les répondants ont également mentionné que certains fonds ne peuvent être inscrits de nouveau qu’après la fin du mois, mais qu’ils n’en sont pas avisés par les OPC. En ce qui concerne les transferts de compte au nom d’une personne interposée, une procuration papier doit être obtenue auprès des courtiers cédants et envoyée aux OPC pour qu’ils inscrivent les actifs au nom de la nouvelle personne interposée. Les intervenants ont demandé que les positions soient plutôt transférées automatiquement par l’entremise de Fundserv.

  1. Y a-t-il des aspects de la procédure de transfert de compte qui pourraient être normalisés ou automatisés (p. ex., délais précis, traitement électronique) ?
Délais normalisés pour les transferts de compte

Certains intervenants ont déclaré qu’en général, les transferts provenant de tiers ont tendance à prendre plus de temps que ceux effectués entre les sociétés membres de l’ACFM (surtout lorsque les actifs proviennent d’institutions financières comme les banques, coopératives de crédit et sociétés de fiducie). Cependant, ils ont fortement souligné le besoin de normaliser les délais de transfert, que les membres de l’ACFM et les tiers devront respecter, lorsque la demande de transfert est reçue en bonne et due forme. Plusieurs personnes ont suggéré que, bien qu’il devrait y avoir des délais de traitement normalisés, ceux-ci pourraient varier selon le type de compte, ce qui laisserait le temps aux courtiers de communiquer avec le client avant de procéder au transfert. Néanmoins, les intervenants croient que pour réduire les délais et assurer l’uniformité des transferts de compte, l’ACFM devrait fixer des délais précis qui seraient, dans la mesure du possible, uniformes dans l’ensemble du secteur.

  1. Avez-vous des suggestions sur la manière dont les autorités de réglementation peuvent améliorer la procédure de transfert de compte ?

Compte tenu de la prévalence des comptes au nom du client, les répondants ont souligné l’importance que l’ACFM et les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (« ACVM ») coordonnent une réponse réglementaire aux initiatives sans papier et insisté sur la nécessité d’un processus automatisé économique. Ils ont également suggéré de mettre sur pied un groupe de travail du secteur qui serait chargé d’examiner les commentaires et d’élaborer une approche normalisée pour toutes les parties au processus de transfert.

Observations de l’ACFM et prochaines étapes

Nous apprécions les commentaires détaillés que nous avons reçus des divers participants du secteur, qui souhaitent trouver des solutions pour améliorer le processus de transfert de compte. Bien que l’ACFM ne puisse pas appliquer des normes à tous les participants du secteur, elle continuera de tenir des consultations et de travailler pour harmoniser le processus de transfert de comptes et le rendre plus efficace.

Dans l’ensemble, nous comprenons que le transfert de divers types de produits entraîne des retards. Toutefois, les observations de l’ACFM présentées ci‑dessous portent sur le transfert de fonds communs de placement et décrivent les autres mesures que l’ACFM peut prendre pour améliorer le processus de transfert de compte.

Bien que nous reconnaissions que divers facteurs provoquent encore des retards dans les transferts, nous comprenons que Fundserv a effectué récemment des modifications qui pourraient améliorer le processus de transfert. Cela comprend, en janvier 2021, le lancement du service de transfert de paiements en espèces de Fundserv appelé A$M (Ad-Hoc Money Movement), qui permet de réduire le traitement de chèques papier. De plus, les courtiers peuvent désormais passer des ordres par l’entremise du réseau Fundserv pour les transferts en nature entre des comptes au nom du client. Ce processus est entièrement automatisé et n’exige pas l’échange de documents papier. De plus, les membres de Fundserv peuvent utiliser l’outil Messageserv comme moyen sécurisé de s’échanger des documents, qui fournit également une piste de vérification. À compter du 18 juin 2021, les membres de l’ACFM pourront également joindre des documents, par l’entremise du réseau Fundserv, au besoin, pour les transferts en espèces.

Nous comprenons que les projets à long terme de Fundserv comprennent l’automatisation des transferts manuels en nature actuels des positions au nom du client et au nom d’une personne interposée entre courtiers. La solution automatisée améliorée de Fundserv devrait également supprimer les documents papier. Toutefois, si des documents sont requis, ils pourraient être transmis par voie électronique. Cela devrait permettre de réduire considérablement le nombre élevé de transferts NIGO et la difficulté à trouver les personnes avec qui communiquer concernant une demande de transfert ou pour connaître le statut d’un transfert. De plus, nous croyons comprendre que les phases futures du service A$M comprendront une invitation aux tierces parties, comme les émetteurs de CPG, banques, compagnies d’assurance et caisses de retraite, de se joindre à Fundserv, ce qui facilitera le transfert de fonds entre ces entités.

Délais des transferts

Bien que l’ACFM ait mis en place des règles reposant sur des principes qui exigent que ses membres gèrent les transferts de compte de façon ordonnée et en temps opportun, nous avons l’intention de proposer des modifications aux Règles qui établiraient les délais et les normes de transfert pour les membres de l’ACFM qui sont courtiers cédants ou cessionnaires. Toutefois, en ce qui a trait aux transferts de fonds communs de placement au nom du client, les institutions cédantes qui ne sont pas membres de l’ACFM (comme les gestionnaires de fonds cédants) ne relèvent pas de la compétence réglementaire de l’ACFM. Nous soulèverons donc cette question auprès d’autres organismes de réglementation et d’associations du secteur, comme l’Institut des fonds d’investissement du Canada, afin d’examiner les lignes directrices comparables de gestionnaires de fonds d’investissement, y compris les notes d’orientation visant à réduire l’obligation pour les courtiers de soumettre des documents papier aux OPC.

Signatures électroniques

Les Règles de l’ACFM permettent l’utilisation de signatures électroniques, mais elles ne prescrivent pas le format dans lequel les signatures des clients doivent être obtenues. L’utilisation et l’acceptation des signatures électroniques ou l’obligation d’obtenir une garantie de signature reposent sur les décisions prises par les participants du secteur. Les règles de l’ACFM exigent toutefois que les membres et les personnes approuvées agissent de façon équitable, avec honnêteté et de bonne foi. Les membres qui n’acceptent pas les signatures électroniques pour les transferts de compte devront aviser le membre cessionnaire de leurs exigences à ce sujet et procéder au transfert en temps opportun. Un membre devrait également appliquer sa politique en matière de signature de façon uniforme pour tous les transferts de compte, qu’il s’agisse d’un compte reçu ou transmis.

Formulaires normalisés et référentiel central

L’utilisation de formulaires différents, dont le format varie, peut avoir une incidence sur la qualité de l’information fournie à l’institution cédante. De plus, il serait bon d’avoir un référentiel clair et facilement accessible contenant les politiques sur les transferts et les coordonnées des personnes‑ressources des services de transfert afin d’accélérer les transferts de compte des clients. Même si nous pouvons envisager des formulaires obligatoires et de créer un référentiel central, ces initiatives ne seraient pas nécessaires si des processus automatisés sont mis en œuvre.

Pratiques de maintien de la clientèle

Lorsqu’un client décide de transférer son compte, il est normal de s’attendre à ce que les institutions cédantes agissent avec diligence et promptitude pour effectuer le transfert en temps opportun. Nous sommes d’accord avec les répondants sur le fait que l’institution cédante doit examiner les instructions du client dès qu’elle les reçoit pour s’assurer qu’elles sont conformes et, si tel est le cas, procéder sans délai au transfert de compte. Si la demande de transfert n’est pas en règle, l’institution cessionnaire devrait en connaître la raison. Comme nous l’avons mentionné, la Règle 2.12.2 de l’ACFM exige que les membres agissent avec diligence et promptitude pour transférer les comptes de façon ordonnée et en temps opportun. Cela nécessite l’examen initial immédiat de la demande de transfert pour déterminer si elle est en règle. Un membre cédant enfreindrait la Règle 2.12.2 s’il devait retarder une demande de transfert afin d’avoir le temps de déployer des efforts pour conserver son client.

Nous croyons également que les délais de transfert et l’utilisation d’une plateforme automatisée qui accroît la transparence du processus pourraient diminuer les retards causés par les institutions cédantes qui s’efforcent de conserver leur clientèle.

Processus automatisé

Nous croyons qu’une bonne solution serait que le secteur utilise une plateforme de traitement automatisée qui réduirait les retards découlant des traitements manuels et qui faciliterait le processus global de transfert de compte.

Nous continuerons de discuter du développement d’une plateforme automatisée pour les transferts au nom du client avec les fournisseurs de service du secteur et envisagerons d’imposer des délais de transfert et un processus automatisé de transfert de compte à tous les membres.

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