Principe Directeur No. 1 DE L’ACFM

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17 Mars 2016

Formation et Supervision Des Nouveaux Représentants Inscrits

Introduction

Le présent principe directeur donne des précisions sur la façon de se conformer à la Règle 1.2.4 de l’ACFM qui oblige tous les membres à élaborer un programme écrit de formation et de supervision à l’intention de leurs représentants nouvellement inscrits. Pour ce qui est de la supervision, le présent principe directeur fixe des normes visant les représentants nouvellement inscrits, qui s’ajoutent aux exigences de supervision indiquées dans le principe directeur no 2 de l’ACFM intitulé « Normes minimales de surveillance des comptes », qui s’appliquent à tous les représentants.

Programme de formation

La Règle 1.2.4 de l’ACFM oblige tous les représentants nouvellement inscrits à suivre un programme de formation dans les 90 jours de leur inscription auprès de la commission des valeurs mobilières provinciale pertinente.

Le programme de formation du membre devrait couvrir au moins les sujets suivants :

Connaissances générales : aperçu du membre et du secteur et rôle du représentant, y compris l’éventail des activités autorisées aux termes du permis du représentant.

Connaissance des produits : description détaillée des gammes de produits offertes par le membre.

Conseils au client : revue des compétences pratiques nécessaires pour obtenir et interpréter les renseignements exigés en vertu de la règle « connaître son client » afin de s’assurer que les obligations relatives au caractère approprié ont été respectées et que la répartition des actifs a été effectuée de façon appropriée pour le client.

Administration : compréhension des systèmes et de la technologie, des processus, des contrôles et de la tenue des registres à l’interne.

Processus de vente : revue des communications avec les clients, y compris les compétences en vente et la commercialisation. Examen des obligations d’information, des exigences liées aux documents relatifs aux opérations, des politiques de rémunération et des processus d’approbation.

Éthique et normes de conduite : compréhension des pratiques commerciales acceptables et inacceptables, examen des politiques, des procédures et des exigences réglementaires en matière de conformité, y compris les procédures relatives aux pratiques de vente requises en vertu de la législation sur les valeurs mobilières, y compris la Norme canadienne 81 105.

En ce qui concerne les représentants qui vont travailler chez un autre membre, il appartient à cet autre membre de s’assurer que le programme de formation a été suivi auprès du membre précédent.

Politique de supervision

En vertu de la Règle 1.2.4 de l’ACFM, tout représentant nouvellement inscrit doit, concurremment, faire l’objet d’une supervision par le membre pendant une période de six mois à compter de la date de l’inscription initiale. Cette supervision devrait inclure au moins les exigences suivantes :

Période initiale de 90 jours :

  1. tous les nouveaux comptes doivent être approuvés au préalable par le directeur de succursale avant que toute opération y soit traitée;
  2. toutes les opérations doivent être examinées et approuvées par le directeur de succursale au plus tard un jour ouvrable suivant la date de leur exécution;
  3. toutes les opérations comportant un effet de levier, si l’effet de levier a été recommandé par le représentant du membre, doivent être examinées par le directeur de succursale avant leur exécution.

Période de 90 jours subséquente :

  1. tous les nouveaux comptes doivent être approuvés au préalable par le directeur de succursale avant que toute opération ne soit traitée dans le compte ou peu après (dans un délai de un jour ouvrable);
  2. chaque mois, le directeur de succursale doit examiner :
    1. cinq des dossiers de clients traités par le représentant au cours du mois précédent, ou
    2. 10 % de ces dossiers de clients,

    selon le nombre le plus élevé; toutefois, si le nombre de ces dossiers de clients est inférieur à cinq, le directeur de succursale doit alors examiner tous ces dossiers;

  3. chaque jour, le directeur de succursale doit examiner :
    1. cinq des opérations effectuées par le représentant, ou
    2. 10 % de ces opérations,

    selon le nombre le plus élevé; toutefois, si le nombre de ces opérations est inférieur à cinq, le directeur de succursale doit alors examiner toutes ces opérations (les opérations à risque élevé doivent recevoir une attention particulière);

  4. toutes les opérations comportant un effet de levier, si l’effet de levier a été recommandé par le représentant du membre, doivent être examinées par le directeur de succursale avant leur exécution.

Dans le cadre de son examen des dossiers de clients, le directeur de succursale doit s’assurer que les dossiers contiennent les documents appropriés, y compris le formulaire d’ouverture de compte, que toute l’information est complète, comme les renseignements exigés en vertu de la règle « connaître son client », et devrait tenter de déceler tout renseignement inhabituel comme les formules en blanc signées. Si le formulaire d’ouverture de compte ne comprend pas les renseignements exigés en vertu de la règle « connaître son client », ceux-ci doivent être fournis sur un formulaire distinct.

Toutes les activités de supervision ayant trait aux représentants nouvellement inscrits doivent être consignées par écrit et les documents versés au dossier de la succursale. Il y a lieu de se reporter au rapport joint au présent principe directeur, qui doit être rempli par le superviseur pertinent à la fin du programme de formation et de supervision. Toute question touchant la conformité qui a nécessité une mesure de la part du directeur de succursale ou d’un autre membre du personnel de la conformité doit être consignée par écrit et les documents doivent être versés au dossier.

Si le représentant ne satisfait pas aux attentes du membre, la période de supervision et de formation devrait être prolongée en conséquence jusqu’à ce que le membre soit assuré que le représentant n’a plus besoin de faire l’objet d’une supervision interne. Toute prolongation devrait être consignée par écrit en conséquence.


CONFIRMATION DE L’ACCOMPLISSEMENT DU PROGRAMME DE FORMATION ET DE SUPERVISION À L’INTENTION DES NOUVEAUX REPRÉSENTANTS INSCRITS

Par les présentes, je  (nom du directeur de succursale) atteste que j’ai supervisé (nom du représentant) pendant la période allant du (date de début) au  (date de fin) conformément aux exigences de la Règle 1.2.4 et du Principe directeur relatif à la formation et à la supervision des nouveaux représentants inscrits de l’ACFM et je confirme que les renseignements suivants sont véridiques et exacts à ma connaissance:

  1. Le représentant susmentionné a suivi le programme de formation de la société dans les 90 jours de son inscription auprès de la commission des valeurs mobilières provinciale pertinente.
  2. Au cours des 90 premiers jours de son inscription, j’ai approuvé (ou une autre personne responsable a approuvé) tous les nouveaux comptes ouverts par le représentant susmentionné avant qu’une première opération y soit effectuée.
  3. Au cours des 90 premiers jours de son inscription, j’ai examiné et approuvé (ou une autre personne responsable a examiné et approuvé) toutes les opérations effectuées par le représentant.
  4. J’ai examiné, avant leur exécution, toutes les opérations comportant un effet de levier exécutées par l’intermédiaire du représentant susmentionné lorsque celui-ci avait recommandé l’effet de levier.
  5. Chaque mois pendant la période de 90 jours suivant les 90 premiers jours d’inscription du représentant, j’ai examiné i) cinq des dossiers de clients du représentant ou ii) 10 % des dossiers de clients du représentant, selon le nombre le plus élevé; si le nombre des dossiers de clients du représentant est inférieur à cinq, je les ai tous examinés.
  6. Chaque jour, pendant la période de 90 jours suivant les 90 premiers jours d’inscription du représentant, j’ai examiné i) cinq des opérations du représentant ou ii) 10 % des opérations du représentant, selon le nombre le plus élevé; si le nombre d’opérations du représentant est inférieur à cinq, je les ai toutes examinées.
  7. Toute plainte d’un client concernant le représentant susmentionné a été examinée, y compris avec le représentant susmentionné, et toute question touchant la conformité ayant nécessité une mesure a été consignée par écrit et les documents ont été versés au dossier.

    SI LE POINT 7 S’APPLIQUE, VEUILLEZ REMPLIR LE POINT 8 EN RAYANT LE PARAGRAPHE QUI NE S’APPLIQUE PAS.

    1. En raison des plaintes reçues, la période de supervision du représentant susmentionné a été prolongée de mois.
    2. Les plaintes ont été réglées à ma satisfaction, et il n’était pas nécessaire de prolonger la période de supervision du représentant susmentionné.

Date

Signature du directeur de succursale

Nom du directeur de succursale

Nom du membre