Principe Directeur No 6 DE L’ACFM

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17 Mars 2016

Exigences en Matière de Déclaration de Renseignements

1.  Introduction

Le présent Principe directeur met en place des exigences minimales concernant les événements que les personnes autorisées sont tenues de déclarer aux membres et ceux que les membres sont tenus de déclarer à l’ACFM aux termes de la Règle 1.4.

La partie A du Principe directeur, intitulée « Exigences en matière de déclaration à l’intention de la personne autorisée », précise les détails relatifs à la déclaration de renseignements visée par la Règle 1.4 par les personnes autorisées.

La partie B du Principe directeur, intitulée « Exigences en matière de déclaration électronique à l’intention des membres », précise les détails relatifs à la déclaration de renseignements visée par la Règle 1.4 par les membres. Toutes les déclarations visées par la partie B seront soumises au moyen du système de dépôt électronique fourni par l’ACFM. Le fait de déclarer par tout autre moyen des événements devant être soumis par voie électronique constitue une omission de déclarer et un défaut de se conformer au Principe directeur.

La partie C du Principe directeur, intitulée « Autres exigences en matière de déclaration à l’intention des membres », précise les détails relatifs à la déclaration de renseignements visée par la Règle 1.4 par les membres. Toute déclaration aux termes de la partie C doit être soumise à l’ACFM par écrit.

Outre ces exigences en matière de déclaration, les membres de l’ACFM sont tenus de se conformer à d’autres exigences en matière de déclaration qui peuvent changer à l’occasion et qui comprennent notamment :

  1. les exigences de déclaration de l’ACFM, dont certaines peuvent également nécessiter l’approbation de cette dernière :
    1. Statut no1 article 13.7 – Réorganisations, fusions et regroupements;
    2. Statut no1 article 13.9 – Changements de propriété et de contrôle;
    3. Règle 1.1.6 – Arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes;
    4. Règle 3.1.1 – Changement de niveau de courtier;
    5. Règle 3.1.2 – Capital régularisé en fonction du risque inférieur à zéro;
    6. Règle 3.2.5 – Paiement accéléré d’une dette à long terme;
    7. Règle 3.5 – Exigences relatives au dépôt de documents financiers
  2. les exigences en matière de déclaration en vertu des lois provinciales applicables relativement à l’inscription d’un membre à titre de courtier en épargne collective.

2.  Définitions

« activités d’un membre » signifie toutes les activités commerciales effectuées par le membre, et par l’intermédiaire de celui-ci, qu’elles soient liées aux valeurs mobilières ou non.

« client » signifie une personne qui est un client du membre.

« événement » signifie une question qui doit faire l’objet d’une déclaration par un membre ou une personne autorisée aux termes du présent Principe directeur.

« exigences réglementaires » signifie notamment les statuts, les règles, les principes directeurs, la réglementation, les décisions, les ordonnances, les modalités d’inscription ou les ententes de tout organisme de réglementation de tout territoire.

« indemnité » signifie le paiement d’une somme d’argent ou de titres, la conversion inverse ou l’inclusion d’une opération sur valeurs (que l’opération ait une perte réalisée ou latente) ou toute autre entrée de type équivalent qui vise à indemniser un client ou à compenser une action d’un membre ou d’une personne autorisée. Une correction apportée au compte d’un client ou à la position détenue par celui-ci par suite d’une erreur ou d’une omission dans la négociation de bonne foi n’est pas considérée comme une « indemnité » aux fins du présent Principe directeur.

« information trompeuse » signifie :

  1. une fausse déclaration de fait, en totalité ou en partie; ou
  2. une omission de déclarer un fait qu’il faut déclarer ou qu’il est nécessaire de déclarer de façon à ne pas induire en erreur compte tenu des circonstances qui l’ont entouré.

« jour ouvrable » signifie un jour autre que le samedi, le dimanche ou tout autre jour férié fédéral ou provincial officiellement reconnu.

« loi » comprend la législation de tout territoire ainsi que les règles, les principes directeurs, la réglementation, les décisions et les directives de tout organisme de réglementation des valeurs mobilières de tout territoire.

« organisme de réglementation » signifie notamment tout organisme de réglementation ou d’autoréglementation qui accorde aux personnes ou aux organisations le droit de traiter avec le public à quelque titre que ce soit.

« plaintes relatives aux services » signifie :

  1. une plainte d’un client qui porte sur une question de service à la clientèle et qui ne fait pas l’objet d’une loi sur les valeurs mobilières ou d’exigences réglementaires; ou
  2. une plainte d’un client à la suite d’une erreur ou d’une omission dans la négociation de bonne foi.

« poursuite civile » comprend les poursuites civiles en instance devant une cour ou un tribunal et l’arbitrage.

« titres » comprend les contrats de change, les contrats à terme sur marchandises et les options sur contrats à terme de marchandises.

« tout territoire » signifie tout territoire au Canada ou ailleurs.

3.  Exigences générales en matière de déclaration

3.1.  Les événements concernant les membres devant être déclarés ne doivent pas se limiter exclusivement aux activités liées aux valeurs mobilières, mais doivent comprendre toutes les activités du membre.

3.2.  Les événements concernant les personnes autorisées qui sont déclarés par celles-ci au membre ne doivent pas se limiter exclusivement aux activités liées aux valeurs mobilières ou aux activités du membre, mais doivent comprendre toutes les activités exercées par la personne autorisée.

3.3.  L’obligation de déclarer un événement aux termes du présent Principe directeur se limite aux événements dont le membre ou la personne autorisée a pris connaissance, sans égard à la façon dont l’un ou l’autre en a pris connaissance. Si le délai au cours duquel l’événement doit être déclaré arrive à échéance avant que le membre ou la personne autorisée ne prenne connaissance de l’événement, celui-ci sera déclaré immédiatement après que le membre ou la personne autorisé en aura pris connaissance.

3.4.  Un membre est tenu d’être au courant des événements concernant les personnes autorisées au moyen de déclarations faites par ces derniers et en s’acquittant de ses obligations de supervision, de surveillance et d’examen dans le cadre de l’exercice de ses activités.

3.5.  Les exigences en matière de déclaration d’événements concernant d’anciennes personnes autorisées se limitent aux événements survenus pendant que ces dernières étaient des personnes autorisées du membre.

3.6.  Un membre doit nommer un directeur de la conformité à son siège social (ou toute autre personne au siège social) à qui les déclarations faites par les personnes autorisées, conformément à l’article 4, doivent être soumises.

3.7.  Les documents se rapportant à chaque événement devant être déclaré aux termes du présent Principe directeur doivent être conservés pendant au moins 7 ans à partir de la résolution de la question et mis à la disposition de l’ACFM sur demande.

PARTIE A
EXIGENCES EN MATIÈRE DE DÉCLARATION À L’INTENTION DE LA PERSONNE AUTORISÉE

4.  Exigences en matière de déclaration de la personne autorisée

4.1.  Une personne autorisée doit déclarer les événements suivants à son membre actuel dans les deux jours ouvrables, et ce, en les détaillant selon les exigences de ce dernier :

  1. la personne autorisée fait l’objet d’une plainte par écrit d’un client;
  2. la personne autorisée est au courant d’une plainte, écrite ou sous toute autre forme, de toute personne le ou la concernant ou visant une autre personne autorisée et portant sur des allégations au sujet de ce qui suit :
    1. le vol, la fraude, le détournement, la falsification, le blanchiment d’argent, la manipulation des cours, des opérations d’initié, des informations trompeuses ou toute négociation non autorisée;
    2. la violation de la confidentialité des renseignements du client;
    3. l’exercice d’activités liées aux valeurs mobilières ailleurs que chez le membre;
    4. l’exercice d’une activité externe non déclarée ailleurs que chez le membre;
    5. des opérations financières personnelles avec un client.
  3. lorsque la personne autorisée a des raisons de croire qu’il ou elle a ou aurait violé, ou a été désigné(é) comme défendeur(défenderesse) dans une instance, dans tout territoire, relativement à des allégations de violation de :
    1. toute loi sur les valeurs mobilières; ou
    2. toute exigence réglementaire.
  4. la personne autorisée est accusée ou est reconnue coupable d’une infraction criminelle, dans tout territoire, ou plaide coupable à une telle infraction ou ne la conteste pas;
  5. la personne autorisée est désignée comme défendeur dans une poursuite civile, dans tout territoire, relativement à la tenue de comptes de clients ou à des opérations ou à la fourniture de conseils sur les valeurs mobilières;
  6. la personne autorisée se voit refuser son inscription ou l’obtention d’un permis lui permettant de traiter avec le public à quelque titre que ce soit par un organisme de réglementation ou son inscription ou son permis est révoqué, suspendu, résilié ou soumis à certaines conditions;
  7. la personne autorisée fait faillite ou suspend le paiement de ses dettes de façon générale ou conclut un arrangement avec les créanciers ou fait une cession ou est réputée insolvable;
  8. des mesures de saisie-arrêt existent ou sont prises contre la personne autorisée.

PARTIE B
EXIGENCES EN MATIÈRE DE DÉCLARATION ÉLECTRONIQUE À L’INTENTION DES MEMBRES

5.  Exigences générales en matière de déclaration électronique à l’intention des membres

5.1.  Les membres doivent déclarer les événements suivants à l’ACFM, au moyen d’un système de dépôt électronique fourni par l’ACFM, dans un délai de 5 jours ouvrables de la survenance de l’événement, à l’exception des événements déclarés en vertu de l’article 6.1a) du présent Principe directeur qui doivent être déclarés à l’ACFM dans un délai de 20 jours ouvrables.

6.  Événements généraux à déclarer

6.1.  Les membres doivent déclarer les événements suivants à l’ACFM :

  1. toutes les plaintes par écrit des clients, contre le membre ou une personne autorisée actuelle ou ancienne, relativement aux activités d’un membre, à l’exception des plaintes relatives aux services;
  2. lorsqu’un membre est au courant, par une plainte écrite ou orale ou autrement, qu’il ou toute personne autorisée actuelle ou ancienne a ou aurait violé une loi ou une exigence réglementaire portant sur ce qui suit :
    1. le vol, la fraude, le détournement, la falsification, le blanchiment d’argent, la manipulation des cours, des opérations d’initié, des informations trompeuses ou toute négociation non autorisée;
    2. la violation de la confidentialité des renseignements du client;
    3. l’exercice d’activités liées aux valeurs mobilières à l’extérieur du membre;
    4. l’exercice d’une activité externe non déclarée à l’extérieur du membre;
    5. des opérations financières personnelles avec un client.
  3. lorsqu’un membre ou une personne autorisée actuelle ou ancienne:
    1. est accusé ou est reconnu coupable d’une infraction criminelle, dans tout territoire, ou plaide coupable à une telle infraction ou ne la conteste pas;
    2. la personne autorisée est désignée comme défendeur dans une poursuite civile, dans tout territoire, relativement à la tenue de comptes de clients ou à des opérations ou à la fourniture de conseils sur les valeurs mobilières;
    3. est désigné comme défendeur dans une instance, ou fait l’objet d’une sanction disciplinaire, dans tout territoire, relativement à une allégation de violation d’une exigence réglementaire;
    4. se voit refuser son inscription ou l’obtention d’un permis lui permettant de traiter avec le public à quelque titre que ce soit par un organisme de réglementation ou son inscription ou son permis est révoqué, suspendu, résilié ou soumis à certaines conditions;
    5. est désigné comme défendeur dans une poursuite civile, dans tout territoire, relativement à la tenue de comptes de clients ou à des opérations ou à la fourniture de conseils sur les valeurs mobilières.
  4. lorsqu’une personne autorisée fait faillite ou suspend le paiement de ses dettes de façon générale ou conclut un arrangement avec les créanciers ou fait une cession ou est réputée insolvable;
  5. des mesures de saisie-arrêt existent ou ont été prises contre le membre ou la personne autorisée.

7.  Déclaration des mises à jour et de la résolution des événements

7.1.  Les membres devront mettre à jour les déclarations des événements antérieurement déclarés afin de tenir compte des mises à jour d’un événement déclaré en vertu de l’article 6.1 du présent Principe directeur ou de la résolution d’un tel événement, et ce, dans les 5 jours ouvrables suivant la mise à jour ou la résolution, et cette mise à jour ou résolution devra notamment comprendre ce qui suit :

  1. les jugements, les sentences, les décisions arbitrales et les règlements dans tout territoire;
  2. les indemnités versées directement ou indirectement aux clients, ou les avantages reçus directement ou indirectement par les clients de la part d’un membre ou d’une personne autorisée;
  3. les mesures ou les sanctions disciplinaires internes prises par un membre l’encontre d’une personne autorisée;
  4. le licenciement d’une personne autorisée;
  5. les résultats des enquêtes internes.

8.  Autres événements à déclarer

8.1.  Pour ce qui est des questions qui ne font pas l’objet d’une déclaration d’événement aux termes de l’article 6.1 du présent Principe directeur, le membre doit déclarer à l’ACFM :

  1. lorsqu’un membre a pris des mesures disciplinaires qui ont pour effet de suspendre, de rétrograder ou de surveiller plus étroitement une personne autorisée;
  2. lorsqu’un membre a pris des mesures disciplinaires qui ont pour effet de geler les commissions ou d’imposer une sanction pécuniaire supérieure à 1 000 $;
  3. lorsqu’une relation d’emploi ou de mandataire avec la personne autorisée est rompue et que l’avis de licenciement déposé auprès de la commission des valeurs mobilières compétente révèle que la personne autorisée a fait l’objet d’un licenciement motivé ou renferme des renseignements concernant des questions internes de discipline ou des restrictions pour violation des exigences réglementaires;
  4. lorsque le membre ou la personne autorisée a versé, directement ou indirectement, des indemnités à un client d’un montant de plus de 15 000 $.

PARTIE C
AUTRES EXIGENCES EN MATIÈRE DE DÉCLARATION À L’INTENTION DES MEMBRES

9.  Autres exigences en matière de déclaration de renseignements à l’intention des membres

9.1.  Les membres doivent déclarer, par écrit, les événements prévus à la partie C du présent Principe directeur dans les 5 jours ouvrables de la survenance de l’événement, à l’exception des événements déclarés en vertu de l’article 10 du présent Principe directeur qui doivent être déclarés immédiatement à l’ACFM.

10.  Faillite, insolvabilité et événements connexes

10.1.  Le membre doit faire une déclaration à l’ACFM lorsque :

  1. il est déclaré en faillite;
  2. il fait une cession volontaire;
  3. il fait une proposition en vertu d’une loi sur la faillite ou l’insolvabilité;
  4. il fait l’objet d’une procédure, d’un arrangement ou d’un concordat avec des créanciers, il introduit une procédure ou conclut un arrangement ou un concordat avec des créanciers;
  5. un séquestre ou séquestre-gérant est désigné pour détenir les actifs du membre.

11.  Changement de nom

11.1.  Le membre doit déclarer à l’ACFM tout changement touchant :

  1. sa dénomination sociale;
  2. les noms qu’il utilise pour exercer ses activités (dénomination ou nom commercial);
  3. l’appellation, la dénomination ou le nom commercial, autre que le sien, qui est utilisé par les personnes autorisées. Le nom de la personne autorisée, la dénomination ou le nom commercial qu’elle utilise de même que l’adresse de sa succursale doivent être fournis.

12.  Changement des coordonnées

12.1.  Le membre doit aviser l’ACFM d’un changement de domicile élu aux fins de signification ou des numéros de téléphone et de télécopieur principaux.

13.  Changement de l’inscription ou du permis du membre

13.1.  Le membre doit déclarer à l’ACFM tout changement touchant :

  1. ason type d’inscription auprès d’une commission des valeurs mobilières compétente ou le permis que cette commission lui a délivré;
  2. les territoires dans lesquels il exerce ses activités de courtage;
  3. les produits de placement qu’il négocie ou dont il s’occupe.

14.  Changement de structure organisationnelle

14.1.  Le membre doit déclarer à l’ACFM tout changement d’administrateurs, de chef de la direction, de personne désignée responsable, de chef de la conformité, de chef des finances ou de chef de l’exploitation ou de personnes dont les fonctions sont équivalentes à celles de ces postes.

15.  Autres activités commerciales

15.1.  Le membre doit déclarer à l’ACFM toute activité commerciale qu’il exerce ou qu’il entend exercer, sauf la vente de produits de placement.

16.  Changement de vérificateur

16.1.  Le membre doit déclarer à l’ACFM tout changement de vérificateur ou d’associé responsable de la vérification. Une nouvelle Lettre de reconnaissance (Annexe H.1 de la Trousse d’adhésion de l’ACFM) doit être remise à l’ACFM.