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Bulletin #0366-M

Membership Information
Task Force on Governance Issues – Comment Solicitation


Personne-ressource : Jason Bennett
BULLETIN No 0366 – M
Secrétaire
général
Le 16 avril 2009

Téléphone : 416 943-7431
Courriel
:
jbennett@mfda.ca

Bulletin de l’ACFM
Renseignements aux membres

Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société

Groupe de travail sur les questions de gouvernance – Sollicitation de
commentaires

Veuillez vous reporter aux Bulletins no 356-M et no 365-M de l’ACFM. Le groupe de travail
s’est déjà réuni à trois reprises pour examiner les questions décrites dans ces bulletins et
demande aux membres de lui envoyer des commentaires préliminaires pour qu’il puisse formuler
des recommandations initiales qui seront présentées au conseil de l’ACFM.

Plus particulièrement, le groupe de travail envisage à l’heure actuelle le plan d’action suivant et
aimerait avoir l’avis des membres quant à cette démarche ou à d’autres démarches qu’ils
pourraient suggérer.

Les membres seront consultés plus tard lorsqu’une proposition ferme aura été élaborée.

Plan d’action envisagé :

Partie A.
Modifications des Statuts

1. Prévoir une assemblée extraordinaire des membres pour confirmer les aspects du Statut no 15
qui a été proposé à l’assemblée générale annuelle de 2008 et qui semble avoir l’appui de la
plupart des membres, avec une ou plusieurs des initiatives décrites ci-dessous.

2. Modifier le Statut no 1 pour augmenter la taille du conseil et la porter à 15 membres, ajoutant
ainsi un autre administrateur représentant du public et du secteur. Cette mesure permettrait au
comité de gouvernance de s’assurer que tous les types de membres soient adéquatement
représentés au conseil.


3. Modifier le Statut no 1 pour exiger qu’au moins deux des administrateurs représentant du
secteur représentent des membres de niveaux 1, 2 et 3. Cette mesure serait conjuguée à
l’exigence, dans le mandat du comité de gouvernance, décrite dans la partie B ci-dessous
selon laquelle des membres de « petite » et de « moyenne » taille doivent être représentés au
conseil.

Partie B.
Modifications du mandat du comité de gouvernance

4. Envisager de modifier le mandat du comité de gouvernance pour prévoir que le comité,
lorsqu’il recommande des candidats pour siéger au conseil, doit tenir compte de ce qui suit :

i. Dans le cas des administrateurs représentant du public :
o une période de réflexion appropriée (p. ex., 1 à 2 ans) pour les candidats qui ont
été auparavant associés à un membre ou au secteur;
o une procédure permettant de tenir compte des conflits d’intérêts éventuels, tels
une relation d’affaire importante ou autre relation importante avec un membre
ou le secteur qui pourrait nuire à l’exercice d’un jugement indépendant.

ii. Dans le cas des administrateurs représentant du secteur :
o la diversité des membres selon la taille, le type d’entreprise et la structure du
capital-actions;
o au moins un candidat doit représenter un membre de « petite » taille qui a moins
de 10 personnes autorisées et un actif sous gestion de moins de 100 millions de
dollars;
o au moins un candidat doit représenter un membre de taille « moyenne » qui a de
10 à 100 personnes autorisées et un actif sous gestion de 100 à 500 millions de
dollars.

iii. Dans le cas de tous les administrateurs :
o une représentation régionale appropriée;
o une représentation des sexes appropriée;
o une expérience appropriée;
o des préoccupations importantes, anciennes ou actuelles, en matière de mise en
application et de conformité ou d’autres préoccupations liées à la
réglementation.

Partie C.
Modifications de la procédure de mise en candidature et transparence de
cette procédure

5. Envisager de modifier la procédure de mise en candidature aux postes d’administrateurs pour
permettre plus de clarté et une plus grande participation des membres. Les mesures possibles
sont les suivantes :

i. Chaque année, inviter des représentants des membres qui ne sont pas
administrateurs à participer au comité de gouvernance lorsque celui-ci examine les
candidats admissibles.
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ii. Réécrire et préciser davantage les principes, critères et procédures concernant la
nomination des candidats aux postes d’administrateurs.

6. Assurer une plus grande transparence de la procédure de nomination à l’aide de la section du
site Web de l’ACFM réservé aux membres, notamment:

i. Chaque année au moment où la sollicitation des candidats aux postes d’administrateurs
est faite, informer les membres de ce qui suit :
o des administrateurs représentant du secteur qui démissionnent ou dont le mandat
prend fin;
o des administrateurs représentant du secteur qui peuvent être réélus;
o du type de secteur que le conseil cherche à combler (p. ex, membre de petite
taille) et rechercher particulièrement des nominations provenant de ce secteur.

ii. Communiquer les critères de sélection objectifs qui seront utilisés pour déterminer
si un candidat à un poste d’administrateur représentant du secteur est « admissible »
(c’est-à-dire que certaines préoccupations importantes en matière de conformité ou
de mise en application ou que ce type de secteur ne sont pas déjà représentés au
conseil).

iii. Communiquer les principes, critères et procédures que le comité de gouvernance
prendra en considération compte lorsqu’il examinera les candidats admissibles.

iv. Aviser les membres de tous les candidats admissibles aux postes d’administrateurs
représentant du secteur que le comité examinera (nom, membre, type de membre,
nombre de personnes autorisées, montant de l’actif sous gestion et région
géographique) et solliciter des commentaires de la part des membres.

Demande de commentaires d’ici le 16 mai 2009 :

Le groupe de travail invite les membres à transmettre leurs commentaires à l’égard de cette
proposition ou de toute autre proposition à Jason Bennett, secrétaire général, 121 King St. West,
Suite 1000, Toronto, Ontario, M5H 3T9 ou à jbennett@mfda.ca.

Doc #172116
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