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Paige Ward
Avocate générale, secrétaire générale et vice-présidente, Politiques
Policy
Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société

Approbation des modifications apportées à la Règle 1.2 (Qualités requises)

Les autorités en valeurs mobilières de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Île‑du‑Prince‑Édouard, du Manitoba, du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse, de l’Ontario et de la Saskatchewan ont approuvé/n’ont pas contesté les modifications d’intérêt public apportées à la Règle 1.2 (Qualités requises) et les modifications corrélatives apportées aux Principes directeurs de l’ACFM. Les modifications ont été dûment approuvées et sont maintenant en vigueur.

Les modifications visent à rendre conformes les Règles de l’ACFM aux dispositions similaires prévues dans la législation en valeurs mobilières par l’adoption de modifications concernant les exigences en matière de compétence et d’activités externes qui ont été apportées au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (la Norme canadienne 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites à l’extérieur du Québec) (le « Règlement 31‑103 »), l’Annexe 33-109A4, Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée (l’« Annexe 33-109F4 ») et l’Instruction générale relative au Règlement 31-103 (l’« Instruction générale 31-103 »).

Les modifications apportées à la Règle 1.2 sont présentées à l’Annexe A.

A. Compétence

Conformément à la nouvelle Règle 1.2.3 (Scolarité, formation et expérience) de l’ACFM, la personne autorisée qui exerce une activité nécessitant l’inscription doit posséder la scolarité, la formation et l’expérience qu’une personne raisonnable jugerait nécessaires pour l’exercer avec compétence.

L’adoption d’un principe général sur la compétence dans les Règles de l’ACFM vise à tenir compte de situations où un surcroît de scolarité, de formation et d’expérience peut s’avérer indiqué (p. ex. lorsque les membres et les personnes autorisées négocient des produits de placement particuliers, comme les titres de fonds négociés en bourse).

B. Activité externe

Modifications apportées à la Règle

Les modifications apportées à la Règle 1.2 sont conformes aux modifications similaires apportées dans la législation en valeurs mobilières et adoptent ainsi une définition de l’« activité externe » qui englobe les postes de dirigeant, d’administrateur et les autres postes équivalents, ainsi que les postes d’influence. La définition s’harmonise aux modifications similaires adoptées dans l’Annexe 33-109A4 et l’Instruction générale 31-103.

D’autres modifications apportées à la Règle 1.2 précisent l’application et la portée des obligations actuelles prévues dans les Règles de l’ACFM à l’égard des activités externes.

Modifications corrélatives apportées aux Principes directeurs de l’ACFM

En outre, des modifications ont été apportées à certains Principes directeurs de l’ACFM pour mettre à jour les renvois aux Règles. Ainsi, des modifications corrélatives ont été apportées au Principe directeur no 1 Formation et supervision des nouveaux représentants inscrits; au Principe directeur no 2 Normes minimales de surveillance des comptes; au Principe directeur no 5 Exigences en matière d’examen des succursales; et au Principe directeur n6 Exigences en matières de déclaration de renseignements de l’ACFM. Les modifications corrélatives apportées aux Principes directeurs nos 1, 2, 5 et 6 de l’ACFM sont présentées à l’Annexe B.

Version révisée de l’Avis du personnel de l’ACFM

En marge des modifications apportées à la Règle 1.2, le personnel de l’ACFM a également révisé l’Avis du personnel de l’ACFM APA-0040 Activité externe, dont un exemplaire est joint à l’Annexe C. Outre l’analyse des modifications corrélatives tenant compte des modifications apportées à la Règle, l’Avis, dans sa version révisée, comporte des indications touchant les aspects suivants : i) les types d’activités devant être considérées comme des activités externes; ii) les obligations des membres liées à l’autorisation et à la supervision de l’activité externe et les obligations connexes des personnes autorisées; iii) la déclaration de l’activité externe aux clients; et iv) les postes d’influence occupés par une personne autorisée.

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Annexe A

ASSOCIATION CANADIENNE DES COURTIERS DE FONDS MUTUELS

1.2 QUALITÉS REQUISES

1.2.1 Représentants

a)1.2.1 Conformité avec les exigences de l’ACFM. Chaque membre doit s’assurer que les personnes autorisées qui exercent des activités en son nom signent et lui remettent une convention sous la forme prescrite de temps à autre par l’Association où elles acceptent, entre autres, d’être assujetties aux Statuts et aux Règles, de les respecter et d’être liées par ceux-ci.

1.2.2 Inscription. Une personne autorisée doit avoir satisfait aux exigences en matière de compétence et d’inscription applicables prévues dans les lois sur les valeurs mobilières et établies par l’autorité en valeurs mobilières compétente.

1.2.3 Scolarité, formation et expérience. La personne autorisée qui exerce une activité nécessitant l’inscription prévue dans les lois sur les valeurs mobilières doit posséder la scolarité, la formation et l’expérience qu’une personne raisonnable jugerait nécessaires pour l’exercer avec compétence, notamment, la compréhension de la structure, des caractéristiques et des risques de chaque titre qu’elle recommande.

b)1.2.4 Formation et supervision. Lorsqu’elles commencent à négocier des titres ou à faire le commerce de valeurs mobilières aux fins de la législation applicable au nom d’un membre, toutes les personnes autorisées qui sont des représentants doivent suivre un programme de formation dans les 90 jours du début de leurs fonctions et, concurremment, être supervisées pendant six mois conformément aux modalités que l’Association peut prescrire à l’occasion, à moins qu’elles n’aient suivi un programme de formation et n’aient terminé une période de supervision conformément à la présente Règle auprès d’un autre membre, ou qu’elles ne détenaient un permis ou ne soient inscrites de la manière requise, et ne soient en règle, en vertu des lois sur les valeurs mobilières applicables, pour négocier des titres d’organismes de placement collectif avant la date de prise d’effet de la présente Règle.

  1. Cumul de fonctions. Une personne autorisée peut aussi exercer une autre activité rémunératrice, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :
    1. Activité autorisée par la législation. La commission des valeurs mobilières du territoire dans lequel la personne autorisée exerce ou prévoit exercer des activités l’ait expressément autorisée à consacrer moins que la totalité de son temps à l’entreprise du membre pour le compte duquel elle agit.
    2. Absence d’interdiction. La commission des valeurs mobilières du territoire dans lequel la personne autorisée exerce ou prévoit exercer des activités une entreprise ne lui interdit pas d’exercer une telle activité rémunératrice.
    3. Approbation du membre. Le membre pour lequel la personne autorisée exerce des activités à titre d’employé ou de mandataire est informé du fait que la personne autorisée exerce une autre activité rémunératrice et y consent.
    4. Procédures du membre. Le membre établit et maintient des procédures pour assurer un service permanent aux clients et pour prévenir les problèmes éventuels de conflits d’intérêts.
    5. Conduite inappropriée. L’activité rémunératrice de la personne autorisée ne soit pas de nature à discréditer l’Association, ses membres ou le secteur des organismes de placement collectif.
    6. Divulgation. Les clients doivent être clairement avisés que les activités reliées à cette autre activité rémunératrice ne sont pas des activités exercées par le membre et ne relèvent pas de sa responsabilité.
    7. Planification financière. Toute personne autorisée qui offre des services de planification financière autrement que par l’entremise d’un membre ou en son nom doit respecter les conditions suivantes :
      1. Règlements – fournir ces services par l’entremise d’une personne qui est réglementée par une autorité gouvernementale ou un organisme prévu par la loi ou qui est assujettie aux règles et règlements d’une association professionnelle généralement reconnue.
      2. Législation – respecter les exigences de la législation applicable relativement aux services.
      3. Accès – s’assurer que, sous réserve de la législation applicable, le membre et l’Association aient accès aux plans financiers préparés au nom des clients du membre par ses personnes autorisées.
      4. Compétence – avoir satisfait aux exigences applicables en matière de compétence prescrites par les autorités en valeurs mobilières compétente.

d)1.2.5 Titres trompeurs interdits. Aucune personne autorisée ne peut se présenter au public de manière à tromper, ou d’une manière qui pourrait vraisemblablement tromper un client ou toute autre personne au sujet de ses compétences en vertu prévues dans ldes Règles ou de la législation applicable, y compris, sans restriction, en utilisant une dénomination sociale, des titres professionnels ou en indiquant avoir une expérience professionnelle quelconque.

1.2.2 Exigences en matière de déclaration

1.3 ACTIVITÉ EXTERNE

1.3.1 Définition. Aux fins des Statuts, des Règles et des Principes directeurs, par « activité externe » on entend toute activité qu’une personne autorisée exerce sans lien avec le membre :

  1. soit pour laquelle cette personne reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage direct ou indirect;
  2. soit qui consiste en un poste de dirigeant ou d’administrateur ou un poste équivalent;
  3. ou encore qui consiste en un poste d’influence.

1.3.2 Exigence en matière d’activité externe. Une personne autorisée peut exercer une activité externe, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

  1. Absence d’interdiction. L’Association et l’autorité en valeurs mobilières du territoire dans lequel la personne autorisée exerce ou prévoit exercer l’activité externe ne lui interdisent pas d’exercer une telle activité externe;
  2. Avis donné. La personne autorisée informe le membre de l’activité externe;
  3. Autorisation. La personne autorisée obtient l’autorisation écrite du membre avant d’exercer l’activité externe;
  4. Conduite inappropriée. L’activité externe de la personne autorisée n’est pas de nature à discréditer l’ACFM, ses membres ou le secteur de l’épargne collective;
  5. Déclaration. Dans la mesure où il est possible de confondre l’activité externe avec celle du membre, une déclaration écrite est remise au client dans laquelle il est clairement indiqué que les activités associées à l’activité externe n’ont aucun lien avec l’entreprise du membre et ne relèvent pas de sa responsabilité

1.4 EXIGENCES EN MATIÈRE DE DÉCLARATION

(Libellé de la disposition non visé par les modifications)


Annexe B

ASSOCIATION CANADIENNE DES COURTIERS DE FONDS MUTUELS

Principe directeur no 1 Formation et supervision des nouveaux représentants inscrits de l’ACFM

Les renvois actuels au paragraphe c) de la Règle 1.2.1 de l’ACFM sont remplacés par les renvois à la Règle 1.2.4 de l’ACFM aux rubriques suivantes du Principe directeur :

  • Introduction;
  • Programme de formation;
  • Politique de supervision;
  • Confirmation de l’accomplissement de formation et de supervision à l’intention des nouveaux représentants inscrits.

Principe directeur no 2 Normes minimales de surveillance des comptes de l’ACFM

Les mentions actuelles de « activités professionnelles extérieures » et de « doubles fonctions » sont remplacées par « activités externes » dans les rubriques suivantes du Principe directeur :

  • Rubrique IV. Surveillance en succursale, paragraphe 1;
  • Rubrique IV. Surveillance en succursale, paragraphe 3, sous-rubrique sur les Examens quotidiens;
  • Section VI. Détection des tendances dans les activités, paragraphe 2.

Principe directeur n5 Exigences en matière d’examen des succursales de l’ACFM

Les expressions actuelles « activités professionnelles extérieures » et « doubles fonctions » sont remplacées par « activités externes » dans les rubriques suivantes du Principe directeur :

  • La rubrique Procédures en matière d’examen des succursales, paragraphe b) Entrevues en succursale;
  • La rubrique Procédures en matière d’examen des succursales, paragraphe e) Examen des outils de commercialisation, de la publicité et des communications avec les clients;
  • La rubrique Étendue de l’examen.

Principe directeur no 6 Exigences en matières de déclaration de renseignements de l’ACFM

Les renvois actuels à la Règle 1.2.2 de l’ACFM sont remplacés par les renvois à la Règle 1.4 de l’ACFM à la Rubrique 1. Introduction.

Le terme actuel « occupation » est remplacé par l’expression « activité externe » aux paragraphes suivants du Principe directeur:

  • Partie A – Exigences en matière de déclaration à l’intention de la personne autorisée, paragraphe 4.1, sous-alinéa iv);
  • Partie B – Exigences en matière de déclaration électronique à l’intention des membres, paragraphe 6.1, sous-alinéa iv).

Annexe C

Personne-ressource : Paige Ward
Avocate générale, secrétaire générale et vice‑présidente, Politiques
Téléphone : 416-943-5838
Courriel : pward@mfda.ca

APA-0040
Le 20 mai 2005
(Mise à jour le 17 mars 2016)

AVIS DU PERSONNEL DE L’ACFM

ACTIVITÉ EXTERNE

Les Avis du personnel de l’ACFM ont pour objet d’aider les membres et leurs personnes autorisées à interpréter et à appliquer les exigences des Statuts et des Règles de l’ACFM et à s’y conformer. Les Avis renvoient à ces exigences et expliquent comment le personnel de l’ACFM interprète la manière de les respecter. Ils peuvent aussi comprendre des pratiques exemplaires et des notes d’orientation.

Le présent Avis traite des sujets suivants :

  1. Définition de l’« activité externe »
  2. Activités du membre
  3. Activités pouvant être exercées sans lien avec le membre
  4. Obligation de déclarer les activités externes
  5. Politiques et procédures du membre
  6. Autorisation des activités externes par le membre
  7. Obligations de supervision permanentes du membre
  8. Intervention du membre associée aux questions de supervision
  9. Postes d’influence

1. Définition de l’« activité externe »

Conformément à la Règle 1.3.1 (Activité externe – Définition) de l’ACFM, l’expression « activité externe » est définie comme toute activité qu’une personne autorisée exerce sans lien avec le membre :

  1. soit pour laquelle cette personne reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage direct ou indirect;
  2. soit qui consiste en un poste de dirigeant ou d’administrateur ou un poste équivalent;
  3. ou encore qui consiste en un poste d’influence.

L’activité externe englobe à la fois l’activité pour laquelle la personne autorisée ne reçoit ni ne s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie ou un paiement, comme il est indiqué aux paragraphes b) et c) de la Règle 1.3.1, et l’activité pour laquelle elle reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie ou un paiement, comme il est indiqué au paragraphe a) de la Règle 1.3.1.

En outre, une opération ou une situation ponctuelle peut être considérée comme une activité externe, puisque cette activité ne doit pas nécessairement se produire à répétition, ni régulièrement ou continuellement.

Par ailleurs, les exigences prévues à la Règle 1.3 ne peuvent être contournées au moyen d’opérations structurées de telle sorte que l’avantage qui en est tiré ne revient pas directement à la personne autorisée. Ainsi, la définition d’activité externe peut s’appliquer à toute activité ou fonction exercée par la personne autorisée qui donne lieu ou pourrait donner lieu à un avantage pour son conjoint ou une société qu’elle contrôle ou dans laquelle elle détient une participation, un tel avantage étant considéré comme un avantage indirect, au sens de la définition.

Les membres et les personnes autorisées doivent se renseigner sur leurs obligations associées à l’Annexe 33-109A4 Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée (l’Annexe 33-109A4) qu’ils doivent remplir. Cette annexe oblige les personnes inscrites à fournir l’information concernant leur emploi actuel, les autres activités professionnelles qu’elles exercent et les postes de dirigeant et d’administrateur qu’elles occupent. Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières ont publié des directives à cet égard dans l’Instruction générale relative au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites.

2. Activités du membre

La Règle 1.1.1 (Membres) de l’ACFM exige que toute « entreprise reliée aux valeurs mobilières » soit exploitée par l’entremise du membre, sauf la vente d’instruments de dépôt non négociés pour le compte du membre et les activités d’employés d’une banque exercées conformément à la Loi sur les banques (Canada). Le Statut no 1 de l’ACFM définit l’expression « entreprise reliée aux valeurs mobilières » comme une entreprise exploitée ou une activité exercée qui consiste à négocier des titres ou à fournir des conseils à l’égard de titres aux fins de la législation en valeurs mobilières applicable d’un territoire du Canada. Cette définition englobe les titres vendus suivant des dispenses prévues dans la législation en valeurs mobilières applicable.

Mis à part les dispenses expresses prévues à la Règle 1.1.1, il est interdit aux personnes autorisées de participer, à titre personnel, à la vente de placements qui serait considérés comme des valeurs mobilières aux termes de la législation applicable ou de vendre de tels placements ou de fournir des conseils à leur égard par l’intermédiaire d’une autre entité que leur courtier membre de l’ACFM (ces activités sont souvent appelées « opérations hors compte » et en anglais « selling away » ou « off book trading »).

3. Activités pouvant être exercées sans lien avec le membre

Aux termes de la Règle 1.3.2 (Exigences en matière d’activité externe) de l’ACFM, une personne autorisée ne peut exercer une activité externe que si les conditions suivantes sont réunies :

  • l’ACFM et l’autorité en valeurs mobilières du territoire dans lequel la personne autorisée exerce ou prévoit exercer l’activité externe ne lui interdisent pas d’exercer une telle activité externe;
  • la personne autorisée informe le membre de l’activité externe;
  • la personne autorisée obtient l’autorisation écrite du membre avant d’exercer l’activité externe;
  • l’activité externe de la personne autorisée n’est pas de nature à discréditer l’ACFM, ses membres ou le secteur de l’épargne collective;
  • dans la mesure où il est possible de confondre l’activité externe avec celle du membre, une déclaration écrite est remise au client dans laquelle il est clairement indiqué que les activités associées à l’activité externe n’ont aucun lien avec l’entreprise du membre et ne relèvent pas de sa responsabilité.

4. Obligation de déclarer les activités externes

  1. Déclarer l’activité au membre
    Les personnes autorisées sont tenues de déclarer toutes leurs activités externes à leur membre avant d’exercer ces activités.
  2. Déclarer l’activité au client
    Conformément au paragraphe e) de la Règle 1.3.2, une déclaration écrite doit être remise aux clients dans laquelle il est clairement indiqué que l’activité externe n’a aucun lien avec l’entreprise du membre et qu’elle ne relève pas de sa responsabilité. Dans le cas de nouveaux clients, il est prévu que les personnes autorisées remettent cette déclaration au moment où la relation avec le client est établie. S’il s’agit d’une relation déjà établie avec le client et que l’activité externe est nouvelle ou modifiée, la personne autorisée est tenue de remettre la déclaration écrite au client dès qu’elle commence à exercer l’activité externe pour le client.
    Les membres et leurs personnes autorisées sont tenus de fournir une déclaration écrite au client dans le cas d’une activité externe qui pourrait être confondue avec l’entreprise du membre. Ainsi, l’activité externe doit être déclarée lorsqu’elle porte sur des services financiers, comme la planification financière, les assurances, les hypothèques, l’immobilier et la planification fiscale et successorale. Dès qu’il y a un doute sur la nécessité de déclarer ou non l’activité externe au client, il est recommandé aux membres et à leurs personnes autorisées de remettre la déclaration requise au client.
    En outre, il y aurait lieu de communiquer au client la nature de l’activité externe et la dénomination de la personne morale par l’intermédiaire de laquelle l’activité est exercée.
  3. Déclarer l’activité à l’autorité en valeurs mobilières compétente
    Les membres et leurs personnes autorisées doivent se conformer aux dispositions de la législation en valeurs mobilières, qui les obligent généralement à déclarer dans son intégralité l’information sur l’activité externe à l’autorité en valeurs mobilières compétente. Conformément au Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription, plus précisément l’Annexe 33-109A4, les personnes autorisées doivent déclarer les activités qu’elles exercent ailleurs qu’auprès de leur société parrainante, notamment les postes de dirigeant ou d’administrateur ou les postes équivalents, ainsi que les postes d’influence. Cette information est requise sans égard au fait que les personnes autorisées ont reçu ou non une rémunération ou que ces postes sont occupés à titre professionnel ou non.

5. Politiques et procédures des membres

Les membres sont tenus d’établir, de maintenir et de mettre en application des politiques et des procédures traitant de l’autorisation d’activités externes ainsi que de la conformité subséquente avec les Règles et les Statuts de l’ACFM qui s’appliquent à ces activités. Ces politiques et procédures devraient comporter des mesures raisonnables permettant de déceler toute activité externe non déclarée. Il est recommandé aux membres de consulter le Manuel des politiques et procédures – Document de référence de l’ACFM qui pourrait les aider à mettre au point ces politiques et procédures.

Les membres devraient veiller à ce que leurs politiques et procédures concernant les activités externes prévoient ce qui suit :

  • obliger les personnes autorisées à déclarer toutes les activités externes et à obtenir l’autorisation avant de les exercer et leur expliquer la marche à suivre pour obtenir une telle autorisation préalable;
  • décrire les critères du membre liés à l’autorisation des activités externes;
  • obliger le membre à communiquer au directeur de succursale ou au surveillant les détails de l’autorisation ou du refus d’autorisation des activités externes de la personne autorisée;
  • obliger la personne autorisée à aviser le membre en cas de modification importante apportée à des aspects essentiels de l’activité externe ou en cas de cessation d’une telle activité;
  • prescrire des dossiers dans lesquels seront versées les pièces justificatives attestant le traitement par le membre des demandes d’autorisation des activités externes, notamment les conditions, les politiques, les procédures et les contrôles particuliers qui ont été imposés et la méthode de suivi de la conformité.

6. Autorisation des activités externes par le membre

Les membres qui permettent à des personnes autorisées d’exercer des activités externes doivent faire preuve de diligence raisonnable et disposer d’un processus permettant d’évaluer et d’autoriser au préalable de telles activités. Ce processus devrait empêcher les personnes autorisées de participer à l’autorisation de leurs propres activités externes. En guise d’étape préliminaire au processus d’autorisation, le membre doit obtenir de la personne autorisée des renseignements de base au sujet de l’activité, y compris la dénomination commerciale, le lieu où l’activité aura lieu et la nature de cette activité, le titre ou le poste de la personne autorisée, le nombre d’heures qui doivent être consacrées à l’activité et la description de tout risque de confusion ou de conflits d’intérêts. Les membres devraient évaluer si l’activité doit être considérée comme activité externe en se fondant sur les faits qui sont propres à l’activité et à la situation de la personne autorisée.

Avant d’autoriser une activité externe, le membre doit tenir compte des conditions associées à l’activité que l’autorité en valeurs mobilières compétente a imposées à l’inscription de la personne autorisée. Les membres devraient porter attention à ces conditions et vérifier si elles ont été respectées. En tout état de cause, que l’autorité en valeurs mobilières ait imposé ou non de telles conditions, il est permis aux membres d’assortir de leurs propres conditions l’autorisation de l’activité externe. Les documents attestant que le membre a tenu des examens et exercé la diligence voulue, ainsi que l’autorisation qu’il a accordée, doivent être conservés conformément aux exigences de tenue de registres prévues dans les Statuts, les Règles et les Principes directeurs de l’ACFM.

Dans le cas d’un poste d’influence à autoriser comme activité externe, nous invitons les membres à consulter la rubrique 9 du présent avis qui analyse les aspects propres à l’autorisation de telles activités.

En outre, les membres doivent tenir des dossiers sur le processus suivi pour approuver l’activité externe et conserver de l’information détaillée sur la nature de l’activité externe autorisée. Il faudrait que le processus d’autorisation oblige la personne autorisée à aviser le membre de tout changement important et oblige le membre à autoriser ce changement. Un changement important peut comprendre l’expansion de l’activité initialement autorisée par le membre ou l’offre de nouveaux services ou produits.

Au nombre des questions que le membre doit prendre en considération avant d’autoriser des activités externes figurent les points suivants :

a) Conflits d’intérêts

Le membre doit tenir compte de tous les risques de conflits d’intérêts susceptibles de se produire entre les fonctions de la personne autorisée à titre de représentant et son activité externe. Il y aurait ainsi lieu de tenir compte de la rémunération prévue dans l’accord, de la nature de la relation entre la personne autorisée et l’autre entité, ainsi que de tout autre conflit d’intérêts potentiel prévisible. S’il est impossible de gérer un tel conflit, il ne faut pas permettre l’activité externe.

b) Éventuels problèmes associés à la prestation de services aux clients

Le membre doit veiller à ce que l’activité externe ne nuise ni à sa capacité ni à celle de la personne autorisée d’assurer un service permanent aux clients. Cela comprend l’incapacité d’exécuter des opérations dans les délais impartis.

c) Normes de conduite

Le membre doit s’assurer que l’activité externe ne dérogera pas aux normes de conduite générales prescrites par la Règle 2.1.1 (Norme de conduite) de l’ACFM ni ne discréditera l’Association, ses membres ou le secteur de l’épargne collective. Par conséquent, il faudra tenir compte des antécédents et de l’expérience des autres personnes participant à l’activité externe.

d) Nature de l’activité et compétence connexe

La norme d’examen permettant de déterminer s’il y a lieu d’approuver une activité externe dépend de la nature de l’activité. Le processus d’examen qui s’applique au placement des fonds de clients ou à des services financiers fournis ailleurs que chez le membre devrait être plus rigoureux que celui qui s’applique à des activités externes n’ayant manifestement aucun rapport avec l’entreprise du membre. À titre de meilleure pratique, il y aurait lieu de tenir compte dans un tel examen des niveaux de scolarité, d’expérience ou d’autre compétence pertinente qui peuvent raisonnablement être considérés comme des conditions préalables à l’autorisation d’exercer certaines activités liées aux services financiers.

e) Questions relatives à la gestion du risque

Il faudrait que le membre évalue dans quelle mesure le client pourrait confondre l’entreprise du membre avec l’activité externe de la personne autorisée. Le membre devrait tenir compte du risque de plaintes et de poursuites auquel il peut s’exposer si l’activité externe est autorisée.

f) Capacité de supervision

Le membre devrait évaluer sa capacité de satisfaire aux exigences relatives à la supervision de l’activité externe et prendre en considération les incidences de ces exigences sur ses ressources. 

7. Obligations de supervision permanentes du membre

Même si les Règles ne les obligent pas expressément à superviser en permanence l’activité externe autorisée, les membres doivent surveiller les activités de leurs personnes autorisées sous l’angle de la conformité avec les Règles de l’ACFM et la législation en valeurs mobilières applicable. Les membres devraient donc prendre des mesures raisonnables pour s’assurer qu’aucun changement n’est apporté à l’activité externe qui a été autorisée.

La personne autorisée et le membre ont également l’obligation de veiller à ce que la distinction entre l’entreprise du membre et l’activité externe soit bien communiquée aux clients. Une telle communication doit préciser que l’activité externe ne relève pas de la responsabilité du membre. Les membres doivent également porter une attention particulière aux conflits d’intérêts potentiels et assurer le suivi de toutes les plaintes des clients qui se rapportent à l’activité externe.

Les membres sont tenus de prendre des mesures pour déceler tout signe d’activité externe non déclarée par leurs personnes autorisées.

Il est possible de mettre en œuvre des processus efficaces pour déceler une activité externe non déclarée au moyen des nombreuses procédures d’examen déjà en place chez le membre, dont les suivantes :

  • Examens de la publicité, de sites Web et d’autres médias sociaux – Règle 2.7.3 (Examen requis) de l’ACFM
  • Autorisation des appellations commerciales – Règle 1.1.7 (Appellations, dénominations et noms commerciaux) de l’ACFM
  • Examens des succursales – Principe directeur nExigences en matière d’examen des succursales de l’ACFM
  • Analyse des tendances et examens des opérations – Principe directeur noNormes minimales de surveillance des comptes de l’ACFM
  • Exercice de la diligence voulue au recrutement
  • Traitement des plaintes
  • Questionnaires annuels pour personnes autorisées

8. Intervention du membre associée aux questions de supervision

Lorsque le membre se rend compte qu’une personne autorisée a omis de déclarer une activité externe, il devrait généralement ouvrir une enquête raisonnable pour s’assurer que les points mentionnés précédemment ont été correctement réglés.

Afin de satisfaire à leurs obligations de supervision prévues aux Règles de l’ACFM, les membres doivent s’assurer d’avoir accès à tous les dossiers nécessaires pour mener à bien leur enquête sur la nature et l’étendue de toute activité externe non déclarée ou non autorisée. Les membres doivent tenir compte des risques associés à la protection de la vie privée des clients, puisque les renseignements que les clients communiquent à la personne autorisée dans le cadre d’une activité externe peuvent être réputés confidentiels. Pour plus de précision sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels de clients, nous invitons les membres à consulter l’avis du personnel de l’ACFM intitulé Avis réglementaire conjoint sur la législation fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels, publié en décembre 2003.

Le membre doit prendre des mesures adaptées au type d’activité décelée, en portant une attention particulière aux préoccupations que peuvent avoir les clients. Les membres doivent intervenir dans la résolution des questions, notamment au moyen de communications aux clients, de la prise en compte de mesures disciplinaires ou d’autres mesures appropriées.

Toute information reçue par le membre pouvant indiquer que les activités externes d’une personne autorisée peuvent discréditer le membre ou le secteur de l’épargne collective doit faire l’objet d’un suivi. Les plaintes de clients reçues par le membre qui portent sur des activités externes doivent être traitées conformément aux dispositions du Principe directeur nTraitement des plaintes, enquêtes du personnel de supervision et discipline interne de l’ACFM. Comme le prescrit le Principe directeur n3, les plaintes comportant des allégations de vol, de détournement de fonds ou de titres ou d’usage de faux doivent être signalées sans délai à l’ACFM.

9. Postes d’influence

Selon la situation, les postes d’influence peuvent comprendre les postes occupés par des chefs religieux, des fournisseurs de soins de santé et des officiers militaires.

Les exigences et les pratiques exemplaires mentionnées dans le présent avis s’appliquent aux processus d’autorisation et de supervision des postes d’influence considérées comme activités externes. Cependant, comme nous l’exposons ci-après, plusieurs facteurs distincts doivent être pris en compte dans le cas de l’autorisation et de la supervision de postes d’influence.

Lorsqu’ils étudient la possibilité d’autoriser un poste d’influence, les membres doivent évaluer la nature du poste et l’étendue de l’influence que la personne autorisée détient au moyen de ce poste. Une telle activité externe ne doit pas être autorisée si l’influence de la personne autorisée s’avère importante au point qu’il serait difficile de la distinguer des activités que la personne exerce en tant que personne autorisée. Il serait alors inapproprié de permettre à la personne autorisée d’occuper le poste d’influence et d’exercer des activités liées à des opérations financières en tant que personne autorisée.

Dans certains cas, le membre peut décider qu’il est possible de régler tout éventuel conflit d’intérêts découlant du poste d’influence par l’imposition de conditions. Par exemple, il est permis au membre d’imposer des conditions visant à empêcher la personne autorisée d’utiliser le poste d’influence qu’elle occupe pour convaincre une personne de devenir un client ou pour modifier sa relation avec le client. Il est également permis au membre de mettre en place des processus de surveillance permettant de vérifier comment s’est établie la relation entre la personne autorisée et ses clients. De tels processus lui permettent de s’assurer que la personne autorisée n’utilise pas son poste d’influence pour manipuler des personnes et les pousser à devenir des clients.