Les priorités en matière de conformité 2022-2023

Rapport sur les priorités en matière de conformité 2022-2023 du nouvel OAR : Aider les courtiers à se conformer aux règles

Le 20 mars 2023

Renseignements :

Alexandra Williams,
première vice-présidente à la réglementation des membres (courtiers en placement), à la politique de réglementation des membres et aux stratégies de l’organisme
416-646-7290 [email protected]

Victoria Pinnington,
première vice-présidente à la réglementation des marchés et coprésidente du Bureau de gestion de la transition
416-646-7231 [email protected]   

Elsa Renzella,
première vice-présidente à la mise en application et à l’inscription
416-943-5877 [email protected]    

Karen McGuinness,
première vice-présidente à la réglementation des courtiers membres en épargne collective, à l’adhésion et à l’innovation
416-943-5897 [email protected]

Sommaire

Nous avons le plaisir de présenter notre Rapport sur les priorités en matière de conformité : Aider les courtiers à se conformer aux règles, pour 2022-2023.

Le rapport de cette année présente notre modèle hybride de retour au bureau après la pandémie et nos initiatives visant à promouvoir la transformation et l’innovation au sein du secteur – tout cela dans le contexte de la fusion récente de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) et de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACFM).

Le rapport porte également sur les enjeux et les défis auxquels doivent s’attaquer les courtiers réglementés par le Nouvel organisme d’autoréglementation du Canada (nouvel OAR) pour améliorer la protection des investisseurs et favoriser l’intégrité des marchés.

Tout comme d’autres documents complémentaires, les communications régulières avec les courtiers et d’autres tribunes, ce document aide les courtiers à orienter leurs activités de surveillance et de gestion des risques en fonction de nos exigences réglementaires et de leur propre modèle d’affaires. 

Nous encourageons également les membres à communiquer avec nous lorsqu’ils envisagent d’apporter des changements à leurs activités pour que nous puissions leur fournir plus d’aide et de soutien.

Faits saillants – initiatives

Nouveau cadre d’autoréglementation

Les membres de l’ACFM et de l’OCRCVM s’étant exprimés en faveur du projet le 29 septembre 2022 et les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) l’ayant officiellement approuvé le 24 novembre 2022, l’OCRCVM et l’ACFM ont fusionné pour devenir le nouvel OAR le 1^er janvier 2023.

Le projet de regroupement des fonctions de l’OCRCVM et de l’ACFM ainsi que d’autres changements importants et d’ordre structurel (touchant notamment la gouvernance et le rôle des conseils de section) proposés par les ACVM ont été exposés dans l’Énoncé de position 25-404, Nouveau cadre réglementaire des organismes d’autoréglementation. Cette publication faisait suite à une vaste consultation publique dans le cadre de laquelle a été lancé un appel à commentaires sur le projet de demande de reconnaissance du nouvel organisme d’autoréglementation, en mai 2022. La demande de reconnaissance définitive comprenant la décision de reconnaissance, les règlements, les règles provisoires et d’autres documents officiels a été publiée le 24 novembre 2022.

En collaboration avec les ACVM, le nouvel OAR poursuivra ses efforts d’harmonisation des approches réglementaires et d’intégration des activités.

Nous sommes ravis de poursuivre notre travail avec les ACVM en vue de produire les autres résultats mentionnés dans l’Énoncé de position 25-404 et de réaliser notre objectif collectif qui consiste à établir un OAR plus efficient et efficace qui engendrera au bout du compte de meilleurs résultats pour les Canadiens et le secteur des placements.

Programme de conformité

De concert avec les équipes de la conformité chargées des courtiers en placement et des courtiers en épargne collective, le groupe de modernisation des programmes de conformité examinera les programmes, les processus et les applications technologiques du nouvel OAR en matière de conformité. Pour atteindre nos objectifs consistant à offrir une réglementation sans interruption tout en améliorant l’efficience et l’efficacité du nouvel OAR, nous continuerons d’exécuter nos programmes de conformité tout en cherchant à les faire évoluer et à les améliorer au fil du temps. À court terme, la plupart des courtiers peuvent s’attendre à faire l’objet d’inspections selon le même cycle et de la même manière qu’avant la fusion.

Nous continuerons d’étudier les façons de rationaliser les processus des équipes de la conformité, d’éliminer les zones de chevauchement et de trouver d’autres possibilités de moderniser notre démarche d’inspection grâce à la technologie.

Plateformes de négociation de cryptoactifs

Nous continuons d’utiliser une méthode axée sur les risques pour examiner les demandes des plateformes de négociation de cryptoactifs (PNC) et d’autres modèles d’affaires novateurs, en mettant l’accent sur la protection des investisseurs et l’intégrité des marchés tout en soutenant l’innovation. Le 12 octobre 2022, l’un des organismes ayant précédé le nouvel OAR (l’OCRCVM) a admis parmi ses membres la première PNC qui offre des services aux clients de détail. Son inscription a été autorisée sous certaines conditions bien précises. En collaboration avec les ACVM, nous continuons d’améliorer notre approche réglementaire et d’élaborer des programmes de conformité afin de nous assurer que toutes les PNC admises parmi les membres exercent leurs activités avec une surveillance réglementaire appropriée.

Mesures continues prises en réaction à la pandémie de COVID-19 et transition en vue du retour à la normale

Les employés de bon nombre de courtiers et d’organismes de réglementation retournent au bureau, souvent selon un nouveau modèle hybride. Le nouvel OAR ne fait pas exception.

Depuis janvier 2023, nous utilisons une méthode hybride d’inspection qui comprend à la fois des tâches sur place et des tâches à distance, en reconnaissant qu’il y a des avantages à un certain degré de travail sur place. Au cours de l’étape de la planification de nos inspections, nous discuterons de la méthode qui sera utilisée pour l’inspection, laquelle tiendra compte, entre autres facteurs, de notre évaluation des risques associés à la société, du fait que l’inspection précédente a été effectuée sur place ou à distance, et des éléments de l’inspection qui, selon nous, seraient plus efficaces ou non s’ils étaient effectués sur place.

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Table des matières

1. Activités de la société et gestion des risques
   1. 1.1  Cyberrisques
   2. 1.2 Projet de modernisation des règles régissant les accords liés aux services administratifs et les dettes subordonnées
   3. 1.3 Risque technologique
   4. 1.4 Rapport sur le rendement
2. Négociation
   1. 2.1 Identifiants des clients
   2. 2.2 Ventes à découvert et transactions échouées
   3. 2.3 Supervision de la négociation
   4. 2.4 Délégation des tâches
3. Conduite et surveillance
   1. 3.1 Réformes axées sur le client (RAC) – vérification des conflits d’intérêts
   2. 3.2 Phase II des RAC
   3. 3.3 Courtiers offrant des services pour comptes sans conseils – pratiques de mobilisation numérique
   4. 3.4 Courtiers offrant des services pour comptes sans conseils – examen du niveau de service
   5. 3.5 Suppression de l’option des frais d’acquisition reportés
   6. 3.6 Activités externes
4. Inscription et compétences
   1. 4.1 Modifications des règles relatives à l’inscription et aux compétences
   2. 4.2 Modifications visant à moderniser les règles
   3. 4.3 Avis de fin de l’inscription d’une personne physique inscrite ou de la qualité de personne physique autorisée (auparavant intitulé « avis de cessation de relation ») (le formulaire prévu à l’Annexe 33-109A1)
   4. 4.4 Profils de compétences et initiatives en matière de compétence
   5. 4.5 Dispenses en matière de compétences
   6. 4.6 Courtiers à double inscription – BDNI
   7. 4.7 Décisions concernant les demandeurs et les personnes autorisées
   8. 4.8 Compétence en matière d’OPC alternatifs
   9. 4.9 Déclaration de la formation continue (FC)
5. Questions relatives à la structure des membres. 19
   1. 5.1 Examen des opérations commerciales. 19

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1.  Activités de la société et gestion des risques

1.1 Cyberrisques

Les cybermenaces constituent un important risque d’entreprise pour tous les courtiers, peu importe leur taille et leur complexité. Chaque courtier doit avoir mis en place des contrôles appropriés afin de protéger les renseignements personnels et les actifs des clients ainsi que ses propres applications et systèmes clés.

Le nouvel OAR reste déterminé à sensibiliser les membres du secteur à propos des cyberrisques. Nous avons transmis aux courtiers un certain nombre de communications pour les alerter de diverses cybermenaces et vulnérabilités.

Au cours de l’été 2022, nous avons publié à l’intention des courtiers en placement un outil d’autoévaluation de la cybersécurité que peuvent maintenant aussi utiliser les courtiers en épargne collective. Les courtiers peuvent utiliser gratuitement cette liste pour évaluer leur propre état de préparation en matière de cybersécurité et déterminer les améliorations à effectuer. Ils ont aussi accès à une webémission soulignant l’importance des autoévaluations régulières de la cybersécurité et expliquant comment utiliser le nouvel outil d’autoévaluation et interpréter les résultats et les rapports. Bien que l’utilisation de cet outil soit facultative, nous encourageons vivement tous les courtiers à effectuer une autoévaluation de la cybersécurité au moins tous les deux ans afin d’évaluer leur situation et de cerner toute lacune importante. Si vous souhaitez utiliser l’outil, veuillez écrire à [email protected].

À l’automne 2023, nous avons l’intention d’effectuer un exercice de simulation de cybersécurité pour les courtiers de petite et moyenne taille, qu’il s’agisse de courtiers en épargne collective ou de courtiers en placement. Plus de renseignements à venir.

Durant les inspections régulières des courtiers en placement, nous examinons comment :

• les courtiers prouvent leur conformité avec les exigences en matière de signalement des incidents de cybersécurité²,
• les cyberrisques sont gérés,
• nous intégrons le résultat de notre évaluation dans la cote de risque pertinente attribuée à la société.

Nous avons encore soulevé des points et fait des recommandations à des courtiers incapables de démontrer suffisamment qu’ils se conformaient aux exigences de l’OCRCVM en matière de signalement des incidents de cybersécurité. Par conséquent, nous avons publié la note d’orientation GN-3700-22-001 de l’OCRCVM pour donner plus d’indications aux courtiers. Les points soulevés les plus courants sont notamment les suivants :

• l’absence de documentation adéquate dans les politiques et procédures, comme lorsque celles‑ci ne mentionnent pas :
  • l’obligation de présenter un rapport préliminaire dans les trois jours civils suivant la découverte d’un incident;
  • l’obligation de présenter un rapport définitif dans les 30 jours suivant la découverte de l’incident;
  • l’adaptation adéquate aux activités du courtier. Les politiques et procédures ne sont efficaces que lorsque le courtier les adapte et les intègre à tous les aspects pertinents de ses activités commerciales;
  • un registre des incidents de cybersécurité (ou si le registre mentionné comporte des renseignements insuffisants);
• les politiques et les procédures n’indiquent pas les exigences réglementaires applicables au courtier, lorsque les fonctions de cybersécurité d’un groupe d’entités sont centralisées. Notamment que le courtier détermine la nécessité de consigner des évaluations distinctes de l’importance, de la gravité et de l’ampleur d’un incident, et d’autres seuils qui lui sont propres.

Nous continuons également d’examiner les incidents de cybersécurité signalés par les courtiers.

1.2 Projet de modernisation des règles régissant les accords liés aux services administratifs et les dettes subordonnées

En juillet 2021, nous avons annoncé un projet visant à déterminer si nos règles et exigences relatives aux accords liés aux services administratifs et aux dettes subordonnées devaient être modernisées. Toute recommandation aura pour objectifs de veiller à ce que les investisseurs soient protégés, à ce que les règles soient proportionnelles au risque que présente l’activité et à ce que le fardeau réglementaire inutile soit éliminé.

Nous avons créé deux groupes de travail sectoriels chargés de discuter des questions propres à ces domaines. Ces deux groupes, qui ont commencé leurs discussions en août, ont soulevé un certain nombre de questions et transmis des observations et des suggestions utiles. Nous continuons de travailler sur ces questions et ces observations et nous tiendrons compte des nouveaux membres du nouvel OAR. Nous avons l’intention de publier les résultats de ces discussions ainsi qu’un plan visant à régler les questions clés qui ont été cernées.

1.3 Risque technologique

Le 31 mars 2021, nous avons publié un guide intitulé Principes fondamentaux de la gestion du risque technologique afin d’aider les sociétés à gérer les risques critiques liés à l’adoption, à l’utilisation et au changement de technologies. Ce guide porte sur les risques et contrôles clés et sur l’importance d’une bonne gouvernance.

Nous continuons d’améliorer nos procédures d’inspection afin de nous assurer que les courtiers ont conçu et mis en place des contrôles permettant de surveiller leurs systèmes et applications et de se conformer aux exigences réglementaires pertinentes.

Dans le cadre de notre examen du risque technologique, nous continuons d’examiner les risques associés à la chaîne d’approvisionnement ainsi que les fournisseurs importants du secteur dans le but d’envisager des façons de déterminer, d’évaluer et de gérer ces risques.

1.4 Rapport sur le rendement

En 2021, l’un des organismes ayant précédé le nouvel OAR (l’ACFM) a publié un rapport (voir le bulletin 0869-C de l’ACFM) qui résume les résultats de son examen ciblé des rapports sur le rendement. Le rapport comprend des détails et des exemples illustrant diverses circonstances à l’origine de rendements inhabituels ou contenant des erreurs, accompagnés des principales recommandations et des pratiques exemplaires. Les rapports sur le rendement restent un élément que nous suivons de près durant nos inspections, car leurs inexactitudes peuvent avoir une incidence sur les décisions de placement. Les courtiers doivent examiner attentivement leurs rapports annuels sur le rendement et valider les données; lorsque des rendements inattendus ou inhabituels sont relevés, ils doivent enquêter pour en trouver la cause et déterminer l’étendue du problème. Les courtiers doivent tester un échantillon de rendements déclarés en examinant notamment : (a) les comptes affichant des rendements déclarés exceptionnellement élevés ou faibles, (b) les comptes détenant divers produits de placement, tels que des CPG ou des titres dispensés et (c) les comptes contenant des opérations atypiques, telles que des rajustements, contrepassations et antidatages.

2.  Négociation

2.1 Identifiants des clients

Les modifications concernant les identifiants des clients sont entrées en vigueur en juillet 2021.

Nous rappelons aux courtiers que chaque ordre envoyé à un marché doit comporter :

• un identifiant pour entités juridiques (LEI) ou un numéro de compte si l’opération est effectuée pour un seul client;
• la désignation d’« ordre clients multiples » ou d’« ordre groupé » si l’opération est effectuée pour plusieurs clients ou types de clients (c.-à-d. compte de client, compte de non-client et compte de portefeuille). Le cas échéant, l’identifiant pour entités juridiques ou le numéro de compte de chaque client concerné doit être disponible sur demande.

Compte tenu de la mise en place des identifiants pour entités juridiques, nous avons abandonné le processus consistant à déclarer les identifiants d’accès électronique direct au nouvel OAR, sauf pour les clients disposant d’un accès électronique direct qui ne sont pas admissibles à l’obtention d’un LEI. Vous trouverez sur le site Web de l’OCRCVM la version du formulaire qui tient compte des obligations de déclaration actuelles.

Nous rappelons aussi aux courtiers offrant un accès à des services pour comptes sans conseils qu’ils doivent continuer de nous informer du numéro de chaque compte :

• lorsqu’un conseiller est lui-même un client ou qu’il est autorisé à effectuer des opérations dans le compte d’un client ou exerce un contrôle ou une emprise sur un tel compte, ou
• lorsque l’activité du compte dépasse une moyenne de 500 ordres par jour de bourse au cours d’un mois civil.

Par ailleurs, chaque courtier offrant des services pour comptes sans conseils doit s’assurer que chaque ordre envoyé à un marché comporte l’identificateur SEOSC requis.

Nous continuerons de vérifier la conformité avec les nouvelles exigences. Nous encourageons les courtiers qui éprouvent des difficultés avec les nouvelles exigences à consulter les documents sur le  site Web de l’OCRCVM ou à communiquer avec nous pour obtenir des précisions. 

2.2 Ventes à découvert et transactions échouées

Le 17 août 2022, nous avons publié une note d’orientation pour rappeler aux courtiers qu’avant de saisir un ordre de vente à découvert sur le marché, ils doivent avoir une attente raisonnable de pouvoir régler toute transaction qui en découle à la date de règlement. Ainsi, les ventes à découvert pour lesquelles le client s’attend à recevoir les titres visés (y compris les distributions) après la date de règlement de l’opération sont interdites en vertu de l’article 2 de la Politique 2.2 des RUIM, à moins que d’autres dispositions n’aient été prises.

Nous nous attendons en outre à ce que les courtiers aient mis en place de solides pratiques de surveillance et de résolution concernant les transactions échouées, y compris des politiques et des procédures visant à restreindre davantage les ventes à découvert lorsqu’une transaction échouée doit être déclarée à titre de transaction échouée sur une période prolongée en vertu de l’alinéa 6.1(6) des RUIM.

Nous continuerons d’examiner les procédures et les contrôles mis en place à cet égard.

2.3 Supervision de la négociation

Tous les participants sont tenus d’élaborer et de maintenir un système de surveillance qui prend en compte et permet d’atténuer les risques associés à leur modèle d’affaires.

Nous nous attendons toujours à ce que chaque participant effectue et consigne une évaluation interne pour cerner tous les risques associés à la négociation et déterminer les risques qui sont les plus importants pour ses affaires. Cela aidera la société à affecter ses ressources aux aspects qui ont le plus d’incidence, en améliorant ainsi l’efficacité et l’efficience de son programme de supervision. Elle ne peut pas faire totalement abstraction des aspects moins risqués, mais elle peut les examiner moins souvent.

Dans le cadre de nos pratiques d’examen, le personnel de la conformité de la conduite de la négociation demandera à examiner votre évaluation des risques effectuée à l’interne.

2.4 Délégation des tâches

Dans certains cas, les participants ont délégué les contrôles ou les tâches de surveillance à un tiers ou à une société du même groupe. Bien que les RUIM l’autorisent, nous continuons d’observer que, dans certains cas, cette délégation n’est pas officiellement consignée avec précision. Ce manque de coordination et de compréhension peut causer des problèmes quand on ne sait pas clairement quelle partie effectue certaines tâches.

Même s’il a délégué des contrôles ou des tâches, le participant en est responsable sur le plan réglementaire afin de s’assurer que toute l’activité de négociation qu’il a entreprise est suffisamment surveillée et supervisée.

3. Conduite et surveillance

3.1 Réformes axées sur le client (RAC) – vérification des conflits d’intérêts

En 2022, les ACVM et les OAR précédents, à savoir l’ACFM et l’OCRCVM, ont effectué un examen détaillé de la conformité avec les exigences liées aux conflits d’intérêts des RAC qui sont entrées en vigueur le 30 juin 2021. Cet examen avait pour but de déterminer si les courtiers respectaient les principes des nouvelles exigences et avaient mis en place des processus permettant de régler les conflits d’intérêts importants au mieux des intérêts des clients. Si bon nombre de courtiers ont mis en place des contrôles rigoureux pour repérer, déclarer et régler les conflits d’intérêts au mieux des intérêts des clients, nous avons observé quelques faiblesses courantes concernant différents aspects des règles touchant les conflits d’intérêts :

• Certains courtiers n’ont pas convenablement consigné leur évaluation des conflits importants de manière à fournir la preuve qu’ils règlent bel et bien le conflit au mieux des intérêts du client, comme ils en ont l’obligation.
• La déclaration des conflits d’intérêts ne comprenait pas toujours les trois éléments exigés selon la règle, les deux derniers étant souvent omis :
  1. la nature et la portée du conflit d’intérêts,
  2. l’incidence potentielle du conflit d’intérêts pour le client et le risque qu’il pourrait poser pour lui,
  3. la façon dont le conflit d’intérêts a été ou sera réglé.
• Pour se conformer aux règles sur les conflits d’intérêts, il ne suffit pas de déclarer le conflit au client. Le courtier doit aussi mettre en place des contrôles pour régler les conflits au mieux des intérêts du client. Même si cette règle s’applique à tous les types de conflits d’intérêts, notre examen a révélé des lacunes au niveau des contrôles mis en place, au-delà de la déclaration du conflit, pour régler les conflits liés à la vente de produits exclusifs.

Les ACVM et le nouvel OAR publieront un rapport conjoint qui fournira des précisions sur les lacunes repérées sur toutes les plateformes de même que certaines pratiques exemplaires observées au cours de l’examen. Nous encourageons les courtiers à consulter ce rapport, puis à analyser leurs politiques et procédures ainsi que les déclarations faites à propos des conflits d’intérêts. Nous continuerons de vérifier si ces exigences sont respectées durant nos inspections. 

3.2 Phase II des RAC

Les autres dispositions liées aux RAC sont entrées en vigueur le 31 décembre 2021. Ces dispositions contiennent des modifications des règles visant ce qui suit : l’information sur la relation, la connaissance du client, la convenance, le contrôle diligent des produits, la connaissance des produits et les communications trompeuses. Nous avons vérifié le respect de ces nouvelles exigences lors de nos inspections et nous continuerons de nous concentrer sur ces aspects durant l’année à venir, tout en participant à un examen coordonné de la phase II avec les ACVM. 

La deuxième phase de l’examen sera axée sur certaines améliorations apportées aux règles, par exemple, aux processus des courtiers pour : 

• veiller à ce que les représentants inscrits repèrent et consignent un « ensemble raisonnable d’autres mesures » au moment de donner des recommandations et consignent leur justification du choix effectué;
• évaluer la capacité du client à prendre des risques, parallèlement à sa tolérance au risque pour établir son profil de risque^[1].
• suivre le processus de contrôle diligent et de connaissance du produit pour tous les produits offerts par le courtier, et veiller à ce que les représentants inscrits soient dûment formés pour respecter leurs obligations liées à la connaissance du produit. Le processus en matière de connaissance du produit devrait aussi comporter des procédures de surveillance des changements importants qui se rapportent aux produits approuvés.

3.3 Courtiers offrant des services pour comptes sans conseils – pratiques de mobilisation numérique

Au cours de nos inspections, nous passons en revue les pratiques de mobilisation numérique des courtiers, y compris les tendances émergentes comme l’utilisation de plus en plus complexe des médias sociaux à des fins publicitaires, et la ludification.

Divers rapports de recherche publiés récemment, au Canada comme à l’étranger, portent sur la complexification croissante des pratiques de mobilisation numérique utilisées par les commerçants en ligne. Bon nombre de ces pratiques sont classées dans la catégorie générale de la « ludification ». La ludification fait référence à une variété de techniques comportementales intégrant des éléments de jeu dans des contextes et des applications non ludiques, dans le but d’améliorer l’expérience et la mobilisation des utilisateurs. Certaines stratégies de ludification visent à rendre les placements moins intimidants et plus agréables, ce qui peut être avantageux pour les investisseurs. En revanche, d’autres stratégies peuvent simplifier à l’excès des produits complexes, donner une confiance malavisée aux investisseurs ou encourager des comportements imprudents, ce qui peut être préjudiciable aux investisseurs. 

Vu les changements rapides qui se produisent et les inquiétudes que pourraient susciter des pratiques publicitaires et de communication commerciale inappropriées, le personnel du nouvel OAR étudie de près les tendances et les faits nouveaux dans ce domaine.

3.4 Courtiers offrant des services pour comptes sans conseils – examen du niveau de service

Vers la fin de 2021, nous avons mis sur pied un groupe de travail chargé d’examiner les questions rattachées aux perturbations du service sur les plateformes en ligne des courtiers offrant des services pour comptes sans conseils. De nombreux courtiers ont pris des mesures pour régler les problèmes liés au service qui se sont produits lorsque l’activité était exceptionnelle sur le marché au début de 2021. Il n’en existe pas moins une possibilité que de nouvelles perturbations se répercutant sur la protection des investisseurs surviennent en cas de turbulence imprévue du marché.

Les courtiers doivent s’assurer de pouvoir poursuivre leurs activités après une perturbation importante des affaires et de permettre rapidement aux clients d’accéder à leurs actifs. Par conséquent, l’article 4711 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées (RèglesCPPC) stipule que les courtiers doivent disposer d’un plan de poursuite des activités. L’article 4712 des Règles CPPC stipule en outre que le courtier doit indiquer les procédures qu’il compte suivre en cas de perturbation importante des affaires, ainsi qu’évaluer ses fonctions clés et les niveaux d’activité nécessaires pendant une perturbation. Les règles relatives aux plans de poursuite des activités visent avant tout à faire en sorte que les courtiers puissent continuer de s’acquitter de leurs obligations envers les clients et les contreparties sur les marchés financiers en cas de perturbation imprévue des activités.

Lors des prochaines inspections prévues sur place, le personnel examinera le plan de poursuite des activités des courtiers pour comprendre comment ces derniers :

• définissent les activités commerciales, fonctions, personnes, systèmes essentiels, etc.;
• déterminent ce qui constitue des perturbations importantes des activités et détectent ces perturbations;
• mettent au point des solutions de rechange pour veiller à ce que les activités essentielles puissent se poursuivre jusqu’à ce que la société reprenne son fonctionnement normal.

En avril 2022, nous avons proposé l’article 4716 des Règles CPPC (projet d’article 4716 des Règles de l’OCRCVM) afin que les courtiers membres soient tenus de nous aviser lorsque survient une perturbation importante des activités et lorsqu’ils ont recours à leur plan de poursuite des activités. Lorsqu’elle sera en vigueur, cette exigence nous aidera à surveiller l’incidence des perturbations des activités sur les investisseurs et éclairera la mise au point des règles à l’avenir, tandis que nous continuerons d’évaluer les problèmes liés au niveau de service.

3.5 Suppression de l’option des frais d’acquisition reportés

Depuis le 1^er juin 2022, il est interdit aux organismes de placement collectif de payer des commissions de souscription aux courtiers, ce qui entraîne l’interdiction de l’option des frais d’acquisition reportés. Dans le cadre de nos inspections, nous avons analysé les pratiques commerciales à l’approche de l’interdiction des frais d’acquisition reportés pour évaluer la pertinence de toute recommandation d’achat de titres d’OPC à frais d’acquisition reportés en tenant compte, notamment, de l’âge du client et de son horizon de placement. Nous examinerons aussi les changements apportés aux pratiques de rémunération des courtiers et aux mesures incitatives après l’interdiction des frais d’acquisition reportés pour déterminer si de nouvelles pratiques de rémunération ou mesures incitatives sont apparues et si elles risquent de causer de nouveaux conflits d’intérêts ou d’autres problèmes.

3.6 Activités externes 

Nous continuons de nous pencher sur les activités externes durant nos inspections. À la suite des modifications apportées au Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription et au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites, nous avons mis à jour les documents d’orientation suivants en ce qui a trait à la déclaration et à l’autorisation des activités externes^[2]: : Déclaration et approbation des activités externes | OCRCVM et APA-0040 | ACFM. Les modifications prévoient un nouveau cadre de déclaration des activités externes aux organismes de réglementation, une définition de « poste d’influence » et la codification des restrictions imposées aux personnes inscrites à l’égard des clients en ce qui concerne les postes d’influence. 

Les courtiers doivent disposer de procédures adéquates pour surveiller le respect des restrictions relatives aux postes d’influence, notamment en obtenant du client, à l’ouverture d’un compte, une attestation du fait que celui-ci n’est pas visé par les mesures restrictives.

4. Inscription et compétences

4.1 Modifications des règles relatives à l’inscription et aux compétences

De nouvelles règles mises en œuvre le 31 décembre 2021 intègrent des modifications apportées aux exigences en matière d’inscription et de compétences. Parmi les modifications, les représentants inscrits dont les activités comportent de la gestion de portefeuille doivent passer à la catégorie de gestionnaire de portefeuille ou de gestionnaire de portefeuille adjoint, selon le cas; et de nouvelles exigences sont prévues pour les personnes qui demandent à être inscrites à titre de gestionnaire de portefeuille ou de gestionnaire de portefeuille adjoint.

Les courtiers doivent examiner les exigences relatives aux gestionnaires de portefeuille adjoints et aux gestionnaires de portefeuille en vertu des alinéas 2602(3)(xiv) et 2602(3)(xv) des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées, respectivement, lorsqu’ils soumettent une demande d’autorisation dans ces catégories. Nous rappelons aux courtiers qu’ils doivent démontrer que le gestionnaire de portefeuille adjoint ou le gestionnaire de portefeuille a une expérience pertinente en gestion de placements conformément aux alinéas 2602(3)(xiv) et 2602(3)(xv) des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées, respectivement. Il est important de fournir des renseignements suffisamment précis pour que le personnel puisse évaluer les demandes en temps voulu.

Nous rappelons aux courtiers qu’ils doivent aussi se pencher sur les modifications visant les compétences requises quant aux différentes activités des surveillants décrites au paragraphe 2602(3) des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées qui ont été adoptées le 31 décembre 2021. Nous avons constaté une augmentation du nombre de lacunes en ce qui a trait aux surveillants, ou à la déclaration des activités de surveillance, où les personnes concernées n’ont pas les compétences (ou l’expérience) requises. Les courtiers doivent examiner les exigences applicables avant de soumettre la demande d’autorisation d’une personne physique à titre de surveillant; ils doivent s’assurer que la formation et l’expérience de la personne satisfont aux exigences pertinentes en matière de compétences énoncées au paragraphe 2602(3) des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées, et que la formation et l’expérience pertinentes sont clairement indiquées dans la demande.

4.2 Modifications visant à moderniser les règles

Des modifications au Règlement 33-109 et au Règlement 31-103 ont été publiées le 16 décembre 2021^[3]. Les nouvelles règles sont entrées en vigueur le 6 juin 2022 et, conformément à la disposition transitoire, les personnes physiques inscrites doivent mettre à jour leurs renseignements dans la Base de données nationale d’inscription (BDNI) lorsqu’il est indiqué « Il n’y a aucune réponse à cette question » avant la première des deux dates suivantes : (i) la date à laquelle les personnes physiques inscrites ont un nouveau renseignement à déclarer concernant leur inscription après le 6 juin 2022 et (ii) le 6 juin 2023.

Ces modifications ont fait grimper le nombre de documents déposés dans la BDNI. L’absence de réponse aux nouvelles questions a causé un nombre important de lacunes. Nous rappelons aux courtiers qu’ils doivent attentivement passer en revue les questions et répondre aux nouvelles questions, avant de présenter une demande.

Dans le cadre de notre examen, nous avons observé une nette augmentation des lacunes dans les documents déposés, notamment en ce qui concerne les activités à déclarer.

Les courtiers doivent examiner les modifications apportées aux Règlements, aux Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées et les documents connexes.^[4]. Nous vous invitons à consulter l’annexe C de l’Instruction générale relative au Règlement 33‑109 qui contient une illustration des cinq catégories d’activités à déclarer, y compris des postes d’influence. Nous demandons aux courtiers d’examiner soigneusement les critères avant de soumettre une demande pour réduire le nombre de lacunes à corriger.

Nous rappelons également aux courtiers que lorsqu’ils communiquent et examinent les titres de compétence, ils doivent s’assurer que les titres utilisés et déclarés respectent les exigences énoncées dans les réformes axées sur le client et la législation provinciale applicable.

Les courtiers doivent procéder à un examen des exigences applicables avant de soumettre les renseignements pertinents au moyen de la BDNI.

4.3 Avis de fin de l’inscription d’une personne physique inscrite ou de la qualité de personne physique autorisée (auparavant intitulé « avis de cessation de relation ») (le formulaire prévu à l’Annexe 33-109A1)

Lorsque le formulaire prévu à l’Annexe 33-109A1 a trait au seul représentant inscrit (RI), représentant en placement (RP), surveillant ou membre de la haute direction de la société, le courtier doit déterminer s’il a toujours le nombre nécessaire de personnes autorisées dans les catégories pertinentes pour pouvoir exercer ses activités. Lorsqu’un courtier prévoit mettre fin à l’emploi de son seul RI, RP, surveillant ou membre de la haute direction (comme le chef de la conformité, le chef des finances ou la personne désignée responsable), ou lorsque cette personne l’informe de son intention de démissionner, il doit nous en aviser immédiatement.

Nous rappelons aux courtiers que la « date de cessation » de la relation s’entend du dernier jour où une personne agit à titre de personne physique inscrite au nom de la société parrainante ou du dernier jour où elle était une personne autorisée de la société parrainante. La date de cessation de la relation d’une personne physique n’est pas nécessairement son dernier jour d’emploi auprès de la société.

4.4 Profils de compétences et initiatives en matière de compétence

Nous avons entrepris d’élaborer et de publier des profils de compétences pour toutes les catégories de personnes autorisées travaillant chez les courtiers en placement. Nous avons publié notre dernier projet de profils de compétences (pour les surveillants, négociateurs, gestionnaires de portefeuille adjoints et gestionnaires de portefeuille) le 29 août 2022^[5]. Nous comptons mettre au point et publier vers l’automne 2023 une version mise à jour des profils de compétences publiés antérieurement.

En cherchant à mettre la dernière main aux profils de compétences, sachant que notre contrat avec CSI se terminera à la fin de décembre 2025, nous avons amorcé l’étape suivante de notre projet sur l’assurance des compétences. La première étape était la publication d’une demande de déclaration d’intérêt en octobre 2022^[6]. Nous comptons prendre notre décision définitive au printemps 2024.

4.5 Dispenses en matière de compétences

Nous continuons de recevoir des demandes de dispense incomplètes ou présentant des lacunes. Avant de remplir une demande de dispense, les courtiers devraient se reporter à notre avis sur les dispenses des exigences en matière de compétences, Inscription auprès de l’OCRCVM – Demandes de dispense des compétences requises. Cet avis traite de l’analyse comparative nécessaire dans la plupart des cas. Nous encourageons les courtiers à consulter l’avis et à communiquer avec le personnel au besoin avant de présenter une demande de dispense.

4.6 Courtiers à double inscription – BDNI

Comme nous l’avons mentionné plus haut, nous avons publié des renseignements à la page Règles provisoires du nouvel OAR – Foire aux questions (nouvelorganismedautoreglementationducanada.ca) à propos des courtiers à double inscription.

4.7 Décisions concernant les demandeurs et les personnes autorisées

Les Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées ont éliminé les pouvoirs des conseils de section en matière d’autorisation, de maintien de l’autorisation et d’octroi de dispenses concernant les compétences, pour les demandeurs et les personnes autorisées^[7]. Ces décisions sont désormais prises par l’Organisation, qui est le nouvel OAR. Nous avons mis en place de nouvelles politiques et procédures internes touchant ces décisions, conformément aux principes du droit administratif, dont l’« occasion d’être entendu » énoncée dans la Règle 9400 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées.

4.8 Compétence en matière d’OPC alternatifs

En 2022, le nouveau Principe directeur n^o 11 de l’ACFM, Normes de compétence pour la vente d’OPC alternatifs, est entré en vigueur. Ce principe directeur de l’ACFM est désormais la Règle 1000 dans les Règles visant les courtiers en épargne collective du nouvel OAR. Les courtiers doivent s’assurer qu’ils se conforment à ces exigences, s’il y a lieu. Les exigences supplémentaires en matière de compétences que prévoit la règle s’appliquent à la fois aux OPC alternatifs (ou OPC non traditionnels) offerts aux termes d’un prospectus (c.-à-d. les « placements alternatifs liquides ») et aux fonds alternatifs dispensés des obligations de prospectus (c.‑à‑d. les fonds de couverture).

Dans la ligne des compétences applicables aux personnes inscrites chez un courtier en épargne collective, l’article 2603 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées prévoit des compétences pour la négociation d’OPC alternatifs, ainsi que de FNB et de produits du marché dispensé pour les personnes assujetties aux Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées dont les activités sont limitées à l’épargne collective.^[8]

4.9 Déclaration de la formation continue (FC)

Le cycle de FC actuel des courtiers en placement se termine le 31 décembre 2023. Les courtiers doivent informer en temps voulu leurs personnes autorisées de la fin de chaque cycle de FC. Le non-respect des règles applicables ou le manquement à l’obligation de déclaration prévue par ces règles entraînera des suspensions pour les personnes et des amendes pour les sociétés. Pour en savoir plus sur les obligations de FC applicables aux courtiers en placement, veuillez consulter la page Formation continue | OCRCVM.

Les exigences de FC imposées aux courtiers en épargne collective et à leurs personnes autorisées sont entrées en vigueur le 1^er décembre 2021. Le premier cycle de FC se termine le 30 novembre 2023. À l’approche de la fin du cycle de FC, nous recommandons aux courtiers en épargne collective de vérifier où en sont leurs personnes autorisées sur le plan des exigences de FC à respecter dans le système de suivi et de rapport de la FC (SSRFC). Nous leur recommandons aussi de mettre régulièrement à jour les activités de FC accréditées par les membres et les congés dans le SSRFC. Le SSRFC doit également être mis à jour pour tenir compte de la participation à des activités de FC reconnues. Avant la fin du cycle, nous informerons les courtiers ayant des personnes physiques qui n’ont pas obtenu les crédits requis pour qu’ils prêtent attention aux situations de non-conformité potentielle.

En 2023, nous évaluerons également la conformité des courtiers et des accréditeurs tiers avec les normes d’accréditation applicables aux courtiers en épargne collective. À cet égard, nous rappelons aux courtiers qu’ils doivent tenir des registres de leur activité d’auto-accréditation.

Vous trouverez des précisions sur le programme de FC des courtiers en épargne collective à la rubrique Formation continue du site Web de l’ACFM, dont le Bulletin n^o 0928-FM – Information sur le programme de formation continue (FC) et les Foires aux questions connexes publiées le 30 décembre 2022.

5.  Questions relatives à la structure des membres

5.1 Examen des opérations commerciales

Les courtiers assujettis aux Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées doivent informer le nouvel OAR par écrit avant d’apporter des changements importants à leurs activités commerciales. Le délai d’examen du projet du courtier dépend en grande partie de la qualité du dossier soumis. Les courtiers peuvent éviter les retards inutiles dans l’examen et le traitement de leur demande en fournissant tous les renseignements et documents pertinents sur l’opération ou le changement d’activité proposé et en répondant rapidement aux demandes d’information du personnel.

Le processus d’examen des opérations importantes prend du temps. Il est donc important que le courtier prévoie suffisamment de temps pour l’examen à effectuer par le nouvel OAR et l’obtention des approbations requises lorsqu’il planifie le calendrier des opérations commerciales ou des changements proposés dans l’entreprise.